Fejlfinding ved hjælp af AI-gennemgang af udgifter

AI-gennemgang af udgifter samarbejder med din virksomheds retningslinjer for udgifter for automatisk at markere transaktioner, der ikke overholder reglerne. Læs mere om AI-gennemgang af udgifter og Opsætning af retningslinjer for forbrug.

I denne vejledning fokuseres der på løsning af to specifikke scenarier:

• Missede overtrædelser: Udgifter, der er markeret som OK, men som burde være blevet markeret.
• Forkerte markeringer: Udgifter, der overholder retningslinjerne, men som AI har markeret som IKKE OK.

Brug følgende trin til at forfine dine Indstillinger og sikre nøjagtige automatiserede gennemgange.

Hurtige tjek:

1. Bekræft, at du kigger på den rigtige kategori:
   • Retningslinjer for forbrug vurderes i forhold til den udgiftskategori, som gælder for transaktionen/udgiften.
   • Hvis kategorien er forkert (eller for bred), vil resultatet ofte også være forkert.
2. Kontrollér, at retningslinjen er offentliggjort og opdateret:
   • Sørg for, at der er skrevet og offentliggjort en retningslinje for kategorien.
   • Hvis du lige har redigeret retningslinjen, skal du gemme/udgive den igen (det hjælper med at sikre, at den nyeste version bruges).
3. Tjek de tilgængelige oplysninger:
   • AI kan kun vurdere, det den kan "se" i udgiftsdetaljerne. Manglende oplysninger (deltagere, kontekst, lokation osv.) kan føre til forkerte resultater.

Missede overtrædelser

Nedenfor kan du se den mest almindelige årsag til og løsning på missede overtrædelser:

• Retningslinjen for kategorien forbyder ikke adfærden: Den beskriver det, der er tilladt, men den definerer ikke, hvad der ikke er tilladt.
• Politikken er beskrivende og ikke foreskrivende: Der er ikke defineret et beløb, nogen grænser eller betingelser.
• Undtagelserne er for brede: Når der er angivet, "når det er nødvendigt", uden at nødvendigheden samtidig defineres.

Alle ovenstående missede overtrædelser kan undgås eller rettes med mere præcise retningslinjer for forbrug. For at sikre maksimal præcision og klarhed skal retningslinjerne tydeligt definere tilladte og forbudte handlinger, specifikke forbrugsgrænser og klare betingelser for brug. Se, hvordan du skriver effektive retningslinjer for forbrug.

Vildledende eller utilstrækkelige udgiftsdetaljer kan også nogle gange føre til, at en overtrædelse misses. Det kan du løse ved at opdatere retningslinjen, så den anmoder om de nødvendige oplysninger for den relevante kategori. Overvej at tilføje (eller stramme) kravene til indsendelse for:

• Noter
• Deltagere
• Kvitteringer
• Tags/omkostningscentre (hvis det er relevant)

Forkerte markeringer

Nedenfor kan du se den mest almindelige årsag til og løsning på forkerte markeringer:

• Retningslinjen er uklar eller åben for fortolkning: Den mangler definerede grænser eller betingelser.
• Retningslinjen kræver kontekst, der ikke er tilgængelig i udgiften: AI har brug for manglende kontekst, som bør defineres i retningslinjen.
• AI antager en regel: Forklaringen nævner en regel, f.eks. et beløb, der ikke findes i retningslinjen.

Alle ovenstående forkerte markeringer kan undgås eller rettes med mere præcise retningslinjer for udgifter eller yderligere krav til udgifterne. Retningslinjerne skal være tydelige for at sikre maksimal præcision og klarhed. Se, hvordan du skriver effektive retningslinjer for udgifter.

Grænsetilfælde:

• Fortolkningsproblemer i forhold til beløb/valuta: AI påstår, at noget er over en grænse, henviser til den forkerte valuta eller sammenligner valutaer, der ikke matcher hinanden.
  1. Skriv grænser med én tydelig valuta, og vær konsekvent (f.eks. altid "DKK")
  2. Hvis din politik varierer fra land til land, skal du angive det tydeligt (f.eks. "Storbritannien: X GBP, EU: Y EUR")
  3. Hvis din virksomhed tilbagebetaler i én basisvaluta, men bruger penge i flere valutaer, kan du overveje at tilføje en linje som: "Grænser gælder i den lokale valuta på købstidspunktet."
• Uoverensstemmende kategori: Transaktionen er OK i forhold til politikken for en anden kategori, men den bliver markeret her.
  1. Flyt udgiften til den korrekte kategori. 
  2. Hvis dette sker ofte, bør du overveje følgende:
     • omdøbning af kategorier for at gøre dem mere tydelige
     • opdeling af brede kategorier ("Måltider") i mere specifikke kategorier , f.eks. ("Kundemåltider", "Interne måltider", "Teamarrangementer")
     • Føj tydeligere linjer om, "Hvad denne kategori inkluderer", til retningslinjen