Wat is beheer van meerdere entiteiten?

In dit artikel leer je:

• De voordelen van beheer van meerdere entiteiten

• Hoeveel kost beheer van meerdere entiteiten?

• Zo ga je aan de slag

• Hoe beheerders tussen entiteiten kunnen schakelen

• Zo kunnen beheerders hun eigen kaarten en uitgaven bekijken

• Hoe beheer van meerdere entiteiten eruit ziet voor boekhouders

• Zo maak je een team voor meerdere entiteiten

De voordelen van beheer van meerdere entiteiten

Beheer van meerdere entiteiten geeft beheerders snel inzicht in het volgende:

• Hoeveel geld er wordt uitgegeven door verschillende entiteiten
• Hoeveel geld er beschikbaar is voor elke entiteit in hun respectievelijke accounts. Dit is vooral handig voor financiële teams die uitgaven van meerdere entiteiten beheren.

Maak teams met werknemers van verschillende entiteiten

Stel je voor dat het hoofd van de afdeling Marketing van je organisatie in het VK is gevestigd (en dus deel uitmaakt van de Pleo-entiteit van het VK). Tegelijkertijd is het marketingteam verspreid over kantoren in Berlijn en Kopenhagen. Met de teams voor meerdere entiteiten van Pleo kan het hoofd van de afdeling Marketing alle marketinggerelateerde Pleo-uitgaven bekijken, ook al werkt diegene bij een andere entiteit.

Hoeveel kost beheer van meerdere entiteiten?

Bekijk onze prijspagina voor een gedetailleerd overzicht.

Als multi-entity is geactiveerd, wordt er dan één factuur betaald door een bovenliggende entiteit, of krijgt elke entiteit zijn eigen factuur? Doorgaans krijgt elke entiteit afzonderlijk een factuur. Bespreek echter je voorkeuren met je eigen accountmanager. Weet je niet wie je customer success manager is? Neem contact op met ons ondersteuningsteam, zodat zij je in contact kunnen brengen met de juiste persoon.

Aan de slag met multi-entity

Beheerders kunnen een configuratie voor beheer van meerdere entiteiten aanvragen via de web-app van Pleo. Dat doe je zo:

1. Klik op de naam van je bedrijf in de linkerbovenhoek.

2. a) Voor beheerders die nog geen toegang hebben tot beheer van meerdere entiteiten, klik je op 'Meer bedrijven?' of op het plus-pictogram:

   
   

   

   
   

   b) Voor beheerders die beheer van meerdere activiteiten al gebruiken maar nog een entiteit willen toevoegen, klik je op het plus-pictogram:

   
   

   

   
   

   c) Voor beheerders van boekhoudkantoren die ook de boekhouding voor hun cliënten doen, maar beheer van meerdere entiteiten nog niet gebruiken voor hun eigen bedrijf, klik je op 'Meer bedrijven?' of op het plus-pictogram:

   
   

   

   
   

3. Kies of je een nieuwe entiteit wilt toevoegen of bestaande bedrijven wilt groeperen (twee bedrijven samenvoegen die al een Pleo-account hebben).

4. Voeg de bedrijfsgegevens toe

5. Wacht tot drie werkdagen totdat je accountmanager contact met je opneemt om je abonnement in te stellen. In de tussentijd kun je doorgaan met de verificatie van de entiteit.

Zo schakelen beheerders tussen entiteiten 

Zodra de functionaliteit is ingeschakeld voor twee of meer entiteiten, kunnen alle beheerders van die entiteiten eenvoudig ertussen schakelen. Beheerders zijn de enigen die het volledige overzicht van alle entiteiten te zien krijgen. Dit betekent ook dat het niet mogelijk is om een beheerder met beperkte toegang aan te stellen (bijvoorbeeld met toegang tot slechts één entiteit).

1. Log in op de web-app van Pleo.

2. Klik op de entiteit in de linkerbovenhoek.

3. Klik op een andere entiteit om de weergave te veranderen.

Zo kunnen beheerders hun eigen kaarten en uitgaven bekijken

Hoewel beheerders toegang hebben tot meerdere entiteiten, zijn hun Pleo-kaarten en bijbehorende uitgaven gekoppeld aan één entiteit.

• Zo kun je je eigen kaarten bekijken:

1. Ongeacht welke entiteit je bekijkt, klik op je profielfoto in de linkerbenedenhoek.

2. Klik op 'Mijn kaarten'.

• Je eigen uitgaven bekijken:

1. Ga naar je 'thuis'-entiteit (die met een huis-pictogram ernaast):

2. Klik op het tabblad Uitgaven.

3. Als je alleen je uitgaven wilt zien, klik je op 'Gebruiker', typ je je naam en klik je op 'Toepassen':
   
   

   
   

   

Hoe beheer van meerdere entiteiten eruit ziet voor boekhouders

Voordat je dit gedeelte leest, is het belangrijk om op te merken dat:

• de weergave voor meerdere entiteiten geldt voor externe boekhouders en niet voor partnerboekhouders.

• een externe boekhouder voor een weergave voor meerdere entiteiten van elke entiteit een aparte uitnodiging moet ontvangen

Schakelen tussen entiteiten ziet er ongeveer hetzelfde uit als voor beheerders:

1. Klik op de bedrijfsnaam in de linkerbovenhoek

2. Klik op verschillende entiteiten om ertussen te schakelen. Je kunt ook een beeld krijgen van welke cliënten mogelijk aandacht nodig hebben op basis van het aantal ontbrekende bonnetjes en uitgaven in de wachtrij Exporteren:
   
   

   

   
   

3. Wanneer verschillende cliënten deel uitmaken van dezelfde instelling voor meerdere entiteiten, groeperen we deze in de boekhoudersweergave (bijv. twee bedrijven gegroepeerd onder het gedeelte 'Een nieuwe organisatie' in de onderstaande video).

Zo maak je een multi-entity-team 

Wil je een team aanmaken met werknemers uit verschillende entiteiten? Zodra multi-entity is ingeschakeld, kun je eenvoudig een team instellen zoals je dat normaal zou doen. 

Iedereen kan worden toegevoegd als teamlid of beoordelaar van een team voor meerdere entiteiten, zelfs gebruikers die geen beheerder zijn. Een beoordelaar kan zijn of haar eigen inloggegevens gebruiken om uitgaven van een team met meerdere entiteiten te bekijken, zodat diegene niet steeds hoeft te wisselen tussen accounts.

Gebruikers beheren binnen entiteiten

• Entiteitweergave: bekijk alle entiteiten die aan elke gebruiker zijn gekoppeld direct op de pagina Gebruikers. Klik op de knop om gebruikers van alle bedrijven weer te geven. 
• Sorteerfilter: biedt de mogelijkheid om het keuzelijstmenu van de kolom 'Entiteit' te sorteren op alfabetische volgorde.
• Verbinding: biedt de mogelijkheid om verbinding te maken met alle entiteiten in het HR-systeem en SAML SSO.