Automatisation financière avec Pleo

Pleo aide à réduire les tâches financières manuelles en automatisant des étapes clés telles que la saisie des dépenses, les vérifications, les remboursements, les abonnements et la trésorerie.

• Saisie des dépenses et collecte des reçus
• Champs obligatoires pour les dépenses
• Vérifications et validations
• Vérification des dépenses par l’IA
• Remboursements
• Abonnements et automatisation des fournisseurs
• Cash management (recharge automatique via les règles de virement)

Saisie des dépenses et collecte des reçus

• Rappels de reçus : les employés reçoivent une notification pour ajouter des reçus après une dépense
  • Dans l’application Web : cliquez sur votre photo de profil → Mon compte → Notifications (activez les rappels de reçus).
  • Sur l’application mobile : activez les notifications push 
• Fetch : récupère automatiquement les reçus dans vos e-mails et les associe aux dépenses
  • Mon compte → Fonctionnalités → Activer Fetch et connecter un e-mail

Champs obligatoires pour les dépenses

Empêche les employés de soumettre des dépenses par carte et des notes de frais sans les informations requises (par exemple, catégorie ou centres de coûts). Cela réduit les allers-retours lors de la vérification. Suivez ces étapes pour finaliser la configuration.

Vérifications et validations

Découvrez comment orienter automatiquement les dépenses pour qu’elles soient vérifiées en fonction de :

• l’équipe (équipe de l’employé)
• les tags (par exemple, département ou projet)
• la vérification par l’entreprise (vérification financière finale)

Vérification des dépenses par l’IA

Découvrez comment activer la vérification des dépenses par l’IA pour contrôler automatiquement les dépenses selon les directives de l’entreprise en matière de dépenses et pour signaler les éventuels problèmes. L’IA signale les dépenses non prévues dans la politique et demande des informations supplémentaires si nécessaire, ce qui aide les vérificateurs à se concentrer sur l’essentiel. Elle peut vérifier :

• la catégorie
• le montant
• le reçu 
• les commentaires 

les remboursements

Découvrez comment activer les remboursements pour :

• Mettre en place des remboursements automatiques selon un calendrier : les dépenses approuvées sont remboursées automatiquement à une fréquence fixe, vous n’avez donc pas besoin de payer les employés un par un de façon manuelle.
• Garder le contrôle grâce à la configuration de votre vérification : seules les dépenses approuvées sont automatiquement remboursées.
• Utiliser une solution manuelle si nécessaire : les administrateurs peuvent toujours rembourser les dépenses manuellement si nécessaire.

Abonnements et automatisation des fournisseurs

• Fournisseurs récurrents 
  • Obtenez un aperçu automatique des abonnements à partir des dépenses par carte.
  • Suivez les détails de renouvellement des contrats et recevez des rappels lorsqu’un contrat arrive à échéance (forfait Beyond uniquement).
• Cartes fournisseurs
  • Réduisez la comptabilité manuelle en appliquant des valeurs comptables par défaut aux dépenses récurrentes. Vous pouvez sélectionner des valeurs par défaut qui seront automatiquement appliquées à chaque dépense effectuée avec cette carte fournisseur afin que le service financier n’ait plus à catégoriser plusieurs fois le même type de dépense.

Cash management (recharge automatique via les règles de virement)

Découvrez comment configurer des règles de virement pour recharger automatiquement votre Compte Pleo en fonction de :

• une alerte de solde faible ;
• une alerte programmée à une heure précise ; ou
• un taux de change cible