Optimer indstillinger for gennemgang for at undgå flaskehalse

Optimering af din gennemgangsopsætning sikrer, at udgifter og fakturaer hurtigt bliver godkendt, og det giver dit økonomiteam et overblik i realtid. Ved at fordele arbejdsbyrden og definere tydeligt ejerskab kan du fjerne godkendelsesforsinkelser i travle perioder eller under teamets ferier.

Fordel godkendelser efter gennemgangstype

Når du vælger den rigtige videresendelse, sikrer du, at dokumenter til gennemgang automatisk sendes til den rette ejer uden manuel indblanding fra administratorer.

Gennemgang på teamniveau

• Sådan undgår du flaskehalse: Godkendelser videresendes automatisk til ledere, så økonomiteamet ikke behøver at behandle hver enkelt transaktion.
• Bedste praksis:
  • Føj flere teamgodkendere til større afdelinger for at sikre dækning under fravær.
  • Brug tærskler til at springe gennemgange over for varer med lav risiko og lav værdi.
  • Hold teammedlemskaber opdateret – forkerte teams fører til forkert videresendelse til godkendere.

Gennemgang på virksomhedsniveau

• Sådan undgår du flaskehalse: Processen fungerer bedst som et sekundært undtagelseslag frem for en altomfattende løsning, hvor "Finance gennemgår alt".
• Bedste praksis:
  • Hæv de økonomiske tærskler, så gennemgang på virksomhedsniveau kun omfatter varer med høj værdi eller høj risiko, og det daglige forbrug bliver håndteret af teamlederne.
  • Sørg for, at der er tilstrækkelig dækning ved månedsafslutning og i ferieperioder.

Gennemgang baseret på tags (Advanced- og Beyond-abonnementer)

• Sådan undgår du flaskehalse: Godkendelser sendes automatisk videre til specifikke projekt- eller afdelingsindehavere baseret på de tags, som medarbejderne vælger, og det eliminerer behovet for manuel sortering hos administratorerne.

Trinvis godkendelse (Advanced- og Beyond-abonnementer)

• Sådan undgår du flaskehalse: En forudsigelig kommandovej etableres, hvor Finance kun modtager en vare, når de nødvendige kontekstuelle lederkontroller er gennemført. Det reducerer behovet for kommunikation frem og tilbage.

Værd at vide! Du kan finde trinvise instruktioner til justering af disse Indstillinger i appen i vores vejledning Konfigurer gennemgange på team-, tag- og virksomhedsniveau. Hvis du vil se, hvordan varer bevæger sig visuelt gennem systemet, kan du se vores side Om gennemgang og godkendelsesflow.

Bevar et hurtigt godkendelsesflow

1. Begræns brugen af "Mangler oplysninger"
   • Send kun en vare tilbage til en medarbejder, når det er absolut nødvendigt, da det skaber en sløjfe af forsinkelser.
2. Løs tilbagevendende problemer ved kilden
   • Hvis det samme problem konstant markeres for en udgift, kan du bede en administrator om at opdatere opsætningsreglerne i stedet for at justere udgiften fra sag til sag.
3. Hold teammedlemskaber opdateret
   • Gennemfør regelmæssigt en revision af dine teamlister i Pleo for at sikre, at medarbejdere ikke er tilknyttet forældede teams, da det medfører en forkert videresendelse til godkenderne.

Løs fastlåste godkendelser og flaskehalse

Alt venter på én enkelt godkender

Tjek dine tærskler for gennemgang på virksomhedsniveau – de kan være sat for lavt og trække for mange daglige udgifter ind i Finance-køen. Undersøg for eksempel, om en gennemgang på teamniveau er afhængig af én leder, og tilføj en sekundær godkender som backup-dækning.

Gennemgange sættes på pause under en godkenders fravær

Pleo-administratorer kan manuelt tilsidesætte fastlåste gennemgange for at holde data i bevægelse. Gå til fanerne Udgifter eller Eksport for at gennemgå og godkende de afventende varer direkte.