Upgrade naar de Business Central-integratie v2

Overzicht

Installatie

Verbinding

Configuratie

Exporteer een uitgave

Overzicht

Deze gids is bedoeld voor gebruikers die al gebruikmaken van de Pleo-Business Central-integratie. Als je de Pleo-Business Central-integratie nog niet gebruikt, raadpleeg dan de installatiehandleiding om Business Central te koppelen aan Pleo.

Voor een visuele handleiding kun je de onderstaande video bekijken terwijl je de geschreven stappen in dit artikel volgt:

Voordat je aan de slag gaat

Om de integratie-app te installeren en in te stellen, moet je het volgende hebben ingesteld:

De functie van Beheerder of Boekhouder in Pleo
Gebruikersmachtigingen in Business Central:
- SUPER om de integratie te installeren
- PLEOINTADMIN om de integratie te configureren en te gebruiken

Als je niet over de SUPER-machtiging beschikt, vraag dan een SUPER-gebruiker van Business Central om:

De integratie voor jou te installeren
PLEOINTADMINtoe te wijzen aan je gebruikersaccount
1. In Business Central naar Gebruikersnaam (Gebruiker > kolom Gebruikersnaam) te gaan
2. Onder Gebruikersmachtigingensets PLEOINTADMIN toe te voegen
3. Het veld Bedrijf leeg te laten om deze machtigingenset in te schakelen voor alle bedrijven (aanbevolen voor instellingen met meerdere bedrijven)
De machtiging PLEOINTADMIN te verlenen aan alle andere relevante gebruikers die de integratie gaan gebruiken

Hoe controleer je gebruikersmachtigingen in Business Central?

Ga in Business Central naar de pagina Gebruikers
Klik onder de kolom Gebruikersnaam op je gebruikersnaam
In het gedeelte Gebruikersmachtigingensets kun je machtigingensets zien die aan deze Gebruiker zijn toegewezen

Handig om te weten:

Voor multi-entity-instellingen moet je deze upgrade één keer per entiteit uitvoeren.
Houd tijdens de upgrade slechts één Business Central-tabblad geopend om ervoor te zorgen dat deze met de juiste Pleo-entiteit wordt verbonden.

Installatie

Download je boekhoudingsinstellingen vanuit Pleo

Klik in Pleo op Aan de slag
Selecteer Downloaden
Sla dit bestand veilig op voor toekomstig gebruik in de configuratiestap

Installeer de app

Ga naar de Pleo-app in Microsoft AppSource
Klik op Nu downloaden
Gebruik je Business Central-gegevens om in te loggen (indien nodig)
Selecteer de Business Central-omgeving waarin je de app wilt installeren
Opmerking: zorg ervoor dat dit overeenkomt met de omgeving die wordt gebruikt voor je bestaande integratie.
Klik op Installeer
Zodra de app is geïnstalleerd, wordt de pagina Integratie-instellingen in hetzelfde tabblad geopend

Verbinding

Om te voorkomen dat je de verkeerde entiteit koppelt, moet je slechts één Business Central-tabblad open houden

Koppel Business Central aan Pleo

Open in Business Central de Pleo-integratie-instellingen
Klik op het potloodpictogram om de instellingen te bewerken
Klik op Verbinden

Selecteer entiteit en machtiging

Selecteer de juiste Pleo-entiteit
Klik op Toestaan
Volg de instructies op het scherm
Wanneer de verbinding tot stand is gebracht, klik je op OK

Configuratie

In deze stap gebruik je de Begeleide set-up in Business Central om de nieuwe integratie te configureren.

De integratie werkt niet goed zonder deze herconfiguratie
Gebruik het instellingenbestand voor het Pleo-account dat is gedownload tijdens de installatiestap
Voltooi alle nieuwe aangepaste configuratie-instellingen

Open in Business Central de Pleo-integratie-instellingen
Zoek de Begeleide set-up
Klik op Volgende om verder te gaan
Volg de instructies
Set-up voor boekhouding
- Uitgavenlogboek
  - Wijs het uitgavenlogboek uit het gedownloade boekhoudingsinstellingenbestand toe aan het sjabloon en de batch voor uitgaven
- Pleo Wallet-(tegen)rekening
  - Wijs de Pleo Wallet-(tegen)rekening toe vanuit de gedownloade boekhoudingsinstellingen
  - Of, als je Pleo Wallet als bankrekening wilt gebruiken:
    - Selecteer 'bankrekening' als type
    - Maak en koppel een nieuwe bankrekening via het scherm Begeleide set-up
- Externe declaratierekeningen en rekeningen voor zelf voorgeschoten uitgaven van Pleo
  - Wijs rekeningen toe vanuit gedownloade boekhoudingsinstellingen (indien beschikbaar)
- Standaardrekening leverancier
  - Maak en koppel een nieuwe leveranciersrekening zoals aangegeven op het scherm Begeleide set-up
Dimensies, Pleo-teams en rekeningschema
1. Selecteer de dimensies die je wilt synchroniseren
2. Klik op Synchroniseren met Pleo
3. Koppel Pleo-teams aan een dimensie (optioneel)
  - Selecteer een dimensie die je wilt koppelen aan Pleo-teams
  - Volg de aanvullende stappen om de installatie te voltooien
4. Klik op Synchroniseren met Pleo om het Business Central-rekeningschema met Pleo te synchroniseren
Tegenrekening, belastingcodes en categorieën
1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Klik op Boekhouding
3. Ga naar Tegenrekeningen
4. Wijs de tegenrekening toe in Pleo volgens de instructies in Begeleide set-up
5. Zodra dit is voltooid, ga je naar Categorieën
6. Voor elke categorie
  - Selecteer de rekening voor elke categorie
  - Kies een belastingcode uit het keuzelijstmenu
Belangrijk: eerder gemaakte belastingcodes zijn gearchiveerd. Je moet nieuwe belastingcodes koppelen aan categorieën. Meer informatie over Belastingsynchronisatie.
Sluit de Begeleide set-up om de configuratie te voltooien

Zodra de verplichte configuratie is voltooid, kun je de optionele geavanceerde instellingen configureren. Meer informatie over geavanceerde instellingenzoals labelzichtbaarheid en beheer van leveranciers en facturen.

Goed om te weten: zorg ervoor dat de PLEOINTADMIN-machtigingenset is toegewezen aan elke gebruiker in Business Central die de integratie gaat gebruiken.