Automatisering van financiën met Pleo

Pleo helpt handmatig financieel werk te verminderen door belangrijke stappen te automatiseren, zoals het documenteren van uitgaven, beoordelingen, terugbetalingen, abonnementen en cashmanagement.

• Uitgaven documenteren en bonnetjes verzamelen
• Verplichte velden voor uitgaven
• Beoordelingen en goedkeuringen
• AI-uitgavebeoordeling
• Terugbetalingen
• Abonnementen en leveranciersautomatisering
• Cashmanagement (Automatisch saldo toevoegen via overboekingsregels)

Uitgaven documenteren en bonnetjes verzamelen

• Herinneringen voor bonnetjes: werknemers krijgen een melding om bonnetjes toe te voegen nadat ze een uitgave hebben gedaan
  • In de web-app: klik op je profielfoto → Mijn account → Meldingen (zet herinneringen voor bonnetjes aan).
  • In de mobiele app: schakel pushnotificaties in 
• Fetch: haalt automatisch bonnetjes op uit je e-mail en koppelt ze aan uitgaven
  • Mijn account → Power-ups → Fetch inschakelen en e-mail koppelen

Verplichte velden voor uitgaven

Zorgt ervoor dat werknemers geen kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven kunnen indienen zonder de vereiste informatie (bijv. categorie of kostencentra). Dit vermindert chaos tijdens het beoordelen. Volg deze stappen om het instellen.

Beoordelingen en goedkeuringen

Lees hoe je uitgaven automatisch kunt routeren voor beoordeling op basis van:

• Team (team van werknemer)
• Labels (bijv. afdeling of project)
• Bedrijfsbeoordeling (definitieve financiële beoordeling)

AI-uitgavebeoordeling

Ontdek hoe je AI-uitgavenbeoordelingen inschakelt om automatisch uitgaven te controleren aan de hand van bedrijfsuitgavenrichtlijnen en om mogelijke problemen te signaleren. AI markeert uitgaven die buiten het beleid vallen en vraagt indien nodig om extra informatie, zodat beoordelaars zich kunnen richten op wat echt belangrijk is. Het volgende kan worden beoordeeld:

• Categorie
• Bedrag
• Bonnetje 
• Opmerkingen 

Terugbetalingen

Lees hoe je terugbetalingen inschakelt om:

• Automatische terugbetalingen in te stellen volgens een schema: goedgekeurde uitgaven worden automatisch op vaste momenten terugbetaald, zodat je werknemers niet handmatig één voor één hoeft te betalen.
• De controle te behouden met je beoordelingsinstellingen: alleen goedgekeurde uitgaven worden automatisch terugbetaald.
• Gebruik handmatige fallback wanneer nodig: beheerders kunnen uitgaven indien nodig nog steeds handmatig terugbetalen.

Abonnementen en leveranciersautomatisering

• Terugkerende leveranciers 
  • Krijg een automatisch gegenereerd overzicht van abonnementen op basis van kaartuitgaven.
  • Houd contractverlengingen bij en ontvang herinneringen wanneer een contract verlengd moet worden (alleen beschikbaar bij het Beyond-abonnement).
• Abonnementskaarten
  • Zorg voor minder handmatig boekhoudwerk door standaard boekhoudwaarden toe te passen op terugkerende uitgaven. Je kunt standaard waarden selecteren die automatisch worden toegepast op elke uitgave met die abonnementskaart, zodat de financiële afdeling niet telkens opnieuw hetzelfde type uitgave hoeft te categoriseren.

Cashmanagement (Automatisch saldo toevoegen via overboekingsregels)

Lees hoe je overboekingsregels instelt om automatisch het saldo van je Pleo-account aan te vullen op basis van:

• Een trigger voor laag saldo, of
• Een trigger voor een gepland tijdstip, of
• De gewenste wisselkoers