Suivre les vérifications en retard

Si votre entreprise utilise des validations (vérifications) dans Pleo, il est judicieux de définir un SLA (accord de niveau de service) interne pour les validations, afin que les dépenses ne demeurent pas indéfiniment en attente de vérification. Cet article explique comment repérer les vérifications en retard, comprendre ce qui les bloque et comment relancer les personnes concernées.

Avant de commencer : vous devez avoir activé les validations (vérifications) dans votre compte Pleo. Les vérificateurs peuvent vérifier les dépenses qui leur sont attribuées, et les administrateurs peuvent également vérifier et passer outre depuis la rubrique Dépenses ou Exporter.

Suivre les dépenses en attente de vérification

Dans l’application Web Pleo, accédez à la section Vérification et recherchez les dépenses qui sont toujours En cours de vérification (ou l’équivalent dans votre flux de travail).

Définissez ce que « en retard » signifie en interne

Pleo n’impose pas de délai de vérification universelle (par exemple, « en retard après 3 jours »), vous définirez donc généralement ce que signifie « en retard » pour votre entreprise en fonction de votre propre processus, par exemple :

Toujours en cours de vérification après X jours ouvrables
Pas entièrement vérifiée avant l’exportation de fin de mois

Bon à savoir : pour la fin de mois, il est souvent utile d’aligner les SLA internes sur l’ensemble de la chaîne (par exemple : reçus envoyés dans un délai de X jours, vérifications terminées avant la date X).

Identifiez ce qui bloque la vérification

Si les vérifications sont systématiquement en retard, cela est le plus fréquemment dû à la configuration des vérificateurs, l’ordre séquentiel des vérifications ou les boucles « Besoin de plus de détails ».

Vérifiez que les bons vérificateurs sont configurés

Les vérifications peuvent être configurées à différents niveaux, selon votre configuration :

Vérification par l’équipe
Vérification par tag
Vérification par l’entreprise

Si une dépense semble « bloquée », vérifiez :

l’absence d’attribution de vérificateur pour l’équipe ou le tag associés à la dépense ;
si les paramètres de seuil (montants min/max) entraînent un traitement de la dépense différent de celui prévu ;
si trop peu de vérificateurs sont attribués, ce qui crée un goulot d’étranglement.

Vérifiez si les vérifications séquentielles sont activées

Si vous utilisez plusieurs niveaux de vérification, vous pouvez activer les vérifications séquentielles afin que celles effectuées par l’équipe ou par tag soient terminées avant la vérification par l’entreprise.

Si les vérifications séquentielles sont activées, une dépense ne peut pas passer à l’étape suivante tant que la précédente n’est pas terminée. Cela signifie qu’une vérification « en retard » est souvent bloquée au premier niveau de vérification.

Vérifiez les retards liés au statut « Besoin de plus de détails »

Si un vérificateur marque une dépense avec le statut « Besoin de plus de détails », cette dépense reste en attente jusqu’à ce que le titulaire de la carte la mette à jour et qu’elle soit vérifiée à nouveau.

Suivre les vérifications en retard (flux de travail recommandé)

1) Définissez un SLA de validation interne

Déterminez ce que « dans les délais » signifie pour votre entreprise. Par exemple :

« Les vérificateurs de l’équipe / par tag approuvent sous 2 jours ouvrables »
« Toutes les dépenses doivent être entièrement vérifiées au plus tard le 3e jour ouvrable du mois »

2) Vérifiez et assurez le suivi à une fréquence régulière

Consultez la rubrique Vérification quotidiennement (ou selon la fréquence choisie)
Pour toute vérification en retard (selon votre SLA interne), assurez un suivi auprès :
- du vérificateur attribué (si la dépense est en attente de vérification) ;
- du titulaire de la carte (si la dépense est marquée avec le statut « Besoin de plus de détails »).

3) Utilisez la dérogation administrateur si nécessaire

Si vous devez débloquer les processus de fin de mois, les administrateurs peuvent déroger aux vérifications en vérifiant les dépenses dans la section Dépenses ou Exporter.

Ne dérogez aux vérifications que si cela est conforme à vos contrôles financiers internes. Si vous avez besoin d’une gouvernance plus stricte, envisagez d’ajuster votre configuration de vérification (vérificateurs, seuils ou vérifications séquentielles).

Résolution de problèmes

Je ne trouve pas la dépense dans la section « Vérification »

Vérifiez que les validations (vérifications) sont activées et configurées (vérification par l’équipe, par tag ou par l’entreprise)
Si vous êtes administrateur, essayez de trouver la dépense via la rubrique Dépenses ou Exporter

La demande de vérification est envoyée à la mauvaise personne

Vérifiez si la dépense porte un tag qui déclenche la vérification par tag
Vérifiez l’appartenance à l’équipe et la configuration de la vérification par l’équipe
Vérifiez les seuils (montants min/max) pour les vérificateurs de l’équipe/de l’entreprise
Si les vérifications séquentielles sont activées, confirmez à quel niveau de vérification la dépense se trouve actuellement en attente

Les vérifications sont toujours en retard

Ajoutez davantage de vérificateurs pour réduire les goulots d’étranglement
Vérifiez si les vérifications séquentielles sont nécessaires pour votre flux de travail
Alignez votre processus de fin de mois sur les SLA internes et les rappels récurrents

Les vérificateurs peuvent-ils vérifier leurs propres dépenses ?

Non : les vérificateurs ne peuvent pas vérifier leurs propres dépenses (y compris les vérificateurs de l’équipe et par tag).

Puis-je rouvrir une dépense qui a été vérifiée trop tôt ?

Oui. Un administrateur ou un contrôleur peut rouvrir une dépense en modifiant son statut de vérification pour le ramener à un statut demandant des modifications (par exemple, « Besoin de plus de détails »).