Om gennemgang og godkendelsesflow

Sådan fungerer gennemgange i Pleo

Afhængigt af din opsætning gælder gennemgange for:

• Kortudgifter
• Private udlæg (udlæg, der kan tilbagebetales + krav om kørselsgodtgørelse)
• Fakturaer (hvis din virksomhed bruger fakturaer i Pleo)

I Pleo kan gennemgange konfigureres på forskellige "niveauer". Du kan bruge ét niveau eller kombinere flere:

• Gennemgang på teamniveau (ledergodkendelse): En godkender godkender udgifter baseret på teammedlemskab (ofte en teamleder)
• Gennemgang baseret på tags (budgetansvarlig/projektgodkendelse): En godkender godkender udgifter baseret på tags (f.eks. afdeling, omkostningscenter, projekt, kunde)
• Gennemgang på virksomhedsniveau (Finance-godkendelse): Økonomiadministratorer gennemgår udgifter på virksomhedsniveau (ofte som det sidste trin)
• Manuel gennemgang: En bestemt godkender tildeles direkte til en udgift.

Sådan gennemgår du udgifter

Når du gennemgår en udgift, skal du vælge en af følgende handlinger:

• Godkend: Udgiften overholder reglerne fuldt ud og er komplet
• Anmod om flere detaljer: Send en besked til medarbejderen via Pleo for at bede om de manglende eller opdaterede oplysninger. En øjeblikkelig notifikation vil blive sendt til brugeren med udgifter i Pleo-appen som en påmindelse om at uploade de manglende oplysninger
• Afvis: Udgiften overholder ikke reglerne

Webappen er den hurtigste måde at arbejde dig gennem din kø på.

Sådan gennemgår du udgifter i webappen:

1. Gå til Gennemgang
2. Vælg en udgift i din gennemgangskø
3. Tjek de vigtigste oplysninger:
   • Forhandler og beløb
   • Dato og betalingstype (kort eller privat udlæg)
   • Kvittering er tilføjet
   • Alle påkrævede felter er udfyldt (for eksempel kategori, tags og noter)
4. Vælg et resultat: godkend, anmod om flere detaljer, eller afvis.

Hvis du ikke er i nærheden af din computer, kan du gennemgå udgifter i mobilappen.

Sådan gennemgår du udgifter i mobilappen:

1. Åbn Pleo-appen, og log ind.
2. Tryk på øjeikonet for at gå til din gennemgangskø. 
3. Tryk på en udgift for at få vist oplysningerne.
4. Gennemgå de vigtigste oplysninger (samme som i webappen)
5. Vælg et resultat: godkend, anmod om flere detaljer, eller afvis. 

Almindelige modeller til godkendelsesflow

De fleste virksomheder opsætter en af nedenstående godkendelsesmodeller.

Model 1: Ledergodkendelse (gennemgang på teamniveau)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at ledere godkender daglige udgifter for deres team.

Sådan ser det ud:

1. En medarbejder foretager et køb eller indsender et privat udlæg/en kørselsudgift
2. Teamgodkenderen gennemgår det indsendte (godkender eller beder om flere detaljer)
3. Hvis det indsendte bliver godkendt, fortsætter udgiften gennem din proces (f.eks. bliver den klar til tilbagebetaling og/eller eksport)

Model 2: Budgetejergodkendelse (gennemgang baseret på tags)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at godkendelser følger budgetter, projekter eller afdelinger.

Sådan ser det ud:

1. Medarbejderen føjer det korrekte tag til udgiften
2. Udgiften tildeles til den relevante tag-godkender
3. Tag-godkenderen gennemgår den

Gennemgang baseret på tags er især nyttig, når flere teams arbejder på det samme projekt, eller når udgifter skal godkendes af en person, som medarbejderen ikke refererer til. Læs mere: Sådan sætter du dine tags op

Model 3: Finance-godkendelse (gennemgang på virksomhedsniveau)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at Finance godkender udgifter centralt for at sikre overholdelse af politikker og kvaliteten af bogholderiet.

