Integratie met Business Central v2 instellen

Overzicht

Belangrijkste functies van de nieuwe integratie

• Integratietype: app die is geïnstalleerd in Business Central
• Cloud en On-Premises Business Central worden ondersteund
• Exporteren
  • Pleo-uitgaven kunnen worden geëxporteerd naar Business Central als logboekitems en aankoopfacturen
  • Het exporteren van kaartuitgaven, facturen, zelf voorgeschoten uitgaven, kilometervergoedingen, terugbetalingen, persoonlijke uitgaven en alle andere uitgaven wordt ondersteund
  • Uitgavenbijlagen (bonnetjes) worden samen met de uitgavengegevens overgeschreven
• Labels synchroniseren
  • Importeer en synchroniseer dimensies uit Business Central met labels in Pleo 
  • Selecteer welke dimensiewaarden je wilt zien als labels in Pleo
• Belasting synchroniseren
  • Importeer en synchroniseer btw-instellingen uit Business Central met belastingcodes in Pleo
  • Selecteer de btw-instellingen voor de gewenste belastingcodes in Pleo
• Rekeningschema synchroniseren
  • Grootboekrekeningen en bankrekeningen uit Business Central importeren en met Pleo synchroniseren 
• Leverancierslabeling
  • Leveranciers synchroniseren tussen Pleo en Business Central
  • Wijs geëxporteerde uitgaven toe aan daadwerkelijke leveranciers in Business Central
• Overig
  • Multi-entity-ondersteuning: koppel eenvoudig elke Pleo-entiteit aan een apart bedrijf in Business Central
  • Boekhouding voor gesloten rekeningenperiode: exporteer uitgaven die bij gesloten boekhoudingsperioden horen
  • Multi-valuta. Schakel multi-valuta in Pleo in en exporteer uitgaven die in verschillende valuta zijn betaald naar Business Central

Installatie

Verbinding

Configuratie

Configuratie van logboeken en accounts

In het gedeelte Logboek instellen stel je verschillende logboeken in Business Central in die door de integratie worden gebruikt:

• Uitgavenlogboek(verplicht)
  • Alle Pleo-uitgaven worden in dit logboek vastgelegd (behalve facturen en uitgaven die zijn gekoppeld aan een leverancier).
  • Sjabloon: algemeen 

• Facturenlogboek (optioneel)

  • Gebruik dit logboek om facturen te registreren en kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven aan een leverancier te koppelen.

  • Sjabloon: inkopen

  • Je kunt hetzelfde logboek gebruiken als in het uitgavelogboek.

• Factuurbetalingenlogboek(optioneel)

  • Gebruik dit logboek voor het vastleggen van facturen en om kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven aan een leverancier te koppelen.

  • Sjabloon: betalingen 

  • Je kunt hetzelfde logboek gebruiken als in het uitgavelogboek.

In het gedeelte Account instellen stel je meerdere accounts in die door de integratie gebruikt worden:

• Pleo Wallet-rekening: om uitgaven bij te houden die zijn gedaan met je Pleo-kaarten.

  Opmerking: als je het Pleo Wallet-account als een bankrekening in Business Central wilt hebben, moet je het Pleo Wallet-rekeningtype instellen op Bankrekening en een nieuw account aanmaken

• Pleo-rekening voor zelf voorgeschoten uitgaven om zelf voorgeschoten uitgaven van werknemers bij te houden. 

  Opmerking: leer hoe je Business Central-werknemers koppelt aan Pleo-gebruikers als je zelf voorgeschoten uitgaven en declaratie-uitgaven wilt toewijzen aan een leverancier of werknemer in Business Central.

• Pleo-tegenrekening om terugbetalingen bij te houden die buiten Pleo zijn gedaan.

• Standaardrekening leverancier: deze leveranciersrekening wordt gebruikt voor alle uitgaven wanneer er geen specifieke leverancier in Pleo is opgegeven. Dit is vereist als je van plan bent de functie Pleo Invoices te gebruiken en/of als je kaartuitgaven wilt koppelen aan een leverancier in Business Central.

Boekhoudconfiguraties

Pas indien nodig de boekhoudconfiguraties van de integratie aan.

Leverancier documenteren voor kaartuitgaven

• Uitgeschakeld (standaard): kaartuitgaven worden als een enkel logboekitem in het uitgavenlogboek vastgelegd.
• Ingeschakeld: kaartuitgaven worden gekoppeld aan een leverancier.
  
