Facturation et contrats

Cet article présente :

Les éléments de ligne de la facture (description de tous les frais)
Le cashback (mode de calcul et de versement)
La différence entre utilisateurs réels et comptes utilisateur engagés
Les conditions de paiement (mode de génération de la facturation et conséquences en cas de retard)
La taxe/TVA (facteurs d’influence et que faire si le montant semble incorrect)
Les renouvellements et les modifications de contrat (ce qui est possible soit en cours de contrat, soit lors d’un renouvellement)

Les factures Pleo expliquées (description de chaque ligne)

Qu’est-ce qu’une facture Pleo ?

Une facture Pleo est le document qui indique les frais facturés à votre entreprise pour une période de facturation précise (mensuelle ou annuelle). Elle comprend généralement :

Le numéro de facture, la date d’émission, la date d’échéance
La mention « Facturé à » (informations de facturation de votre entreprise) et l’entité juridique Pleo + numéro de TVA
Une liste d’éléments de ligne (chaque ligne correspond à un produit, un pack complémentaire ou des frais d’utilisation)
Le sous-total, la taxe (le cas échéant) et le montant total dû

Éléments de ligne courants :

– Frais d’abonnement ou de forfait

Souvent affiché sous le nom de votre abonnement (par exemple, « Essential », « Advanced », « Beyond », « Business … ») pour une période de service définie.

Ce que cela signifie : il s’agit de votre abonnement Pleo de base pendant cette période.
Facturé : mensuellement ou annuellement, selon le forfait choisi.

– « Utilisateurs supplémentaires » / frais par utilisateur

Souvent désigné comme « Utilisateurs supplémentaires » et parfois réparti en plusieurs niveaux ou catégories.

Ce que cela signifie : il s’agit d’utilisateurs (généralement des utilisateurs de carte) dont le nombre excède celui permis par votre forfait, ou le nombre de vos comptes utilisateur engagés.
Pourquoi cet élément peut apparaître sous forme de plusieurs sous-lignes : les factures peuvent afficher une tarification par palier (par exemple, « 10 premiers utilisateurs », « 11 à 30 utilisateurs suivants », etc.) en fonction de votre contrat.
Un calcul au prorata peut être appliqué : si des utilisateurs sont ajoutés en cours de cycle, les frais peuvent ne concerner que les jours restants de la période (et parfois inclure un crédit de compensation pour les calculs antérieurs).

– « Éligible au cashback »

Est parfois noté comme une ligne à valeur nulle.

Ce que cela signifie : votre abonnement inclut une éligibilité au cashback pour la période indiquée.
Pourquoi le montant peut être de 0 : généralement, le cashback est versé séparément dans votre Portefeuille Pleo et peut ne pas réduire le total de votre facture ligne par ligne.

– Frais de service basés sur l’utilisation (exemples)

Selon votre forfait et votre utilisation de ce dernier, votre facture peut comporter des frais d’utilisation tels que :

Remboursements (frais de traitement lorsque vos remboursements sont effectués via Pleo)
Paiements de factures (frais d’option par paiement de facture, si applicable à votre forfait ou contrat)
Autres packs complémentaires ou services que vous avez achetés (services d’implémentation, par exemple)

Si votre facture contient à la fois des frais et des crédits/restitutions de fonds, cela signifie généralement que le système a recalculé la facture après une modification (le nombre d’utilisateurs a été modifié en cours de cycle, par exemple) et a appliqué un prorata.

Pourquoi vous pouvez avoir des crédits, des restitutions de fonds ou plusieurs factures au même moment

Voici quelques raisons fréquentes :

Prorata suite à des modifications : l’ajout d’utilisateurs en cours de cycle peut générer des frais calculés au prorata. Si le compte est ensuite consolidé, vous verrez apparaître un crédit pour la période non utilisée ainsi qu’une nouvelle charge correspondant à la période restante mise à jour.
Rectification par avoir : si un élément d’une facture déjà émise doit être modifié, la correction s’effectue en émettant un avoir (qui compense la facture initiale), puis en émettant la facture corrigée.

