Automatização das finanças com a Pleo

A Pleo ajuda a reduzir o trabalho manual de finanças ao automatizar etapas essenciais como o registo de despesas, as revisões, os reembolsos, as subscrições e a gestão de dinheiro.

• Registo de despesas e recolha de recibos
• Campos obrigatórios para despesas
• Revisões e aprovações
• Revisão de despesas com IA
• Reembolsos
• Subscrições e automatização de fornecedores
• Gestão de dinheiro (carregamento automático via regras de transferência)

Registo de despesas e recolha de recibos

• Lembretes sobre recibos: os colaboradores são relembrados para adicionar os recibos depois de efetuarem despesas
  • Na aplicação web: clica na tua foto de perfil → A minha conta → Notificações (ativa os lembretes sobre recibos).
  • Na aplicação móvel: ativa as notificações push 
• Fetch: recolhe os recibos automaticamente dos e-mails e estabelece correspondência com as despesas
  • A minha conta → Funcionalidades especiais → Ativar Fetch e associa o teu e-mail

Campos obrigatórios para despesas

Certifica-te de que os colaboradores não podem enviar despesas do cartão e despesas por conta própria sem as informações obrigatórias (por exemplo, categoria ou centro de custo). Esta prática reduz a troca de mensagens durante a fase de revisão. Segue estes passos para concluir a configuração.

Revisões e aprovações

Descobre como encaminhar automaticamente as despesas para revisão com base nos seguintes fatores:

• Equipa (equipa do colaborador)
• Etiquetas (por exemplo, departamento ou projeto)
• Revisão de empresa (revisão financeira final)

Revisão de despesas com IA

Descobre como ativar a revisão de despesas com IA para verificar automaticamente as despesas face às diretrizes de gastos da empresa e identificar potenciais problemas. A IA sinaliza as despesas que podem estar fora das políticas e pede detalhes adicionais conforme necessário, ajudando os revisores a focarem-se no que realmente importa. Pode rever:

• Categoria
• Montante
• Recibo 
• Notas 

Reembolsos

Descobre como ativar reembolsos para:

• Configurar reembolsos automáticos segundo o agendamento: as despesas aprovadas são reembolsadas automaticamente num calendário fixo, para não teres de pagar individualmente aos colaboradores.
• Assegurar o controlo com uma configuração de revisão: apenas os gastos aprovados são reembolsados automaticamente.
• Utilizar o método manual quando necessário: os administradores podem reembolsar despesas manualmente, caso necessário.

Subscrições e automatização de fornecedores

• Vendedores recorrentes 
  • Obtém uma visão geral gerada automaticamente das subscrições com base nas despesas do cartão.
  • Monitoriza os detalhes da renovação de contratos e recebe lembretes quando um determinado contrato estiver a aproximar-se da data de renovação (apenas no plano Beyond).
• Cartões para fornecedores
  • Reduz a contabilidade manual ao aplicar valores padrão de contabilidade às despesas recorrentes. Podes definir valores padrão que serão automaticamente aplicados a cada despesa efetuada com esse cartão para fornecedores e, assim, a equipa financeira não tem de categorizar repetidamente o mesmo tipo de despesa.

Gestão de dinheiro (carregamento automático via regras de transferência)

Descobre como configurar regras de transferência para carregar automaticamente a tua conta Pleo com base nos seguintes fatores:

• Um alerta de saldo baixo, ou
• Um alerta de agendamento, ou
• Uma taxa de câmbio pretendida