Checklista för månadsslut

Stäng bokföringen snabbare genom att förebygga vanliga exporthinder, sätta en tydlig stoppdag och exportera ren data från Pleo till ditt bokföringsprogram.

1. Förhindra exporthinder

Det här är de vanligaste problemen som försenar månadsslutet. Åtgärda dem innan du flyttar något till exportkö.

1. Kontrollera saknade kvitton
   • Påminn medarbetare om ert interna sista nomineringsdatum
   • Gå igenom ert attestflöde för att säkerställa att rätt personer kan attestera i tid
   • Om det behövs kan du överväga automatisk kortfrysning för upprepade förseelser (tillgänglighet beror på plan och marknad)
2. Åtgärda saknad eller felaktig utgiftsinformation
   • Kontrollera utgifterna för rätt kategori, taggar och kommentarer
   • Om kategorier ofta är fel, se över din kategorikonfiguration så att medarbetare kan hitta rätt alternativ
   • Om det krävs, aktivera obligatoriska fält i Inställningar → Inlämningskrav
3. Granska återbetalningar och återbetalningar
   • Bekräfta ert interna bokföringssätt så att du exporterar rätt information konsekvent
4. Åtgärda utgifter utanför policy
   • Säkerställ att era policys är konfigurerade i Pleo
   • Lägg till sammanhang och lös undantag innan export så att det inte finns några öppna frågor vid stängning
5. Bekräfta att alla utbetalningar är genomförda
   • Om du använder Låsning av utgiftsdatum för ersättning av egna utlägg, bekräfta låsdatumet och kommunicera det tydligt till medarbetarna

2. Förbered för export

1. Sätt ett månatligt stoppdatum och klockslag
   • Exempel: första fredagen i månaden kl. 23:59
2. Be medarbetare slutföra sina insändningar före stoppdatumet
   • Ladda upp kvitton som saknas
   • Lägg till kommentarer, välj rätt kategori och lägg till alla obligatoriska taggar
3. Slutför alla attester och godkännanden
   • Säkerställ att attestansvariga har slutfört sina kontroller av utgifter och fakturor (beroende på era inställningar)
4. Hantera avvikelser och undantag
   • Privata utgifter
   • Utgifter utan kvitto (om det är tillåtet enligt er policy)
   • Allt som fortfarande har uppgifter som saknas
5. Flytta klara artiklar till exportkö
   • Låt artiklarna ligga kvar där tills du gör den slutgiltiga exporten

Bra att veta: Du kan inte redigera utgifter i exportkö, men du kan flytta dem tillbaka till Ej exporterade om du behöver göra ändringar.

3. Exportera till ditt bokföringsprogram

1. Exportera via integration
   • Flytta artiklar från Exportkö till Exporterat
   • Din integration mappar data till ditt bokföringsprogram baserat på din konfiguration
2. Exportera via CSV
   • Flytta artiklar från Exportkö till Exporterat
   • Ladda ner CSV-filen och kvittomappen
   • Använd ditt konfigurerade CSV-format för att minimera manuella ändringar före uppladdning

När en utgift eller faktura har Exporterats kan du inte redigera den i Pleo, så se till att allt stämmer först

4. Kontroller efter stängning

Efter bokföring i ditt bokföringsprogram:

• Stäm av saldon
• Spara en kopia av din CSV-export (om relevant)
• Registrera eventuella avstämningsjusteringar
• Notera alla undantag du hanterade så att nästa månads stäng går snabbare

5. Gör nästa månad enklare

• Ställ in en återkommande påminnelse mitt i månaden för kvittohygien.
• Kom överens om interna SLA:er med medarbetare och attestansvariga (till exempel: kvitton inskickade inom X dagar, attester slutförda senast X datum).
• Spåra återkommande problem och åtgärda grundorsakerna (till exempel: uppdatera policyer, förbättra kategoriinställningen, justera godkännanden).

FAQ

Vad händer om medarbetare lämnar in kvitton sent?

Bestäm hur du vill hantera sena inlämningar och tillämpa regeln konsekvent:

• Justera föregående period i bokföringen (journalpost)
• Bokför utgiften i nästa period

Vad händer om jag behöver återexportera?

Om du ändrar mappningar eller korrigerar Artiklar efter export kan du behöva återföra och återbokföra i ditt bokföringsprogram utifrån er interna process.