Como configurar etiquetas

Na Pleo, as etiquetas ajudam a categorizar as despesas para corresponderem aos teus dados contabilísticos. Neste artigo poderás encontrar a seguinte informação: como configurar, organizar, editar e arquivar as tuas etiquetas para manter a contabilidade correta.

Configuração de etiquetas

• Como sincronizar as tuas etiquetas com o teu sistema de contabilidade
• Como importar etiquetas de uma folha de cálculo com uma exportação de ficheiro personalizada
  
  

Gestão de etiquetas

• Como gerir grupos de etiquetas
• Como destacar um grupo de etiquetas
• Como editar etiquetas individuais
• Como arquivar ou remover etiquetas individuais

Como sincronizar as tuas etiquetas com o teu sistema de contabilidade

Muitas integrações permitem importar etiquetas diretamente do teu sistema de contabilidade. Clica na tua integração de contabilidade abaixo para veres como configurá-la.

• Integração Visma e-conomic 
• Netsuite 
• Exact Online 
• Xero
• DATEV Unternehmen Online 
• Datev KR (Serviço Buchungsdatenservice) 
• Business Central integration v2 

Como importar etiquetas de uma folha de cálculo com uma exportação de ficheiro personalizada

1. Acede às Definições na aplicação web da Pleo
2. Clica em Contabilidade
3. Acede às Etiquetas
4. Clica em Criar grupo de etiquetas
5. Escreve manualmente um nome para o grupo de etiquetas
6. Clica em Criar grupo de etiquetas > Importar > Folha de cálculo
7. Seleciona Procurar para carregar uma folha de cálculo do teu computador

Mapeia as colunas da tua folha de cálculo

Depois de carregares o ficheiro, vais precisar de mapear as colunas para garantir que os dados são apresentados corretamente na Pleo.

• Identificador da etiqueta: escolhe ter um ou dois identificadores de etiqueta por despesa. Por exemplo, um colaborador pode selecionar tanto "País" como "Código de trabalho". A Pleo sincroniza apenas as colunas que correspondam aos identificadores que definires.
• ID daetiqueta: utiliza este ID para um sistema de codificação interno ou código ERP opcional. Os colaboradores não verão este ID quando enviam uma despesa.
• Pré-visualização da etiqueta: utiliza esta secção para veres exatamente o que os colaboradores vão ver na app.

Atualiza as tuas etiquetas

Podes atualizar a tua lista de etiquetas manualmente, escrevendo novos nomes ou reimportando uma folha de cálculo atualizada.

Para reimportar etiquetas

1. Certifica-te de que os nomes das colunas da folha de cálculo correspondem exatamente ao grupo de etiquetas existente
2. Verifica que cada linha contém informações únicas para evitar erros na importação
3. Adiciona novas etiquetas à tua folha de cálculo existente e volta a carregá-la

Gerir grupos de etiquetas

1. Na Pleo, acede às Definições
2. Navega até Contabilidade
3. Acede às Etiquetas
4. Clica nos três pontos do grupo de etiquetas específico
5. Arquivar, Renomear ou Eliminar a etiqueta
   

Como destacar um grupo de etiquetas

Podes controlar como as etiquetas aparecem à tua equipa para tornar o processo de submissão mais simples. Destacar um grupo de etiquetas torna-o mais visível na app quando um colaborador submete uma despesa.

Importante: O comportamento varia consoante o tipo de despesa:

• Despesas do cartão: a etiqueta é destacada como um aviso, mas a despesa pode ser exportada sem uma.
• Despesas por conta própria: a etiqueta é obrigatória antes que o colaborador possa fazer a submissão. Usa esta opção apenas se quiseres exigir a utilização de etiquetas para pedidos de reembolso de despesas por conta própria.

1. Na Pleo, acede às Definições
2. Navega até Contabilidade
3. Acede às Etiquetas
4. Clica num grupo de etiquetas específico
5. Ativa a opção Destacar este grupo de etiquetas 
6. A app móvel irá destacar o campo em falta na despesa
   
   

   
   

Editar etiquetas individuais

Podes personalizar a apresentação de etiquetas específicas e quem as pode ver dentro de um grupo.

1. Na Pleo, acede às Definições
2. Navega até Contabilidade
3. Acede às Etiquetas
4. Clica numa etiqueta específica para a gerir
5. Edita a visibilidade para limitar quem vê a etiqueta (não disponível para equipas de entidades múltiplas e no Reino Unido):
   • Seleciona Disponibilidade para restringir a etiqueta a equipas específicas
   • Utiliza a opção Tornar etiqueta indisponível para substituir as seleções das equipas e ocultar a etiqueta para todos

Arquiva ou remove etiquetas individuais

Se uma etiqueta específica já não for necessária, podes removê-la da lista ativa.

1. Na Pleo, acede às Definições
2. Navega até Contabilidade
3. Acede às Etiquetas
4. Clica na etiqueta específica
5. Clica em Arquivar ou Remover