Liste d’éléments pour vérification (éléments à réunir pour l’Équipe support)

Si vous contactez l’Équipe support au sujet d’une facture, veuillez joindre :

Le(s) numéro(s) de facture et tout numéro d’avoir associé
La période indiquée sur la ou les lignes de facture
Le nombre actuel d’utilisateurs et les modifications ayant été effectuées (utilisateurs ajoutés/supprimés, changement de forfait, renouvellement…)

Comment le cashback est-il calculé ?

Qu’est-ce que le cashback ?

Le cashback est un avantage qui permet aux clients éligibles de récupérer un pourcentage de leurs dépenses par carte Pleo éligibles.

Le calcul de base

Le cashback est calculé comme suit :

Dépenses par carte éligibles réglées × Taux de cashback

Pourcentages typiques :

0,5 % sur certains forfaits (par exemple Essential)
1,0 % sur certains forfaits (par exemple Advanced)

Quelles dépenses sont prises en compte (et lesquelles ne le sont pas) ?

Le cashback est calculé selon les transactions par carte Pleo.

Ce qui est inclus : les dépenses par carte éligibles et qui ont été réglées
Ce qui est exclus : les dépenses liées aux factures, aux remboursements et autres produits similaires ne nécessitant pas de carte

Période : transactions réglées et versements

Le cashback est calculé à partir des transactions ayant été réglées pendant la période concernée.
Les transactions en cours dont le règlement se fait ultérieurement sont comptabilisées dans la période suivante.
Le cashback pour le mois N est généralement versé au cours du mois N+1 (sur le Portefeuille Pleo / solde).

Plafond : le cashback est plafonné au montant de vos frais d’abonnement (si cashback plafonné)

Pour le cashback plafonné, son montant est limité à celui de vos frais d’Abonnement Pleo (SaaS) pour la période concernée. Cela signifie que :

si le montant de votre cashback est inférieur au plafond → vous recevez le cashback calculé ;
si le montant de votre cashback est supérieur au plafond → vous recevez du cashback à hauteur de votre plafond.

Certains clients peuvent bénéficier de conditions de « cashback illimité » (généralement grâce à des engagements de montant minimal d’achat). Dans ce cas, le libellé du contrat ou du formulaire de commande régit le calcul et les délais de versement.

Différence entre utilisateurs réels et comptes utilisateur

Définitions

Utilisateurs réels : le nombre d’utilisateurs actuellement actifs dans votre compte Pleo (par exemple, les utilisateurs autorisés à utiliser une carte, selon votre configuration).
Comptes utilisateur (comptes engagés) : le nombre de comptes utilisateurs que vous avez achetés/inclus dans votre abonnement.

Pourquoi leur nombre peut différer

Avec une facturation basée sur les comptes utilisateur, la quantité facturée peut correspondre à votre engagement (ou le nombre maximal d’utilisateurs facturables atteint au cours d’une période), même si vous supprimez des utilisateurs par la suite.

Si vous ajoutez des utilisateurs jusqu’à dépasser les limites de votre engagement, il se peut que vous soyez facturé pour cette augmentation (souvent au prorata de la période restante), et le montant peut devenir votre nouvel engagement pour le reste de la période.
Si vous supprimez des utilisateurs par la suite, le nombre de vos « utilisateurs réels » diminuera, mais votre nombre d’utilisateurs facturés peut rester inchangé jusqu’au renouvellement, selon les conditions de votre contrat.

Exemples pratiques

Si votre engagement comprend 20 comptes utilisateur et que vous ajoutez jusqu’à 20 utilisateurs → vous n’aurez aucuns frais de comptes utilisateur supplémentaires (vous respectez le cadre de votre engagement).
Si vous ajoutez un 21e utilisateur → il se peut que vous receviez une facture pour l’ajout de ce compte utilisateur (et qu’il devienne membre de vos comptes utilisateur engagés pour le reste de la période).
Si vous redescendez ensuite à 18 utilisateurs réels → il se peut que vous soyez toujours facturé sur le total du nombre de comptes utilisateur engagés jusqu’au renouvellement.

