Projectsynchronisatie voor Business Central V2

Met Projects Sync kunnen Business Central-gebruikers projecten en projecttaken synchroniseren naar Pleo als labels, zodat jij en je werknemers projectgegevens kunnen toewijzen aan uitgaven in Pleo en het bijbehorende project, de taak en het optionele Project Line Type automatisch worden vastgelegd in Business Central tijdens het exporteren.

Configuratie van projectsynchronisatie 

Zo stel je BC-projectsynchronisatie in met Pleo:

1. Open in Business Central Set-up van Pleo-integratie
2. Open Labels configureren
3. Ga naar de sectie Projecten
4. Schakel Projecten synchroniseren in
   • Zodra dit is ingeschakeld, maakt de integratie een speciale Pleo-labelgroep voor Business Central-projecten
   • Deze labelgroep wordt gebruikt om projecten als labels beschikbaar te maken in Pleo

Goed om te weten: als alle 5 Pleo-labelgroepslots al in gebruik zijn, kan de projectsynchronisatie niet worden ingeschakeld. Verwijder eerst één gesynchroniseerde dimensie uit Labels synchroniseren en schakel daarna projectsynchronisatie opnieuw in.

Kies hoe projecten moeten worden gesynchroniseerd

Projectsynchronisatie kan op twee manieren werken. De modus wordt bepaald door het veld Standaardtaak.

Optie A (standaard): Project - Taak-modus:

In deze modus worden alle koppels van open en niet-geblokkeerde project-taakcombinaties gesynchroniseerd met Pleo-labels:

• Elk Pleo-label staat voor één Project + taak-combinatie
• Voorbeeld:
  • Project: 'J00010'
  • Taak: 'MAINT'
  • Pleo-label: 'J00010--MAINT'

Zo gebruik je deze modus:

1. Laat de configuratie van Standaardtaak leeg
2. Hiermee krijgen gebruikers de meest gedetailleerde labeloptie, maar er kunnen meer labels in Pleo worden aangemaakt

Optie B: alleen-projectmodus:

Gebruik deze modus als je voor alle projectuitgaven dezelfde taak gebruikt.

• Elk Pleo-label staat slechts voor één Project
• De taak wordt tijdens het exporteren automatisch toegevoegd vanuit de instelling Standaardtaak.
• Voorbeeld:
  • Projectlabel geselecteerd in Pleo: 'J00010'
  • Taak toegevoegd tijdens het exporteren: de geconfigureerde standaardtaak
• Als je in alle projecten dezelfde taak gebruikt, wordt het aanbevolen om een standaardtaak in te stellen. Dit vermindert het aantal labels in Pleo en maakt het voor gebruikers gemakkelijker om het juiste project te vinden

Zo gebruik je deze modus:

1. Vul Standaardtaak in
2. Kies de taak die tijdens het exporteren op alle projectuitgaven moet worden toegepast
   • Opmerking: alleen de waarde voor Projecttaaknummer is belangrijk. Je ziet mogelijk meerdere projecttaken met hetzelfde nummer maar verschillende beschrijvingen. Kies dan een van deze projecttaken.
   • Zorg ervoor dat in al je projecten een projecttaak met dit nummer bestaat, zodat deze modus correct werkt

Optioneel: standaard Project Line Type instellen:

Je kunt ook het Standaard Project Line Type definiëren.

1. Zoek in de sectie Projecten naar Standaard Project Line Type
2. Kies een van de beschikbare waarden:
   • Budget
   • Factureerbaar
   • Zowel budget als factureerbaar
3. Of laat het veld leeg

Als dit is ingesteld, wordt dit Project Line Type vastgelegd op alle geëxporteerde uitgaven met een projectlabel. Als dit leeg blijft, wordt er tijdens het exporteren geen Project Line Type toegevoegd.

Synchroniseer projecten met Pleo

Na het inschakelen en configureren van de projectsynchronisatie:

1. Klik op de pagina Labelconfiguratie op Synchroniseren met Pleo
2. De integratie synchroniseert in aanmerking komende projecten en taken met Pleo
3. De gesynchroniseerde projecten verschijnen in Pleo als labels in de speciale labelgroep Projecten
4. Zodra de synchronisatie is voltooid:
   • Gebruikers kunnen zoeken en het relevante project- of projecttaaklabel toewijzen aan uitgaven
   • Om te helpen het juiste label te selecteren, zien gebruikers zowel beschrijvingen als het aantal projecten (of project-taakcombinaties)

Goed om te weten:

• Alleen Open, niet-geblokkeerde projecten worden gesynchroniseerd
• Als een project wordt geblokkeerd of niet langer open is, wordt het label tijdens de volgende synchronisatie in Pleo gearchiveerd
• Alleen Gekoppelde projecttaken worden gesynchroniseerd
• Als een project- of taaknaam verandert in Business Central, wordt de labelnaam tijdens de volgende synchronisatie bijgewerkt
• Als een project- of taakcode verandert, wordt het oude label gearchiveerd en wordt een nieuw label gemaakt
• Bestaande uitgaven die zijn gelabeld met oude project- of taakcodes worden niet automatisch opnieuw gekoppeld