  

Handig om te weten: 

• Als je deze configuratie inschakelt, moet je ervoor zorgen dat je de standaard leveranciersrekening hebt ingesteld.
• Als Inkoopfacturen ook is ingeschakeld, worden kaartuitgaven geboekt als inkoopfacturen in Business Central.

Inkoopfacturen

• Ingeschakeld (standaard): facturen en alle andere uitgaven die zijn gekoppeld aan een leverancier worden geregistreerd als inkoopfacturen.
• Uitgeschakeld: alle uitgaven (inclusief facturen) worden als logboekitems geregistreerd.

Beschrijvingsveld

Bepaalt wat er verschijnt in de velden Beschrijving en Opmerking bij geëxporteerde uitgaven in Business Central. Zo voeg je een datapunt toe aan de beschrijving:

1. Klik op het pictogram met de drie puntjes
2. Selecteer het gewenste datapunt 
3. Klik op OK
   
   

Goed om te weten: je kunt ook aangepaste tekst toevoegen (gebruik geen [ ] rond je tekst) die in alle geëxporteerde uitgaven zal verschijnen.

Code voor lokale valuta

• Automatisch toegewezen vanuit de instelling voor lokale valuta in Grootboekinstellingen.
• Bijwerken door de vereiste valutacode in te voeren (niet aanbevolen).

Sjabloon voor standaardleverancier

Kies het sjabloon voor standaardleveranciers dat wordt gebruikt voor alle leveranciers die je in Business Central vanuit Pleo aanmaakt.

Goed om te weten: stel deze configuratie in als je leveranciers wilt synchroniseren tussen Pleo en Business Central.

Belastingcodes en labels

Synchroniseer btw-instellingen met Pleo-belastingcodes

1. Ga in Business Central naar Instellingen voor Pleo-integratie
2. Ga naar Belastingcodes instellen
3. Klik op Synchroniseren met Pleo

Handig om te weten: 

• Om bepaalde btw-instellingen niet als belastingcodes in Pleo te importeren, vink je het selectievakje Tonen in Pleo uit en klik je op Synchroniseren met Pleo
• Btw-instellingen die zijn geblokkeerd of het verkoop- en volledige belastingtype hebben, worden niet gesynchroniseerd. 

Synchroniseer je dimensies met Pleo-labels

• Dimensie koppelen aan bestaande labelgroepen
  1. Ga in Business Central naar Instellingen voor Pleo-integratie
  2. Klik op Instellingen van labels
  3. Voeg de dimensies uit Business Central toe die je wilt synchroniseren met Pleo
     Opmerking: de dimensies die al bestaan als actieve labelgroepen worden automatisch vooraf geselecteerd
     
  4. Selecteer een dimensie 
  5. Klik op OK
  6. Klik op Synchroniseren met Pleo

• Zo kun je de dimensiewaarden bewerken die zijn gesynchroniseerd met Pleo:
  1. Klik naast het dimensieveld op het pictogram met de drie puntjes
     
  2. Vink het vakje In Pleo weergeven uit voor dimensiewaarden die je NIET in Pleo als labels wilt hebben
  3. Klik op Synchroniseren met Pleo

Handig om te weten: 

• Dimensies zijn gekoppeld aan labelgroepen
• Dimensiewaarden zijn gekoppeld aan labels
• Geblokkeerde of niet-standaard dimensiewaarden kunnen in Pleo niet zichtbaar worden gemaakt
• Leer hoe je Pleo-teams koppelt aan een dimensie vanuit Business Central om automatisch dimensiewaarden toe te wijzen aan uitgaven op basis van het geselecteerde team.

Leverancierslabeling

Activeer Leverancierslabeling om de synchronisatie van leveranciers tussen Business Central en Pleo mogelijk te maken, evenals de mogelijkheid om geëxporteerde uitgaven aan echte leveranciers te koppelen.

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Klik op Boekhouding
3. Selecteer Leverancierslabeling activeren 
4. Stel de Generieke leverancier in
   Opmerking: deze moet overeenkomen met het standaard leveranciersaccount dat is ingesteld voor de integratie

Goed om te weten: als je het blok Leverancierslabel activeren niet ziet:

1. Open in Business Central Set-up van Pleo-integratie
2. Onder Meer opties klik je op Acties
3. Klik op Nu leveranciers synchroniseren

Tegenrekening

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Klik op Boekhouding
3. Ga naar Tegenrekeningen
4. Selecteer je Business Central Pleo Wallet-account als de standaardvalutategenrekening

Categorieën

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Categorieën 
4. Categorieën maken
5. Voor elke categorie
   • Selecteer het relevante rekeningnummer
   • Kies een belastingcode uit het keuzelijstmenu

Exporteer een uitgave