Os orçamentos da Pleo permitem-te criar um orçamento com etiquetas para visualizares e gerires facilmente os gastos empresariais:
Criação de orçamento
Um admin ou contabilista pode criar um orçamento com uma etiqueta personalizada. Para o fazer, tens de configurar uma etiqueta para o teu orçamento primeiro. Esta etiqueta será atribuída a todos os teus gastos orçamentados e irá atualizar o teu orçamento em tempo real.
Antes de começares a criar o teu orçamento, há algumas coisas que deves ter em atenção:
Um admin terá de configurar uma nova etiqueta para o orçamento.
Não poderás utilizar uma etiqueta ativa existente.
Apenas os admins e contabilistas com acesso alargado podem criar orçamentos.
Qualquer utilizador pode ser um revisor de orçamento.
Configuração do orçamento:
Acede à página de orçamentos e clica no botão “criar orçamento”.
Introduz o nome do orçamento.
Seleciona a etiqueta para o teu orçamento.
Apenas podes selecionar uma etiqueta para cada orçamento.
Se essa etiqueta já estiver em uso num orçamento ativo , não poderá ser utilizada noutro orçamento. O orçamento ativo terá de ser encerrado antes de a etiqueta poder ser novamente utilizada. A etiqueta irá aparecer num estado desativado no menu pendente.
Escolhe o montante total do orçamento.
Está, por predefinição, configurado na moeda da empresa. Não é possível criar um orçamento numa moeda diferente.
Seleciona as datas de início e de fim (opcional) do teu orçamento e clica em “continuar”.
A data de início deve ser definida, no mínimo, como a data atual ou qualquer data futura.
Não é possível criar um orçamento recorrente. O admin/contabilista pode criar um orçamento novo no próximo período, por exemplo, no mês a seguir ao encerramento do orçamento ativo.
Seleciona os revisores do orçamento e clica no botão “criar orçamento”.
Qualquer pessoa da empresa pode ser adicionada como revisor de orçamento.
Estados de orçamentos
Existem 4 estados de orçamentos:
Próximos - orçamentos com a data de início no futuro.
Em curso - orçamentos que já começaram.
Encerram em 3 dias - orçamentos em curso que serão encerrados em breve (dentro de 3 dias).
Encerrados - orçamentos que foram encerrados por causa da data de fim ou manualmente por um admin/contabilista.
Podes filtrar os teus orçamentos com base no estado, no canto superior esquerdo da página de orçamentos.
Atualizar o orçamento
Acede à página de orçamentos e encontra o orçamento que queres editar.
Apenas os admins e contabilistas com acesso alargado podem atualizar o orçamento.
Clica nos 3 pontos no canto superior direito do orçamento e clica em “editar”.
A informação que pode ser editada depende do estado do orçamento
Orçamentos ativos - todos os detalhes podem ser editados, à exceção da etiqueta
Próximos orçamentos - todos os detalhes podem ser editados, à exceção da etiqueta
Orçamentos encerrados - podes editar o nome, o orçamento total e o revisor
A data de início não pode ser alterada para uma data passada
Encerrar o orçamento
Os orçamentos serão encerrados nas seguintes situações:
O orçamento será encerrado automaticamente na data de vencimento. Podes ver a data de vencimento na visão geral do orçamento.
O orçamento pode ser encerrado antecipadamente de forma manual.
Acede à página de orçamentos e edita o orçamento que queres encerrar.
Desliza até ao fim e clica em “encerrar orçamento antecipadamente”.
A etiqueta do orçamento é arquivada
Informação útil:
Os orçamentos não podem ser eliminados, apenas podem ser encerrados.
Uma vez que o orçamento tenha sido encerrado, não pode ser reaberto.
Visão geral do orçamento e alocação dos gastos
A visão geral do orçamento apresenta-te um resumo completo de todos os teus orçamentos passados, presentes e futuros. Cada orçamento apresenta estatísticas das despesas totais, regularizadas e pendentes. Também apresenta os revisores do orçamento, a etiqueta do orçamento, o intervalo de datas e muito mais.
Informação útil:
Os admins e os contabilistas com acesso alargado verão todos os orçamentos que foram criados. Por outro lado, os revisores do orçamento (se não forem um admin ou contabilista com acesso alargado) apenas verão os orçamentos pelos quais são responsáveis.
As despesas do cartão e por conta própria serão alocadas ao orçamento se tiverem uma etiqueta de orçamento e estiverem dentro do intervalo de datas do orçamento.
Podes remover despesas do orçamento ao remover a etiqueta da despesa e alterar a data da despesa para estar fora do intervalo do orçamento.
A barra de progresso do orçamento permanecerá verde até o orçamento ultrapassar os 100%.
Apresentamos despesas regularizadas e pendentes na visão geral do orçamento.
Despesas regularizadas = despesas regularizadas do cartão e por conta própria que foram aprovadas ou não precisam de revisão.
Despesas pendentes = despesas pendentes do cartão e por conta própria que aguardam revisão.
Eliminar/Arquivar etiquetas
Se a etiqueta tiver sido utilizada num orçamento, não pode ser eliminada. Apenas pode ser arquivada.
Se uma etiqueta ligada a um orçamento ativo for arquivada, o orçamento será automaticamente encerrado.
FAQ
Como funciona com várias entidades?
Para começar, os clientes com várias entidades terão de criar um orçamento separado para cada entidade. Os gastos de todas as entidades não podem ser consolidados.
O orçamento pode ser excedido?
Sim, não é um orçamento rigoroso. Assim que o orçamento atingir os 100%, o revisor do orçamento será notificado por e-mail. No entanto, o orçamento pode ser excedido.
O orçamento pode ser encerrado antecipadamente?
Sim, o orçamento pode ser encerrado antecipadamente por um admin/contabilista com acesso alargado. Pode escolher a ação “Encerrar orçamento antecipadamente”.
O revisor do orçamento pode editar as despesas do orçamento?
Sim, o revisor do orçamento poderá ver e editar as despesas do orçamento. Ainda não podem revê-las (aprovar, rejeitar, requer mais informação).
Os reembolsos estão incluídos no orçamento?
Sim, os reembolsos serão deduzidos do orçamento total, desde que o reembolso tenha a etiqueta do orçamento.
O orçamento pode ser criado numa moeda diferente?
Não, o orçamento apenas pode ser criado na moeda predefinida para a entidade.
Um orçamento pode ser reaberto depois de encerrado?
Não, uma vez que um orçamento tenha sido encerrado, não pode ser reaberto.
Um orçamento pode ser eliminado?
De momento, os orçamentos apenas podem ser encerrados, não podem ser eliminados.
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