Compreender as Aprovações Avançadas

As Aprovações Avançadas dão à tua empresa mais controlo sobre as despesas que exigem revisão, quem as revê e a ordem pela qual as revisões são feitas. As Aprovações Avançadas estão disponíveis para clientes nos planos Scale, Lead e Enterprise.

Este artigo aplica-se a empresas que utilizam as Aprovações Avançadas. Se a tua empresa ainda configura revisões de equipa, etiquetas ou empresa em separado, consulta antes as orientações para as Definições de Revisão existentes.

Qual é a diferença entre Revisão e Aprovações Avançadas?

• A Revisão é a ação que um revisor realiza numa despesa. Um revisor pode aprová-la, pedir mais detalhes ou recusá-la.
• As Aprovações Avançadas determinam quais são as despesas que exigem revisão, quem as revê e a ordem pela qual essas revisões são feitas.

Por exemplo, a tua empresa pode criar uma política em que uma despesa superior a 5000 € é revista primeiro pelo gestor do colaborador e depois pela equipa de Finanças.

Como funcionam as Políticas de Aprovação

Uma política de aprovação contém condições e passos de aprovação.

Condições

As condições determinam quais são as despesas que entram no fluxo de trabalho. Consoante as opções disponíveis, as condições podem basear-se em informações como o montante da despesa, o tipo de despesa, o colaborador, a equipa, a entidade, a etiqueta, o projeto, os departamentos ou os centros de custo.

Passos de aprovação

Os passos de aprovação determinam quem revê uma despesa.

Uma política pode conter um ou mais passos, como:

1. Gestor do colaborador
2. Proprietário do orçamento ou do projeto
3. Finanças

Aprovações sequenciais e paralelas

• Sequencial: um passo de aprovação tem de ser concluído antes de começar o seguinte. Utiliza esta opção quando os revisores têm de agir numa ordem definida
• Paralela: dois ou mais passos de aprovação podem estar ativos ao mesmo tempo. Utiliza esta opção quando as revisões são independentes

O que os revisores podem fazer

Quando uma despesa é atribuída a um revisor, aparece em Revisão.

O revisor pode:

• Aprovar a despesa
• Pedir mais detalhes ao consumidor
• Recusar a despesa

Depois de um revisor aprovar uma despesa, este avança para o passo obrigatório seguinte. O fluxo de trabalho fica concluído quando todos os passos de aprovação obrigatórios estiverem concluídos. Sabe mais sobre as revisões.

Mudar para Aprovações Avançadas

Quando uma empresa adere às Aprovações Avançadas, as novas políticas de aprovação substituem a lógica de Revisão de equipa, etiquetas, empresa e sequencial existente na empresa. Antes de mudar, verifica os fluxos de trabalho criados a partir da configuração existente e confirma as respetivas condições, revisores e ordem dos passos.

Passos seguintes

• Para configurar uma política, consulta Criar e gerir políticas de aprovação
• Para garantir cobertura durante ausências, consulta Adicionar revisores de substituição