Nämä ohjeet käsittelevät kategorioiden määrittämistä, joka on tärkeä osa Pleon yhdistämistä ja automatisointia kirjanpitojärjestelmääsi.

Miksi kategoriat ovat tärkeitä ?

Ensinnäkin ne vähentävät taloustiimin tekemää hallinnollista työtä hurjasti! Kun kategoriat on otettu käyttöön, työntekijät voivat valita kategorian, joka vastaa suoraan tilikarttaasi ja ennalta valittua verokoodia tietämättä edes tekevänsä niin. Kaikessa yksinkertaisuudessaan kaikki kulut ovat valmiita kirjapitojärjestelmään siirtämistä ja täsmäyttämistä varten.

Tee määritys näin:

1. Klikkaa Asetukset → Kirjanpito → Kategoriat-välilehti (kuvakaappaus tässä).

2. Sinulle esitetään 11 oletusarvoista kategoriaryhmää, jotka perustuvat 11 Mastercardin määrittämään tapahtumatyyppiin. Voit muuttaa näitä yrityksesi käyttämien kategorioiden mukaan. Kategoriaryhmät auttavat meitä luokittelemaan kuluja automaattisesti.

3. Klikkaa oikealla puolella olevaa kuvaketta ja valitse tyyppi, kuten: Ateriat ja juomat.

4. Klikkaa Lisää kategoria.

5. Täytä Tili (nimellistilin/tilin koodi), Nimi (esimerkiksi: Asiakkaan ateriat) ja Verokoodi (esim. 20 %).

6. Tarvitsetko lisää apua? Tutustu kategoriaesimerkkeihin tässä artikkelissa.
   
   

Kategorioiden kopiointi tilien välillä

Käytätkö Pleoa useissa eri toimipisteissä, tytäryhtiöissä tai maissa? Tutustu Pleon usean yksikön tarjoukseen.

Jos sinulla on useampi kuin yksi yritystili (esim. eri sivukonttorit tai tytäryhtiöt), jotka käyttävät Pleoa, saatat haluta käyttää samoja kategorioita eri tileillä.

• Jos haluat kopioida koko Kategoriat olemassa olevasta tilistä, napsauta Kategoriat-sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Vie tai Tuo -painiketta ja valitse sitten Vie tiedostona. Tämä lataa kaikki kategoriat .csv-tiedostona tietokoneellesi.

  
  

  
  
  

• Jos haluat viedä yksittäisen luokkaryhmän, napsauta yksittäisen luokkaryhmän oikealla puolella olevaa kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Vie tiedostona. Tämä lataa luokkaryhmän .csv-tiedostona tietokoneellesi:

  
  

• Kun olet siirtynyt toiselle tilille, siirry Kategoriat-sivulle, valitse Vie tai Tuo ja sitten Lisää tiedostosta. Lataa aiemmin viety tiedosto:

  
  

Kun Pleo on käsitellyt tiedoston, näet lisättävät kategoriat ja kategoriaryhmät. Älä huolehdi, jos jotkin kategoriat ovat jo olemassa toisen tilin asetuksissa - tuonti estää päällekkäisyyksien luomisen.

Jos kaikki näyttää hyvältä, napsauta 'Lisää'. Kaikki lisätyt kategoriat näkyvät kategorialuettelossasi.

Vinkki: Muista lisätä verokoodit, sillä niitä ei voi kopioida Pleo-tilien välillä.

Joukkueen kategoriat

Onko sinulla useita tiimejä, jotka vaativat erilaisia kategorioita, joista osa voi olla piilossa muilta tiimeiltä? Ehdotamme, että virtaviivaistat luokkavaihtoehtojasi ja teet vain kunkin tiimin tarvitsemat luokat näkyviksi.

Tämä lisää kulujen tarkkuutta ja helpottaa ja nopeuttaa samalla työntekijöiden toimintaa. Siirry vain kohtaan Kategoriat, valitse ne, joista haluat kunkin tiimin voivan valita, ja Voila! Joukkueet näkevät nyt vain nämä luokkaryhmät.

Vinkki: Vähemmän kategorioita kunkin tiimin käytettävissä tarkoittaa vähemmän virheitä ja korjauksia sinulle.

Valmista tuli – mitä seuraavaksi?

Kun tiimisi ostaa jotain, sovellus kehottaa heitä lataamaan kuitin ja valitsemaan kategorian nimen. Pleo käyttää taustalla automaattisesti tili-/nimelliskoodia ja verokoodia, on Vienti-sivullasi valmiina ja järjestää kirjanpitoasi.

? Vinkki: Tee kategorioiden nimistä mahdollisimman selkeät ja helposti ymmärrettävät, jotta käyttäjiesi on helppo valita oikea kategoria.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita ?

• Verokoodien määrittäminen

• Kutsu ulkoinen kirjanpitäjäsi Pleoon

• Xero-integraation määrittäminen