AI-gennemgang af udgifter

AI-gennemgang af udgifter hjælper dig med automatisk at identificere, om udgifterne overholder virksomhedens retningslinjer for forbrug.

Funktionen bruger AI til at markere udgifter, der muligvis er i strid med politikken, hvilket sparer dig tid og hjælper med at sikre, at forbruget forbliver på rette spor. Hvor det er nødvendigt, beder AI-gennemgang af udgifter medarbejderen om yderligere kontekst. Denne vises derefter til godkendere og administratorer, som træffer den endelige beslutning om, hvorvidt udgiften skal godkendes eller afvises.

AI-gennemgang af udgifter fungerer for både kortkøb og private udlæg. Funktionen ser på de oplysninger, der er tilgængelige for en udgift, for at generere en afgørelse, herunder:

• Udgiftskategori, for eksempel fly, måltider eller indkvartering
• forbrugt beløb
• Forhandler, inklusive type af køb og by/land
• Kvitteringsoplysninger, inklusive varer, der er angivet på kvitteringen
• Deltagere
• Udgiftsnoten

Sådan aktiverer du AI-gennemgang af udgifter

Du skal have følgende for at bruge AI-gennemgang:

• Opsatte retningslinjer for forbrug for din virksomhed. AI bruger disse retningslinjer til at vurdere udgifter.
• Administratoradgang i Pleo til administration af dine retningslinjer for forbrug og indstillinger.

Jo mere detaljerede og specifikke dine retningslinjer for forbruger, jo mere præcis vil AI-markeringen være.

AI-gennemgang af udgifter aktiveres ved hjælp af indstillingerne for retningslinjer for forbrug:

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Gå til Generelt.
3. Klik på Pleo AI.
4. Slå knappen AI-gennemgang af udgifter til/fra.

Værd at vide! 

• AI-gennemgang af udgifter fungerer for kortkøb og private udlæg.

Om markeringsscenarier

• OK – udgiften overholder virksomhedens retningslinjer for forbrug. Disse udgifter kan godkendes hurtigt, ofte som massegodkendelser, hvilket sparer tid under gennemgangen.
• Kræver opmærksomhed – udgiften overholder ikke virksomhedens retningslinjer for forbrug. Disse udgifter er markeret til nærmere gennemgang og kan kræve yderligere begrundelse eller godkendelse.
• Ukendt – AI kan ikke afgøre, om udgiften overholder retningslinjerne. Det skyldes normalt, at oplysningerne er utilstrækkelige, eller at retningslinjen ikke er klar nok. Disse udgifter skal gennemgås manuelt.
  

Medarbejderens perspektiv

Når du indsender en udgift, der er markeret som Kræver opmærksomhed eller Ukendt, modtager du vejledning med en forklaring om, hvorfor den er blevet markeret. Du kan derefter gøre følgende:

• Tilføj flere oplysninger eller noter for at forklare udgiften
• Vedhæft yderligere dokumentation
• Indsend den til gennemgang med den kontekst, din godkender har brug for

Godkenderens perspektiv

AI-gennemgang af udgifter markerer udgifter, men godkenderne træffer den endelige godkendelsesbeslutning. Udgifterne vises i din gennemgangskø med:

• Tydelige indikatorer for afgørelsens status
• Vejledning om, hvad der skal tjekkes (f.eks. "Denne flybillet er business class, men virksomhedens politik anbefaler kun økonomiklasse")
• Muligheden for at massegodkende udgifter, der er markeret som OK

Eksportvisning til administratorer

På siden Eksport kan administratorer se AI-afgørelsen om politikker i kolonnen med navnet AI-hjælp til politikker. Med tiden kan disse afgørelser hjælpe administratorer med at forstå, hvordan forbruget stemmer overens med politikken, få øje på mønstre i udgifter, der er i strid med politikken, og identificere, hvor retningslinjerne for forbrug eventuelt skal præciseres.

Fejlfinding ved hjælp af AI-gennemgang af udgifter

Hvis udgifter markeres forkert, eller hvis overtrædelser overses, kan du bruge fejlfindingsvejledningen til at finjustere dine retningslinjer og forbedre nøjagtigheden.