Créer et gérer des politiques d’approbation

Créez des politiques d’approbation pour contrôler quelles dépenses nécessitent une vérification, qui les vérifie et dans quel ordre les validations sont effectuées.

Cet article s’applique aux entreprises utilisant des politiques d’approbation. Si votre entreprise configure les vérifications par l’équipe, par tag ou par l’entreprise séparément, suivez les instructions relatives aux paramètres de vérification existants.

Avant de commencer

• Votre entreprise doit utiliser un forfait Scale, Lead ou Enterprise
• Vous devez disposer des autorisations administrateur pour créer ou modifier des politiques d’approbation
• Vérifiez que votre entreprise est passée aux approbations avancées
• Déterminez quelles dépenses la politique doit couvrir et qui doit les vérifier
• Assurez-vous que les équipes, les responsables, les tags et les informations organisationnelles utiles sont à jour

Créer des politiques d’approbation 

1. Accédez aux Paramètres.
2. Ouvrez Politiques d’approbation.
3. Sélectionnez Nouvelle règle de vérification et saisissez un nom qui explique l’objectif de la politique, par exemple « Dépenses Marketing supérieures à 1 000 € ».
4. Sous S’applique à, choisissez l’entreprise, l’entité ou le périmètre auquel la politique s’applique.
5. Sélectionnez le type de dépenses (cartes, factures, frais kilométriques, etc.) concerné par la règle.
6. Ajoutez les conditions qu’une dépense doit remplir. Selon les options disponibles pour votre entreprise, vous pouvez utiliser :
   • Montant ou type de dépense
   • Employé, équipe ou responsable
   • Entreprise ou entité
   • Tag, projet, département ou centres de coûts
7. Ajoutez une ou plusieurs étapes d’approbation et attribuez un ou plusieurs vérificateurs pour chaque étape.
   • Choisissez des étapes séquentielles lorsque les vérificateurs doivent intervenir dans un ordre défini. 
   • Choisissez des étapes parallèles lorsque les vérifications sont indépendantes et peuvent s’effectuer simultanément.
   • (Recommandé) Ajoutez des vérificateurs de remplacement si nécessaire
8. Vérifiez la configuration et sélectionnez Ajouter à la politique d’approbation.

Modifier les politiques d’approbation

1. Ouvrez Politiques d’approbation.
2. Sélectionnez le processus que vous souhaitez modifier.
3. Mettez à jour ses conditions, étapes ou vérificateurs.
4. Vérifiez si la modification affecte les dépenses en attente, les nouvelles dépenses ou les deux.
5. Enregistrez ou activez le flux de travail mis à jour.

Désactiver ou supprimer des politiques d’approbation

Désactivez une politique lorsqu’elle ne doit plus attribuer de nouvelles vérifications, mais que sa configuration pourrait encore être utile. Supprimez un flux de travail uniquement lorsqu’il n’est plus nécessaire et que vous comprenez ce qu’il adviendra des dépenses en attente.