Revisão de despesas com IA

As Revisões de Despesas com IA ajudam-te a identificar automaticamente se as despesas cumprem as diretrizes de gastos da tua empresa.

A funcionalidade utiliza IA para sinalizar despesas que possam estar fora da política, poupando tempo e ajudando a garantir que os gastos se mantêm controlados. Quando necessário, a Revisão de despesas com IA pede ao colaborador contexto adicional. Isto é então apresentado aos revisores e admins, que tomam a decisão final sobre se a despesa deve ser aprovada ou rejeitada.

A Revisão de despesas com IA funciona tanto para compras com cartão como para despesas por conta própria. Analisa as informações disponíveis numa despesa para gerar um veredicto, incluindo:

• Categoria da despesa, por exemplo voos, refeições ou estadias
• Montante gasto
• Comerciante, incluindo o tipo de compra e cidade/país
• Informações do recibo, incluindo os itens listados no recibo
• Representantes
• A nota da despesa

Como ativar as revisões de despesas com IA

Para utilizares a Revisão de despesas com IA, precisas de:

• Configuração das diretrizes de gastos para a tua empresa. A IA utiliza estas diretrizes para avaliar as despesas.
• Acesso de administrador na Pleo para gerir as tuas diretrizes de gastos e definições.

Quanto mais detalhadas e específicas forem as tuas diretrizes de gastos, mais precisa será a sinalização da IA.

A Revisão de despesas com IA é ativada a partir das definições de Diretrizes de gastos:

1. Na Pleo, acede a Definições
2. Navega até Geral
3. Clica em IA da Pleo
4. Ativa/desativa as Revisões de Despesas com IA

Informação útil:

• A Revisão de Despesas com IA funciona para compras com cartão e despesas por conta própria.

Compreende os cenários de sinalização

• OK - A despesa está de acordo com as diretrizes de gastos da tua empresa. Estas despesas podem ser aprovadas rapidamente, muitas vezes em massa, poupando tempo durante o processo de revisão.
• Precisa de atenção - A despesa não segue as diretrizes de gastos da tua empresa. Estas despesas são sinalizadas para uma revisão mais detalhada e podem necessitar de justificação ou aprovação adicional.
• Desconhecida - A IA não consegue determinar se a despesa está no âmbito da política, geralmente por falta de informações suficientes ou porque a diretriz não é clara. Estas despesas precisam de revisão manual.
  

Perspetiva do colaborador

Ao submeteres uma despesa marcada como Precisa de atenção ou Desconhecida, receberás orientações a explicar o motivo da marcação. Podes então:

• Adicionar mais detalhes ou notas para explicar a despesa
• Anexar documentação adicional
• Submetê-la para revisão com o contexto que o teu revisor necessita

Perspetiva do revisor

A Revisão de despesas com IA sinaliza as despesas, mas os revisores tomam a decisão final de aprovação. As despesas aparecem na tua fila de revisão com:

• Indicadores claros do estado do veredito
• Orientações sobre o que verificar (por exemplo, "Este bilhete de avião é para classe executiva, mas a política da tua empresa apenas aconselha a classe económica")
• A capacidade de aprovar despesas em massa marcadas como OK

Vista de exportação de admin

Na página Exportar, os admins podem ver o veredicto da Revisão de despesas com IA na coluna denominada Assistente de IA em matéria de políticas. Com o tempo, estes veredictos podem ajudar os admins a perceber como os gastos se alinham com a política, a detetar padrões em gastos fora da política e a identificar onde as diretrizes de gastos podem precisar de esclarecimentos.

Resolução de problemas na Revisão de despesas com IA

Se as despesas estiverem sinalizadas de forma incorreta ou se houver violações não detetadas, utiliza o guia de resolução de problemas para afinar as tuas diretrizes e melhorar a precisão.