AI-uitgavebeoordeling

AI-uitgavebeoordelingen helpen je automatisch te bepalen of uitgaven voldoen aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf.

De functie gebruikt AI om uitgaven te markeren die mogelijk buiten het beleid vallen, waardoor je tijd bespaart, en helpt ervoor te zorgen dat uitgaven onder controle blijven. Waar nodig vraagt de functie 'AI-uitgavenbeoordelingen' de werknemer om extra context. Deze wordt vervolgens getoond aan beoordelaars en beheerders, die de definitieve beslissing nemen of de uitgave moet worden goedgekeurd of afgewezen.

De functie 'AI-uitgavenbeoordelingen' werkt zowel voor kaartaankopen als voor zelf voorgeschoten uitgaven. De functie bekijkt de beschikbare informatie over een uitgave om een oordeel te vormen, waaronder:

• Uitgavecategorie, bijvoorbeeld vluchten, maaltijden of accommodatie
• Uitgegeven bedrag
• Leverancier, inclusief het type aanschaf en de stad/het land
• Informatie over bonnetjes, inclusief de items die op het bonnetje staan vermeld
• Deelnemers
• De onkostennota

AI-uitgavebeoordelingen inschakelen

Om AI-uitgavenbeoordelingen te gebruiken, heb je het volgende nodig:

• Uitgavenrichtlijnen instellen voor je bedrijf. AI gebruikt deze richtlijnen om uitgaven te beoordelen.
• Beheerderstoegang in Pleo om je uitgavenrichtlijnen en instellingen te beheren.

Hoe gedetailleerder en specifieker je uitgavenrichtlijnen zijn, hoe nauwkeuriger het markeren door AI zal zijn.

AI-uitgavenbeoordelingen wordt ingeschakeld via de instellingen voor Uitgavenrichtlijnen:

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Ga naar Algemeen
3. Klik op AI van Pleo
4. Schakel de knop AI-uitgavebeoordelingen in

Handig om te weten: 

• De functie AI-uitgavenbeoordelingen werkt voor kaartaankopen en zelf voorgeschoten uitgaven.

Inzicht in markeringsstatussen

• OK: de uitgave voldoet aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf. Deze uitgaven kunnen snel worden goedgekeurd, vaak in bulk, wat tijd bespaart bij het beoordelen.
• Heeft aandacht nodig: de uitgave voldoet niet aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf. Deze uitgaven worden gemarkeerd om nader te worden beoordeeld en hebben mogelijk extra toelichting of goedkeuring nodig.
• Onbekend: de AI kan niet bepalen of de uitgave binnen het beleid valt, meestal omdat er onvoldoende informatie is of de richtlijn niet duidelijk genoeg is. Deze uitgaven moeten handmatig worden beoordeeld.
  

Perspectief van de werknemer

Wanneer je een uitgave indient die gemarkeerd is als Heeft aandacht nodig of Onbekend, krijg je uitleg over waarom deze is gemarkeerd. Je kunt dan:

• Meer gegevens of opmerkingen toevoegen om de uitgave te verklaren
• Aanvullende documentatie toevoegen
• De uitgave indienen voor beoordeling met de context die de beoordelaar nodig heeft

Perspectief van de beoordelaar

AI-uitgavenbeoordelingen markeert uitgaven, maar beoordelaars nemen de definitieve goedkeuringsbeslissing. Uitgaven verschijnen in je beoordelingswachtrij met:

• Duidelijke indicatoren van de status van de beoordeling
• Richtlijnen over wat er moet worden gecontroleerd (bijv.: 'Dit vliegticket is business class, maar volgens het beleid van je bedrijf is alleen economy class aanbevolen')
• De mogelijkheid om uitgaven die als OK zijn gemarkeerd in bulk goed te keuren

Beheerdersweergave van export

Op de pagina Exporteren kunnen beheerders het oordeel van AI-uitgavenbeoordelingen zien in de kolom met de naam AI-beleidsassistent. Deze oordelen helpen beheerders te begrijpen hoe uitgaven zich verhouden tot het beleid, helpen ze patronen in uitgaven buiten het beleid te herkennen en helpen ze te bepalen waar uitgavenrichtlijnen mogelijk moeten worden verduidelijkt.

Probleemoplossing bij AI-uitgavenbeoordelingen

Als uitgaven onjuist worden gemarkeerd of als overtredingen worden gemist, gebruik dan de probleemoplossingsgids om je richtlijnen aan te scherpen en de nauwkeurigheid te verbeteren.