Ecco come configurare le categorie, un passo fondamentale per automatizzare e integrare Pleo nel tuo sistema contabile.

Perché le categorie sono così importanti? ?

Innanzitutto perché faranno risparmiare un bel po' di lavoro amministrativo al tuo team contabile e finanziario! Dopo la configurazione, infatti, i dipendenti potranno facilmente assegnare alle spese una categoria in linea con il tuo piano dei conti e con un codice IVA preconfigurato. In parole povere, tutte le spese saranno pronte per l'esportazione nel tuo sistema contabile e per la riconciliazione.

Ecco come configurare le categorie

1. Fai clic sulla tua immagine del profilo, seleziona Impostazioni → Contabilità → Categorie 

2. Vedrai 11 gruppi di categorie predefiniti, ciascuno dei quali si baserà su una delle 11 tipologie di transazioni previste da Mastercard. Puoi modificarli in base alle categorie previste dalla tua azienda. In questo modo ci aiuterai a classificare le spese in modo automatico.

3. Fai clic sulla freccia a destra dell’icona e seleziona la tipologia, ad es. Cibo e bevande

4. Fai clic su Aggiungi categoria.

5. Compila le voci Conto (codice del conto/nominale), Nome (ad es. Cena cliente) e Codice IVA (ad es. 20%).

6. Hai ancora bisogno di aiuto? Dai un’occhiata ai nostri esempi di categorie in questo articolo.
   
   

Copiare le categorie da un conto a un altro

Se usi Pleo per più di un conto aziendale (ad es. diverse filiali), potresti voler utilizzare le stesse categorie per più account.

• Per copiare tutte le categorie da un conto esistente, fai clic sul pulsante Esporta o importa nella parte in alto a destra della pagina relativa alle categorie, poi seleziona Esporta come file. In questo modo scaricherai tutte le categorie sul tuo computer in formato .csv.

  
  

  

• Per esportare un solo gruppo di categorie, fai clic sui tre puntini che si trovano a destra di ogni gruppo di categorie e seleziona Esporta come file. In questo modo scaricherai il gruppo di categorie sul tuo computer in formato .csv:

  
  

  
  
  

• Quando passerai a un altro conto, accedi alla pagina Categorie, fai clic su Esporta o importa e poi su Aggiungi da file. Carica il file che hai esportato in precedenza:

  
  

  
  
  

Quando Pleo avrà elaborato il file, verranno aggiunte le categorie e i gruppi di categorie. Non preoccuparti se alcune categorie sono già state impostate: in fase di importazione non verranno creati duplicati.

Se è tutto corretto fai clic su “Aggiungi”. Tutte le categorie importate verranno visualizzate nell’elenco delle tue categorie.

Suggerimento: Ricordati di aggiungere manualmente i codici IVA poiché non è possibile importarli da un conto Pleo a un altro.

Categorie dei team

Hai più team che richiedono categorie diverse, alcune delle quali dovrebbero essere nascoste per altri gruppi? Ti suggeriamo di ridurre le opzioni delle categorie e di rendere visibili solo quelle strettamente necessarie per ciascun team.

In questo modo, le spese saranno più accurate e le operazioni richieste dai dipendenti saranno semplici e veloci. Ti basterà andare su Categorie, selezionare quelle che vuoi rendere disponibili per uno o più team e Voilà! Adesso i team potranno vedere solo questi gruppi di categorie.

Suggerimento: Un minor numero di categorie disponibili per ogni team significa meno errori e correzioni per te.

Fatto. E adesso?

Quando i membri del tuo team effettuano un acquisto, l’app li invita a caricare la ricevuta e a selezionare il nome della categoria. Pleo applica in automatico il codice del conto/nominale e il codice IVA. Potrai revisionarli alla pagina Esporta, dove troverai tutte le spese pronte per essere esportate nel tuo sistema contabile.

Suggerimento: assegna alle categorie nomi semplici e facili da capire, così gli utenti sapranno quale scegliere

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