Comprendre les approbations avancées

Les approbations avancées offrent à votre entreprise un meilleur contrôle sur les dépenses nécessitant une vérification, les personnes chargées de les vérifier et l’ordre dans lequel ces vérifications sont effectuées. Les approbations avancées sont disponibles pour les clients disposant des forfaits Scale, Lead et Enterprise.

Cet article s’applique aux entreprises qui utilisent les approbations avancées. Si votre entreprise configure les vérifications par l’équipe, par tag ou par l’entreprise séparément, consultez plutôt les instructions relatives aux paramètres de vérification existants.

Quelle est la différence entre Vérification et Approbations avancées ?

• La vérification est l’action qu’un vérificateur effectue sur une dépense. Il peut l’approuver, demander plus d’informations ou la refuser.
• Les approbations avancées déterminent quelles dépenses nécessitent une vérification, qui les vérifie et dans quel ordre ces vérifications sont effectuées.

Par exemple, votre entreprise pourrait créer une politique qui définit que toute dépense supérieure à 5 000 € est d’abord vérifiée par le responsable de l’employé, puis par le département Finance.

Fonctionnement des politiques d’approbation

Une politique d’approbation contient des conditions et des étapes d’approbation.

Conditions

Les conditions déterminent quelles dépenses entrent dans le flux de travail. Selon les options disponibles, les conditions peuvent être basées sur des données telles que le montant de la dépense, le type de dépense, l’employé, l’équipe, l’entité, le tag, le projet, le département ou le centre de coûts.

Étapes d’approbation

Les étapes d’approbation déterminent qui vérifie une dépense.

Une politique peut contenir une ou plusieurs étapes, telles que :

1. Manager de l’employé
2. Titulaire du budget ou du projet
3. Département Finance

Approbations séquentielles et parallèles

• Séquentielle : une étape d’approbation doit être complétée avant que la suivante ne commence. À utiliser lorsque les vérificateurs doivent intervenir dans un ordre défini.
• Parallèle : deux étapes d’approbation ou plus peuvent être actives simultanément. À utiliser lorsque les vérifications sont indépendantes les unes des autres.

Ce que les vérificateurs peuvent faire

Lorsqu’une dépense est attribuée à un vérificateur, elle apparaît dans Vérifier.

Le vérificateur peut :

• Approuver la dépense
• Demander plus d’informations à l’émetteur de la dépense
• Refuser la dépense

Lorsqu’un vérificateur approuve une dépense, celle-ci passe à l’étape suivante requise. Le flux de travail est terminé lorsque toutes les étapes d’approbation requises sont complétées. En savoir plus sur la vérification.

Passer aux approbations avancées

Lorsqu’une entreprise opte pour les approbations avancées, les nouvelles politiques d’approbation remplacent la logique de vérification par l’équipe, par tag, par l’entreprise et séquentielle existante. Avant de procéder au changement, vérifiez les flux de travail créés à partir de la configuration existante et confirmez leurs conditions, leurs vérificateurs et l’ordre des étapes.

Prochaines étapes

• Pour configurer une politique, consultez Créer et gérer des politiques d’approbation
• Pour assurer une couverture en cas d’absence, consultez Ajouter des vérificateurs de remplacement