Conditions de paiement et mode de facturation

Source des conditions de paiement

Les conditions de paiement (par exemple « paiement à réception », « à payer sous 14 jours », « à payer sous 30 jours ») sont déterminées par :

Votre formulaire de commande / contrat, et/ou
La facture elle-même (qui indique la date d’échéance)

Comment les factures sont générées

Les factures sont généralement générées automatiquement en fonction de :

La date de début / la date de renouvellement de votre abonnement
La fréquence de facturation (mensuelle ou annuelle)
Les modifications effectuées pendant la période qui impacte la facturation (par exemple, le nombre d’utilisateurs ajoutés, packs complémentaires payants activés)

Ce qui se passe si le paiement échoue ou est effectué en retard

Si une facture reste impayée après la date d’échéance, des mesures de relance et de recouvrement peuvent être prises conformément au contrat et à la politique en vigueur. Si vous pensez qu’un paiement n’a pas été effectué à cause d’un problème lié aux informations de facturation ou au mode de paiement, contactez l’équipe support en indiquant votre numéro de facture.

Statut fiscal et documents requis

Ce qui détermine si une taxe est appliquée

L’application d’une taxe (par exemple, la TVA) sur votre facture dépend des éléments suivants :

Le pays de votre entreprise
Si vous disposez d’un numéro d’identification TVA valide (le cas échéant)
La réglementation fiscale applicable à l’entité Pleo émettrice de la facture et du service fourni

Documents courants pouvant être demandés aux clients

Selon votre situation, nous pouvons vous demander de fournir :

Votre numéro de TVA (et, pour certaines juridictions, la confirmation que ce numéro est valide pour les transactions transfrontalières)
Les documentations d’enregistrement de l’entreprise (pour vérifier les coordonnées de l’entité juridique)
Dans certains cas, un certificat de résidence fiscale (par exemple, pour appuyer les procédures liées aux conventions de double imposition)

Si le traitement de votre TVA semble incorrect

Si vous pensez que vous devriez bénéficier de l’autoliquidation de la TVA, ou qu’elle ne devrait pas être appliquée :

Vérifiez que vos informations de facturation et votre numéro de TVA sont correctement saisis.
Assurez-vous que le numéro d’identification TVA est valide pour le mécanisme concerné (par exemple, valide dans le système de validation applicable le cas échéant).
Contactez l’équipe support pour effectuer une vérification, avec votre numéro de facture et vos informations de TVA.

Renouvellement et modification de contrat : ce qui est possible et à quel moment

Informations de base sur le renouvellement

La plupart des abonnements ont une durée initiale (souvent de 12 mois) et peuvent se renouveler automatiquement, sauf annulation préalable, conformément au contrat ou à votre formulaire de commande.

Ce qui est généralement modifiable en cours de période ou au moment du renouvellement

Dans de nombreux cas :

En cours de période (pendant une durée de contrat active) :
- L’ajout d’utilisateurs/de comptes utilisateur est généralement possible (et peut être facturé ou calculé au prorata).
- Certaines modifications (par exemple, des rétrogradations ou la réduction de votre engagement) peuvent être limitées jusqu’au renouvellement.
Au moment du renouvellement :
- Les modifications apportées au forfait, à la tarification et aux conditions contractuelles sont généralement effectuées au moment du renouvellement.

Modification des termes du contrat

Les modifications de contrat (telles que des conditions de paiement particulières, des changements de clauses commerciales dans un pack complémentaire ou des exceptions au renouvellement automatique) nécessitent généralement un avenant écrit ou un formulaire de commande mis à jour.

Quand contacter Pleo ?

Contactez l’équipe support / votre contact Pleo si vous souhaitez :

Annuler votre renouvellement (vérifiez votre période de préavis)
Modifier la fréquence de facturation (mensuelle ou annuelle) au moment du renouvellement
Demander un avenant au contrat (conditions de paiement, changements de pack complémentaire, conditions spéciales)

Pour toute question spécifique à un client en particulier, les références les plus fiables sont : (1) le formulaire de commande du client et (2) la ou les facture(s) avec le ou les avoir(s) concerné(s).