O que é a gestão multi-entidade?

Neste artigo poderás encontrar a seguinte informação:

• As vantagens da gestão multi-entidade

• Quanto custa a gestão multi-entidade?

• Como começar

• Como os administradores podem alternar entre entidades

• Como os administradores podem ver os seus próprios cartões e despesas

• Como os contabilistas veem as entidades múltiplas

• Como criar uma equipa de entidades múltiplas

As vantagens da gestão multi-entidade

A gestão multi-entidade permite aos admins ver rapidamente:

• Quanto dinheiro está a ser gasto pelas diferentes entidades
• Quanto dinheiro está disponível para cada entidade nas respetivas contas. Esta informação é particularmente útil para as equipas financeiras que gerem as despesas entre as entidades.

Criar equipas com colaboradores em diferentes entidades

Imagina que o Diretor de Marketing da tua organização está sediado no Reino Unido (e, por isso, faz parte da tua entidade da Pleo do Reino Unido). Ao mesmo tempo, o departamento de marketing está distribuído por escritórios em Berlim e Copenhaga. Com as equipas de entidades múltiplas da Pleo, o Diretor de Marketing pode rever todas as despesas da Pleo relacionadas com o departamento de marketing, apesar de ser colaborador de uma entidade diferente.

Quanto custa a gestão multi-entidade?

Consulta a nossa página de preços para veres uma descrição detalhada.

Se as entidades múltiplas forem ativadas, existe alguma fatura paga por uma entidade principal ou é emitida uma fatura para cada entidade? Normalmente, cada entidade é faturada separadamente. Seja como for, deves comunicar as tuas preferências ao teu gestor de conta dedicado. Não tens a certeza de quem é o teu customer success manager? Entra em contacto com a nossa equipa de suporte para te colocarem em contacto com a pessoa certa.

Começar com entidades múltiplas

Os administradores podem pedir uma configuração de entidades múltiplas através da aplicação web da Pleo. Sabe como:

1. Clica no nome da tua empresa no canto superior esquerdo.

2. a) No caso dos administradores que ainda não têm acesso a entidades múltiplas, clica em "Mais empresas?" ou no ícone mais:

   
   

   

   
   

   b) No caso dos administradores que já usam entidades múltiplas, mas pretendem adicionar outra entidade, clica no ícone mais:

   
   

   

   
   

   c) No caso dos administradores que também fazem tarefas de contabilidade para clientes, mas ainda não usam entidades múltiplas para a sua própria empresa, clica em "Mais empresas?" ou no ícone mais:

   
   

   

   
   

3. Escolhe se pretendes adicionar uma nova entidade ou agrupar empresas existentes (fundir duas empresas que já tenham uma conta Pleo).

4. Adiciona os detalhes da empresa

5. Aguarda até 3 dias úteis para receberes o contacto do teu gestor de contas que te ajudará a definir um plano. Entretanto, podes continuar com a verificação da entidade.

Como os administradores podem alternar entre entidades

Assim que a funcionalidade for ativada para duas ou mais entidades, todos os administradores dessas entidades serão capazes de alternar entre elas. Os administradores são os únicos que têm uma visão geral completa de todas as entidades. Isto também significa que não é possível atribuir um administrador com acesso limitado (ou seja, acesso a uma única entidade).

1. Entra na tua aplicação web da Pleo.

2. Clica na entidade no canto superior esquerdo.

3. Clica noutra entidade para alternar de vista.

Como os administradores podem ver os seus próprios cartões e despesas

Os administradores terão acesso a todas as entidades, mas os seus cartões Pleo e respetivas despesas serão associados a uma única entidade.

• Para veres os teus próprios cartões:

1. Independentemente da entidade que estás a ver, clica na tua foto de perfil no canto inferior esquerdo.

2. Clica em "Os meus cartões".

• Para veres as tuas próprias despesas:

1. Acede à tua entidade "principal" (a que tiver o ícone de uma casa):

2. Clica no separador Despesas.

3. Para veres apenas as tuas despesas, clica em "Utilizador", escreve o teu nome e clica em "Aplicar":
   
   

   
   

   

Como os contabilistas veem as entidades múltiplas

Antes de leres esta secção, é importante teres em conta o seguinte:

• A vista de entidades múltiplas aplica-se a contabilistas externos e não a contabilistas parceiros.

• Para ter uma vista de entidades múltiplas, o contabilista externo tem de receber um convite separado de cada entidade.

A forma de alternar entre as entidades é semelhante ao método usado pelos administradores:

1. Clica no nome da empresa no canto superior esquerdo.

2. Clica em diferentes entidades para alternar entre as mesmas. Também podes ficar com uma ideia dos clientes que podem precisar de atenção com base no número de recibos em falta e no número de despesas na fila de exportação:
   
   

   

   
   

3. Quando diferentes clientes fazem parte da mesma configuração de entidades múltiplas, agrupamos esses clientes na vista de contabilista (por exemplo, as duas empresas agrupadas na secção "A new organisation" [Uma nova organização] no vídeo abaixo).

Como criar uma equipa de entidades múltiplas

Precisas de criar uma equipa com colaboradores de diferentes entidades? Assim que as entidades múltiplas estiverem ativadas, basta criar uma equipa como farias normalmente.

Qualquer pessoa pode pertencer e ser revisor de uma equipa de entidades múltiplas, até mesmo se for colaborador e não administrador. Um revisor pode ver as despesas de uma equipa de entidades múltiplas através das respetivas credenciais de início de sessão, sem ter de alternar de conta.

Gerir utilizadores em todas as entidades

• Vista de entidade – Vê todas as entidades associadas a cada utilizador diretamente na página Equipa. Alterna o interruptor para mostrar os utilizadores de todas as empresas.
• Filtro de ordenação – Capacidade de ordenar a lista suspensa da coluna "Entidade" por ordem alfabética.
• Conexão – Capacidade de conectar o sistema de HR e SAML SSO em todas as entidades.