Acompanhar revisões em atraso

Se a tua empresa utilizar aprovações (revisões) na Pleo, é recomendável definires internamente um SLA de aprovação (um acordo de nível de serviço) para evitar que as despesas fiquem bloqueadas para revisão. Este artigo explica como identificar revisões em atraso, perceber o que as está a bloquear e fazer o respetivo seguimento.

Acompanhar despesas que estão a aguardar revisão

Na aplicação web da Pleo, acede a Revisão e procura despesas que continuem com o estado Revisão pendente (ou o estado equivalente no teu fluxo de trabalho).

Define internamente o que significa estar "em atraso"

A Pleo não impõe um prazo universal para as revisões (por exemplo, considerar uma revisão em atraso ao fim de três dias). Normalmente, terás de definir "em atraso" de acordo com o teu próprio processo, por exemplo:

• Continua em revisão ao fim de X dias úteis
• Não está totalmente revista antes da exportação de fecho do mês

Identificar o que está a bloquear a revisão

Se as revisões estiverem frequentemente em atraso, as causas mais comuns são a configuração dos revisores, a ordem das revisões sequenciais ou ciclos relacionados com o estado "Requer mais informação".

Confirmar se estão configurados os revisores certos

Dependendo da tua configuração, as revisões podem ser configuradas em diferentes níveis:

• Revisão de equipa
• Revisão de etiquetas
• Revisão de empresa

Se uma despesa parecer bloqueada, verifica se existe:

• Um revisor em falta para a equipa ou etiqueta da despesa
• Uma definição de limites (montantes mínimos ou máximos) que esteja a encaminhar a despesa de forma diferente da esperada
• Um número insuficiente de revisores, que esteja a criar um estrangulamento

Confirmar se as revisões sequenciais estão ativadas

Se utilizares vários níveis de revisão, podes ativar as Revisões sequenciais para que as revisões de equipa ou de etiquetas sejam concluídas antes da revisão da empresa.

Com as revisões sequenciais ativadas, uma despesa só pode avançar depois de o passo anterior estar concluído. Por isso, uma revisão "em atraso" está muitas vezes bloqueada no primeiro nível.

Verificar se existem atrasos relacionados com "Requer mais informação"

Se um revisor marcar uma despesa como Requer mais informação, esta permanece pendente até o titular do cartão a atualizar e ser novamente revista.

Fazer o seguimento das revisões em atraso (processo recomendado)

1) Definir um SLA interno de aprovação

Define o que significa estar "dentro do prazo" na tua empresa. Por exemplo:

• "Os revisores de equipa ou de etiquetas aprovam as despesas no prazo de dois dias úteis"
• "Todas as despesas têm de estar totalmente revistas até ao terceiro dia útil do mês"

2) Rever e fazer o seguimento com uma frequência definida

1. Consulta Revisão diariamente (ou com a frequência que definires)
2. Para tudo o que esteja em atraso (de acordo com o teu SLA interno), faz o seguimento com:
   • O revisor atribuído (se a despesa estiver a aguardar revisão)
   • O titular do cartão (se a despesa estiver marcada como Requer mais informação)

3) Utilizar a substituição por um Administrador quando necessário

Para desbloquear os processos de fecho do mês, os Administradores podem substituir as revisões, revendo as despesas em Despesas ou Exportar.

Resolução de problemas

Não encontro a despesa em Revisão

1. Confirma se as aprovações (revisões) estão ativadas e configuradas (Revisão de equipa/etiquetas/empresa)
2. Se fores Administrador, tenta encontrar a despesa em Despesas ou Exportar

A pessoa errada está a receber o pedido de revisão

1. Verifica se a despesa tem uma etiqueta que ativa a Revisão de etiquetas
2. Verifica a equipa a que a pessoa pertence e a configuração da Revisão de equipa
3. Verifica os limites (montantes mínimos/máximos) dos revisores de equipa/empresa
4. Se as revisões sequenciais estiverem ativadas, confirma em que nível de revisão a despesa está atualmente pendente

As revisões estão sempre em atraso

• Adiciona mais revisores para reduzir os estrangulamentos
• Revê se as revisões sequenciais são necessárias para o teu fluxo de trabalho
• Alinha o teu processo de fecho do mês com os SLA internos e os lembretes recorrentes

Os revisores podem rever as próprias despesas?

Não, os revisores não podem rever as próprias despesas (incluindo os revisores de equipa e de etiquetas).

Posso reabrir uma despesa que foi revista demasiado cedo?

Sim. Um Administrador ou Controlador pode reabri-la, voltando a alterar o estado da revisão para um estado que solicite alterações (por exemplo, Requer mais informação).