Comprendre le processus de vérification et de validation

À quoi peuvent s’appliquer les processus de validation ?

Selon votre configuration, les vérifications peuvent s’appliquer aux :

• Dépenses de carte
• Note de frais (dépenses remboursables + frais kilométriques)
• Factures (si votre entreprise utilise des factures dans Pleo)

Comment fonctionnent les vérifications dans Pleo ?

Dans Pleo, les vérifications peuvent être configurées à différents « niveaux ». Vous pouvez utiliser un seul niveau ou en combiner plusieurs :

• Vérification par l’équipe (validation par le responsable) : un vérificateur approuve les dépenses selon l’appartenance à une équipe (généralement un responsable d’équipe)
• Vérification par tag (administrateur du budget/validation de projet) : un vérificateur approuve les dépenses basées sur les tags (par exemple : département, centres de coûts, projet, client)
• Vérification par l’entreprise (validation financière) : les administrateurs financiers vérifient les dépenses au niveau de l’entreprise (souvent en tant qu’étape finale)

Modèles courants de processus de validation

Modèle 1 : validation par le responsable (vérification par l’équipe)

Idéal pour : les entreprises qui souhaitent que les responsables approuvent les dépenses quotidiennes de leur équipe.

Aperçu :

1. Un employé effectue un achat ou soumet une dépense personnelle ou des frais kilométriques
2. Le vérificateur de l’équipe la vérifie (valide ou demande plus d’informations)
3. Si elle est validée, la dépense continue son processus (elle est par exemple prête à être remboursée et/ou exportée)

Modèle 2 : validation par l’administrateur du budget (vérification par tag)

Idéal pour : les entreprises qui souhaitent que les validations soient centrées sur les budgets, les projets ou les départements.

Aperçu :

1. L’employé ajoute le tag approprié à la dépense
2. La dépense est attribuée au vérificateur de tag concerné
3. Le vérificateur de tags le vérifie

La vérification par tag est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes travaillent sur le même projet, ou lorsque les dépenses doivent être approuvées par une personne extérieure à la hiérarchie de l’employé. Lire la suite : Comment configurer vos tags ?

Modèle 3 : validation financière (vérification par l’entreprise)

Idéal pour : les entreprises qui souhaitent que le service financier valide les dépenses de façon centralisée, afin de garantir le respect des politiques internes et la qualité de la comptabilité.

Aperçu :

1. Un employé effectue un achat ou soumet une dépense personnelle ou des frais kilométriques
2. Les administrateurs financiers sélectionnés valident la dépense (ou demandent des modifications)

Modèle 4 : validations combinées (vérifications séquentielles : équipe/tag → finance)

Idéal pour : les entreprises qui souhaitent un suivi par le manager et/ou l’administrateur du budget et une validation finale par le service financier.

Aperçu :

1. Les dépenses soumises sont d’abord envoyées pour une vérification par l‘équipe ou par tag
2. Si elle est approuvée, la dépense passera à la vérification par l’entreprise (service financier)

Pour que les étapes soient respectées (afin que le service financier ne vérifie pas avant les vérificateurs d’équipe ou par tag), activez les vérifications séquentielles.

Comment la vérification par tag s’inscrit-elle dans les modèles de validation courants ?

La vérification par tag est généralement utilisée lorsque la validation est liée au bénéficiaire de la dépense (par exemple, un projet ou un département), plutôt qu’à la personne qui a effectué la dépense.

Par exemple :

• Un chef de projet approuve les dépenses reliées à son projet
• Un responsable de département approuve les dépenses reliées à son centre de coûts

Contrairement à la vérification par l’équipe, la vérification par tag peut être un bon choix lorsque des personnes dépensent pour plusieurs équipes ou projets et que les validations doivent suivre le budget.

Comment la vérification par l’équipe et la vérification par tag fonctionnent-elles ensemble ? (la vérification par tag remplace la vérification par l’équipe)

Si vous utilisez à la fois la vérification par l’équipe et la vérification par tag, la vérification par tag peut remplacer la vérification par l’équipe. En pratique, cela signifie que :

• Si une dépense n’est pas taguée, elle suit le processus de vérification par l’équipe et est envoyée au vérificateur attribué à l’équipe de l’employé
• Si une dépense est taguée, elle suit le processus de vérification par tag et est envoyée au vérificateur attribué à ce tag (par exemple, un administrateur du budget)

Que se passe-t-il s’il manque une information ?

• Si une dépense ne comporte pas les informations nécessaires pour être approuvée, le vérificateur peut demander des modifications, marquer la dépense comme nécessitant plus de détails et ne pas l’approuver immédiatement.
• Lorsqu’un vérificateur marque la dépense comme nécessitant plus de détails, une notification instantanée est envoyée à l’émetteur de la dépense dans l’application Pleo, pour lui rappeler de télécharger les détails manquants.

Comment les factures s’intègrent-elles dans le système de vérification ?

Si votre entreprise utilise les factures dans Pleo, celles-ci peuvent suivre le même système de vérification (vérification par l’équipe, par tag et/ou par l’entreprise).

Si vous souhaitez un guide étape par étape propre aux factures, consultez la section Régler une facture de fournisseur

FAQ

Est-il possible de valider ses propres dépenses ?

Non. Les vérificateurs ne peuvent pas valider leurs propres dépenses.

Où apparaissent les validations ?

Les vérificateurs auront accès à un onglet « Vérifier » dans Pleo. Sur l’application mobile, il apparaît sous forme d’icône en forme d’œil. Les dépenses à vérifier s’afficheront dans l’onglet « Vérifier ».

Comment les vérificateurs sont-ils prévenus ?

Lorsqu’une dépense doit être vérifiée, les vérificateurs la voient dans l’onglet « Vérifier ».

Pour aider les vérificateurs à traiter efficacement les demandes en attente, Pleo envoie également des e-mails de rappel des vérifications à effectuer et des notifications push aux vérificateurs qui ont des vérifications en attente.

Ces notifications sont envoyées chaque semaine, le lundi et le jeudi. Il s’agit d’un paramètre par défaut qui ne peut pas être personnalisé.

Les administrateurs peuvent-ils passer outre le système de vérifications ?

Oui. Les administrateurs peuvent outrepasser les vérifications et examiner les dépenses via Dépenses ou Exportation.