Quem pode utilizar orçamentos
- Os Administradores e Controladores podem criar orçamentos para diferentes etiquetas e ver todos os orçamentos que foram criados.
- Os Responsáveis pelo Orçamento têm visibilidade sobre os gastos relativos ao seu orçamento específico e podem garantir que a sua equipa se mantenha dentro do montante atribuído.
- Os revisores podem ver como as despesas afetam o orçamento ao qual estão atribuídos, ajudando-os a tomar decisões de aprovação informadas.
- Os Consumidores podem sentir-se confiantes ao efetuar comprar, sabendo se os seus gastos se mantêm dentro das diretrizes.
Como criar um orçamento
Um administrador ou controlador pode criar um orçamento utilizando uma etiqueta personalizada. Para o fazer, tens de configurar uma etiqueta para o teu orçamento primeiro.
- Navega até Orçamentos na tua conta Pleo
- Clica em Criar orçamento
- Dá ao teu orçamento um nome claro (por exemplo, “Marketing Q4” ou “Project Phoenix”)
- Define o montante total do orçamento e o período de tempo
- Escolhe a(s) etiqueta(s) a que este orçamento se aplica
- Atribui um Responsável pelo Orçamento que será responsável por monitorizar os gastos
- Clica em Criar orçamento para ativar o teu orçamento
- Depois de criado, o orçamento começará a monitorizar automaticamente todas as despesas relevantes
Orçamentos com período fixo, contínuos ou com transição: qual escolher
Os orçamentos na Pleo ajudam-te a monitorizar os gastos dentro de um período de tempo específico. Ao criar um orçamento, escolhes um período fixo (data de início + data de fim) ou um período contínuo (apenas data de início).
Escolhe um tipo de período de orçamento
Na Pleo, podes definir orçamentos para qualquer prazo de que precises, por exemplo:
- Um mês (por exemplo, 1 de maio a 31 de maio)
- Uma janela de projeto (por exemplo, 15 de agosto a 15 de setembro)
- Um orçamento contínuo (por exemplo, 1 de janeiro sem data de fim)
Orçamentos com período fixo (data de início + data de fim)
Um orçamento com período fixo é ideal quando pretendes monitorizar os gastos durante um período de tempo definido, como por exemplo:
- Orçamentos mensais, trimestrais ou anuais
- Uma campanha, evento ou projeto com uma data de fim definida
- Um período de teste ou uma iniciativa temporária
Para criar um orçamento com período fixo, define tanto uma data de início como uma data de fim.
Orçamentos contínuos (apenas data de início)
Um orçamento contínuo é ideal quando pretendes uma visão permanente dos gastos a partir de um ponto específico no tempo, como por exemplo:
- Um orçamento de departamentos que queiras monitorizar continuamente
- Um projeto de longa duração sem data de fim definida
Para criar um orçamento contínuo, define uma data de início e deixa a data de fim em branco.
Transição e orçamentos recorrentes
Os orçamentos da Pleo não transitam e não existe nenhuma definição de transição que possas ativar. Os orçamentos também não são recorrentes, por isso, para monitorizar o mesmo orçamento no mês ou trimestre seguinte, terás de criar um novo orçamento com as novas datas.
Isso significa:
- O orçamento não utilizado não transita automaticamente para um novo período
- O excesso de gastos ou o défice não transita automaticamente para um novo período
- Cada orçamento monitoriza os gastos apenas dentro do seu próprio intervalo de datas
Como isto afeta os relatórios
Como os orçamentos não transitam, os relatórios mantêm-se claros e organizados por período:
- Cada orçamento mostra gastos vs. orçamento para esse período de tempo específico
- Quando o orçamento termina (ou é encerrado antecipadamente), deixa de monitorizar novas despesas
- Se criares um novo orçamento para o período seguinte, este surgirá como um orçamento separado, facilitando a comparação de períodos (por exemplo, Marketing T1 vs. Marketing T2)
Como monitorizar os gastos em relação ao teu orçamento
Painel de orçamentos - vê todos os teus orçamentos num só lugar, com uma divisão clara do quanto foi gasto em comparação com o que resta.
Detalhes individuais do orçamento - clica em qualquer orçamento para:
- Vê todas as despesas associadas a esse orçamento
- Vê a data de fim do orçamento
- Vê o(s) responsável(eis) pelo orçamento
- Edita o orçamento - a informação que pode ser editada depende do estado do orçamento:
- Ativos e próximos - todos os detalhes podem ser editados, à exceção da etiqueta
- Fechados - podes editar o nome, o orçamento total e o revisor
- A data de início não pode ser alterada para uma data passada
- Encerrar o orçamento mais cedo
- Descarrega as despesas associadas a este orçamento
Dicas para tirar o máximo proveito dos orçamentos
Utiliza etiquetas para monitorizar projetos - Se trabalhas em projetos de clientes, cria etiquetas para cada projeto e associa-as a orçamentos. Isto facilita a monitorização das despesas faturáveis.
Revê os orçamentos regularmente - Reserva algum tempo todas as semanas ou meses para rever os teus orçamentos com a tua equipa. Isto ajuda a detetar gastos excessivos com antecedência.
Comunica com a tua equipa - Certifica-te de que todos os que gastam em relação a um orçamento sabem da sua existência e compreendem os limites.
Ajusta conforme necessário - Se as circunstâncias mudarem, podes editar o montante ou o período de tempo do teu orçamento para refletir a nova realidade.
Perguntas frequentes
Como funciona com várias entidades?
Os clientes com várias entidades terão de criar um orçamento separado para cada entidade. Os gastos de todas as entidades não podem ser consolidados.
O orçamento pode ser excedido?
Sim, não é um orçamento rigoroso. Assim que o orçamento atingir os 100%, o revisor do orçamento será notificado por e-mail. No entanto, o orçamento pode ser excedido.
Os reembolsos estão incluídos no orçamento?
Sim, os reembolsos serão deduzidos do orçamento total, desde que o reembolso tenha a etiqueta do orçamento.
Posso eliminar um orçamento?
- Não, não podes eliminar um orçamento depois de ter sido criado. Em vez disso, podes **encerrar o orçamento** quando já não precisares dele. Isto mantém o histórico do orçamento intacto para fins de relatório, enquanto impede que sejam registadas novas despesas.
Posso reabrir um orçamento depois de o ter encerrado?
- Não, uma vez que um orçamento tenha sido fechado, não pode ser reaberto. Se precisares de monitorizar os gastos para o mesmo projeto ou equipa novamente, terás de criar um novo orçamento com um novo período de tempo.
Como removo uma despesa de um orçamento?
- Existem duas formas de remover uma despesa de um orçamento:
- Remove a etiqueta - Vai à despesa e remove a etiqueta que está ligada ao orçamento
- Altera a data da despesa - Edita a data da despesa para que fique fora do período de tempo do orçamento
Este artigo foi útil?
Isso é ótimo!
Obrigado pelo seu feedback
Lamentamos por não termos podido ajudá-lo(a)
Obrigado pelo seu feedback
Comentário enviado
Agradecemos o seu esforço e iremos tentar corrigir o artigo