Sådan ser det ud:

1. En medarbejder foretager et køb eller indsender et privat udlæg/en kørselsudgift
2. Udvalgte Finance-administratorer godkender udgiften (eller anmoder om ændringer)

Model 4: Kombinerede godkendelser (trinvis godkendelse: team/tag → Finance)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker leder- og/eller budgetejer-kontekst og en afsluttende Finance-kontrol.

Sådan ser det ud:

1. De indsendte udgifter sendes først til gennemgang på teamniveau eller baseret på tags
2. Hvis de bliver godkendt, vil udgiften gå videre til gennemgang på virksomhedsniveau (Finance)

Aktivér Trinvis godkendelse for at håndhæve rækkefølgen (så økonomi ikke gennemgår før godkenderne på team/tag-niveau).

Sådan passer gennemgang baseret på tags ind i almindelige godkendelsesmodeller

Gennemgang baseret på tags bruges typisk, når godkendelsen afhænger af, hvad udgiften vedrører (f.eks. et projekt eller en afdeling), snarere end hvem har afholdt den.

Eksempel:

• En projektejer godkender et forbrug, der er tagget til vedkommendes projekt
• Et afdelingsleder godkender et forbrug, der er tagget til vedkommendes omkostningscenter

I modsætning til gennemgang på team kan gennemgang baseret på tags være en god løsning, når personer bruger penge på tværs af flere teams/projekter, og godkendelserne skal følge budgetejeren.

Sådan arbejder Gennemgang på teamniveau og Gennemgang baseret på tags sammen (Gennemgang baseret på tags tilsidesætter Gennemgang på teamniveau)

Hvis du bruger både Gennemgang på teamniveau og Gennemgang baseret på tags, kan Gennemgang baseret på tags tilsidesætte Gennemgang på teamniveau. I praksis betyder det følgende:

• Hvis en udgift ikke er tagget, følger den Gennemgang på teamniveau og sendes til den godkender, der er tildelt medarbejderens team
• Hvis en udgift er tagget, følger den Gennemgang baseret på tags og sendes til den godkender, der er tildelt det pågældende tag (f.eks. en budgetejer)

Sådan passer fakturaer ind i gennemgangsopsætningen

Hvis din virksomhed bruger fakturaer i Pleo, kan fakturaer følge den samme konfigurerede opsætning for gennemgang (gennemgang på team-, tag- og/eller virksomhedsniveau).

Hvis du ønsker en trinvis vejledning specifikt til fakturaer, kan du se Betaling af en leverandørfaktura

Ofte stillede spørgsmål

Kan nogen godkende sin egen udgift?

Nej. Godkendere kan ikke godkende deres egne udgifter.

Hvor vises Godkendelser?

Udgifter, der skal gennemgås, vises på fanen Gennemgang.

• Godkendere kan se fanen Gennemgang i Pleo-webappen. 
• I mobilappen er den repræsenteret af øjeikonet. 

Hvis du ikke kan se noget i din kø, er der muligvis ingen udgifter tildelt til dig i øjeblikket, eller også er du måske ikke opsat som godkender. Kontakt din Pleo-administrator for at få overblik over din virksomheds indstillinger for gennemgang.

Hvordan får godkendere besked?

Når en udgift skal gennemgås, kan godkenderne se den på fanen Gennemgang.

Pleo sender også e-mailpåmindelser og Push-notifikationer til godkendere, der har uafsluttede gennemgange, for at hjælpe dem med at holde styr på afventende opgaver.

Disse notifikationer bliver sendt om mandagen og torsdagen hver uge. Dette er en standardindstilling, som ikke kan tilpasses.

Kan administratorer tilsidesætte gennemgange?

Ja. Administratorer kan tilsidesætte gennemgange ved at gennemgå udgifter via Udgifter eller Eksport.