Vérification des dépenses par l’IA

Grâce aux vérifications des dépenses par l’IA, vous pouvez savoir automatiquement si les dépenses respectent les directives en matière de dépenses de votre entreprise.

Cette fonctionnalité utilise l’IA pour signaler les dépenses qui pourraient ne pas correspondre aux directives, ce qui vous fait gagner du temps et vous aide à garantir que les dépenses restent sur la bonne voie. Si nécessaire, la vérification des dépenses par l’IA demande davantage de contexte à l’employé. Ces informations sont ensuite transmises aux vérificateurs et aux administrateurs, qui prennent la décision finale quant à l’approbation ou au rejet de la dépense.

La vérification des dépenses par l’IA fonctionne à la fois pour les achats par carte et les notes de frais. Elle analyse les informations disponibles sur une dépense pour générer un verdict, notamment :

• Catégorie de la dépense, par exemple vols, repas ou hébergement
• le montant dépensé ;
• Commerçant, y compris le type d’achat et la ville/le pays
• Informations sur le reçu, notamment les éléments qui y figurent
• Participants
• Commentaire relatif à la dépense

Comment activer les vérifications des dépenses par l’IA

Pour utiliser la vérification des dépenses par l’IA, vous avez besoin des éléments suivants :

• Directives configurées en matière de dépenses pour votre entreprise. L’IA utilise ces directives pour évaluer les dépenses.
• Accès administrateur dans Pleo pour gérer vos directives en matière de dépenses et vos paramètres.

plus vos directives en matière de dépenses sont détaillées et spécifiques, plus le signalement par l’IA sera précis.

La vérification des dépenses par l’IA s’active depuis les paramètres des directives en matière de dépenses :

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Général
3. Cliquez sur IA de Pleo
4. Activez les vérifications des dépenses d’IA

Bon à savoir : 

• La vérification des dépenses par l’IA fonctionne pour les achats par carte et les notes de frais.

Comprendre les scénarios de signalement

• OK - La dépense respecte les directives en matière de dépenses de votre entreprise. Ces dépenses peuvent être approuvées rapidement, souvent en masse, ce qui permet de gagner du temps lors du processus de vérification.
• Requiert votre attention - La dépense ne respecte pas les directives en matière de dépenses de votre entreprise. Ces dépenses sont signalées pour une vérification plus approfondie et peuvent nécessiter une justification ou une approbation supplémentaire.
• Inconnue - L’IA ne peut pas déterminer si la dépense respecte la politique, généralement parce qu’il n’y a pas assez d’informations ou que la directive n’est pas assez claire. Ces dépenses nécessitent une vérification manuelle.
  

Point de vue de l’employé

Lorsque vous soumettez une dépense signalée comme Requiert votre attention ou Inconnue, vous recevrez des informations vous expliquant pourquoi elle a été signalée. Vous pouvez ensuite :

• ajouter plus d’informations ou de commentaires pour expliquer la dépense ;
• joindre des documents supplémentaires ;
• soumettre la dépense à vérifier, avec le contexte dont votre vérificateur a besoin ;

Point de vue du vérificateur

La vérification des dépenses par l’IA signale les dépenses, mais la décision finale d’approbation revient aux vérificateurs. Les dépenses apparaissent dans votre file d’attente de vérification avec :

• des indicateurs clairs du statut du verdict ;
• des conseils sur les éléments à vérifier (par exemple, « Ce billet d’avion est en classe affaires, mais la politique de votre entreprise conseille uniquement l’achat de billets en classe économique ») ;
• la capacité d’approuver en masse les dépenses signalées comme OK.

Vue administrateur d’exportation

Sur la page Exportation, les administrateurs peuvent consulter le verdict de la vérification des dépenses par l’IA dans la colonne intitulée Assistant IA pour les politiques. Au fil du temps, ces verdicts peuvent aider les administrateurs à comprendre dans quelle mesure les dépenses respectent les directives, à repérer des tendances dans les dépenses non conformes et à identifier les points sur lesquels les directives en matière de dépenses pourraient nécessiter des précisions.

Résolutions des problèmes liés à la Résolution vérification des dépenses par l’IA

En cas de dépenses signalées à tort ou d’omissions de non-conformités, utilisez le guide de résolution des problèmes pour affiner vos directives et améliorer la précision.