Ajout de vérificateurs de remplacement

Assurez la continuité des approbations de dépenses lorsqu’un vérificateur est indisponible. Vous pouvez ajouter un vérificateur de remplacement à une politique d’approbation, ou utiliser la fonctionnalité Absence du bureau pour rediriger les approbations d’un employé vers un remplaçant désigné pendant son absence.

Choisissez l’option adaptée à votre situation :

• Vérificateur de remplacement dans les politiques d’approbation : configurez un vérificateur de remplacement pour une étape d’approbation spécifique.
• Couverture Absence du bureau : configurez une couverture temporaire pour l’absence d’un employé afin que ses approbations de dépenses soient redirigées vers un approbateur remplaçant.

Avant de commencer

• Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour gérer les politiques d’approbation ou les attributions de rôle de vérificateur aux employés. Les employés peuvent enregistrer leur propre statut Absence du bureau, mais ne peuvent pas désigner un vérificateur remplaçant.
• Choisissez un approbateur de remplacement ou un remplaçant disposant du contexte nécessaire et d’un accès à la bonne entreprise ou entité.
• Pour la couverture des politiques d’approbation, identifiez le flux de travail et l’étape d’approbation nécessitant un vérificateur de remplacement.
• Vérifiez l’impact de la modification sur les dépenses déjà en attente de vérification. Ne partez pas du principe que la mise en place d’un remplacement réattribue automatiquement toutes les approbations en attente.

Ajouter un vérificateur de remplacement à une politique d’approbation

Cette option s’applique aux entreprises utilisant les Approbations avancées. Pour les entreprises utilisant les Paramètres de vérification existants, consultez Définir un vérificateur temporaire.

1. Accédez aux Paramètres.
2. Ouvrez Politiques d’approbation.
3. Sélectionnez le flux de travail concerné.
4. Ouvrez l’étape d’approbation contenant le vérificateur principal.
5. Ajoutez un vérificateur de remplacement.
6. Configurez le moment où le vérificateur de secours doit recevoir les dépenses ou être en mesure de les vérifier.
7. Enregistrez le flux de travail.

Configurer la couverture du vérificateur avec la fonctionnalité Absence du bureau

Utilisez la fonctionnalité Absence du bureau pour assurer une couverture temporaire des approbations lorsqu’un employé est absent. Un administrateur peut enregistrer l’absence de l’employé et désigner un approbateur remplaçant. Pendant l’absence du bureau de l’employé, ses approbations de dépenses sont redirigées vers cette personne.

Employés : enregistrez votre propre absence

• Vous pouvez enregistrer votre statut Absence du bureau depuis Mon compte sur le Web ou dans l’application mobile Pleo.
• L’enregistrement d’une absence et la désignation d’un approbateur remplaçant sont deux actions distinctes. Pour organiser la couverture des approbations, demandez à un administrateur de vérifier l’attribution de votre approbateur remplaçant sur la page Employés.

Administrateurs : enregistrez une absence et désignez un remplaçant

Depuis la page Employés, les administrateurs peuvent gérer le statut Absence du bureau d’un employé et désigner un approbateur remplaçant pour recevoir ses approbations de dépenses pendant son absence.

Administrateurs : gérez en masse les absences

Les administrateurs peuvent importer un fichier CSV depuis la page Employés pour gérer en masse les saisies d’absence du bureau. Vérifiez les absences enregistrées et les attributions d’approbateurs remplaçants après l’importation.

Vérifiez la couverture au retour d’une personne

• Vérificateur de secours dans les politiques d’approbation : vérifiez si le vérificateur de secours doit rester configuré. Supprimez ou modifiez la couverture temporaire si nécessaire.
• Couverture Absence du bureau : vérifiez que le statut Absence du bureau de l’employé reflète bien son retour et que les approbations sont correctement redirigées.
• Dans tous les cas, vérifiez les dépenses toujours en attente de vérification et confirmez qu’aucune d’entre elles n’est attribuée uniquement à un vérificateur non souhaité.

Bon à savoir

• Dans la mesure du possible, configurez la couverture d’absence avant l’absence planifiée.
• Optez pour la modification la plus ciblée permettant de résoudre le problème de couverture.
• Évitez de modifier les conditions générales du flux de travail pour pallier l’indisponibilité d’un seul vérificateur.
• Si la configuration implique à la fois un vérificateur de remplacement dans une politique d’approbation et un approbateur remplaçant via Absence du bureau, vérifiez qui reçoit les approbations plutôt que de supposer quelle option est prioritaire.

Si une approbation est déjà bloquée

• Vérifiez le flux de travail, l’étape d’approbation active, le vérificateur attribué et le statut du compte du vérificateur.
• Si la fonctionnalité Absence du bureau est impliquée, vérifiez également le statut de présence de l’employé et l’attribution de son approbateur remplaçant.
• Ajoutez la couverture appropriée ou utilisez le processus de réattribution pris en charge. Vérifiez séparément la dépense existante pour confirmer si son attribution a changé.