Om gennemgang og godkendelsesflow

Hvilke godkendelsesflow kan anvendes?

Afhængigt af din opsætning kan gennemgange gælde for:

• Kortudgifter
• Private udlæg (udlæg, der kan tilbagebetales + krav om kørselsgodtgørelse)
• Fakturaer (hvis din virksomhed bruger fakturaer i Pleo)

Sådan fungerer gennemgange i Pleo

I Pleo kan gennemgange konfigureres på forskellige "niveauer". Du kan bruge ét niveau eller kombinere flere:

• Gennemgang på teamniveau (ledergodkendelse): En godkender godkender udgifter baseret på teammedlemskab (ofte en teamleder)
• Gennemgang baseret på tags (budgetansvarlig/projektgodkendelse): En godkender godkender udgifter baseret på tags (f.eks. afdeling, omkostningscenter, projekt, kunde)
• Gennemgang på virksomhedsniveau (Finance-godkendelse): Økonomiadministratorer gennemgår udgifter på virksomhedsniveau (ofte som det sidste trin)

Almindelige modeller til godkendelsesflow

Model 1: Ledergodkendelse (gennemgang på teamniveau)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at ledere godkender daglige udgifter for deres team.

Sådan ser det ud:

1. En medarbejder foretager et køb eller indsender et privat udlæg/en kørselsudgift
2. Teamgodkenderen gennemgår det indsendte (godkender eller beder om flere detaljer)
3. Hvis det indsendte bliver godkendt, fortsætter udgiften gennem din proces (f.eks. bliver den klar til tilbagebetaling og/eller eksport)

Model 2: Budgetejergodkendelse (gennemgang baseret på tags)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at godkendelser følger budgetter, projekter eller afdelinger.

Sådan ser det ud:

1. Medarbejderen føjer det korrekte tag til udgiften
2. Udgiften tildeles til den relevante tag-godkender
3. Tag-godkenderen gennemgår den

Gennemgang baseret på tags er især nyttig, når flere teams arbejder på det samme projekt, eller når udgifter skal godkendes af en person, som medarbejderen ikke refererer til. Læs mere: Sådan sætter du dine tags op

Model 3: Finance-godkendelse (gennemgang på virksomhedsniveau)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker, at Finance godkender udgifter centralt for at sikre overholdelse af politikker og kvaliteten af bogholderiet.

Sådan ser det ud:

1. En medarbejder foretager et køb eller indsender et privat udlæg/en kørselsudgift
2. Udvalgte Finance-administratorer godkender udgiften (eller anmoder om ændringer)

Model 4: Kombinerede godkendelser (trinvis godkendelse: team/tag → Finance)

Mest velegnet til: Virksomheder, der ønsker leder- og/eller budgetejer-kontekst og en afsluttende Finance-kontrol.

Sådan ser det ud:

1. De indsendte udgifter sendes først til gennemgang på teamniveau eller baseret på tags
2. Hvis de bliver godkendt, vil udgiften gå videre til gennemgang på virksomhedsniveau (Finance)

Aktivér Trinvis godkendelse for at håndhæve rækkefølgen (så økonomi ikke gennemgår før godkenderne på team/tag-niveau).

Sådan passer gennemgang baseret på tags ind i almindelige godkendelsesmodeller

Gennemgang baseret på tags bruges typisk, når godkendelsen afhænger af, hvad udgiften vedrører (f.eks. et projekt eller en afdeling), snarere end hvem har afholdt den.

Eksempel:

• En projektejer godkender et forbrug, der er tagget til vedkommendes projekt
• Et afdelingsleder godkender et forbrug, der er tagget til vedkommendes omkostningscenter

I modsætning til gennemgang på team kan gennemgang baseret på tags være en god løsning, når personer bruger penge på tværs af flere teams/projekter, og godkendelserne skal følge budgetejeren.

Sådan arbejder Gennemgang på teamniveau og Gennemgang baseret på tags sammen (Gennemgang baseret på tags tilsidesætter Gennemgang på teamniveau)

Hvis du bruger både Gennemgang på teamniveau og Gennemgang baseret på tags, kan Gennemgang baseret på tags tilsidesætte Gennemgang på teamniveau. I praksis betyder det følgende:

• Hvis en udgift ikke er tagget, følger den Gennemgang på teamniveau og sendes til den godkender, der er tildelt medarbejderens team
• Hvis en udgift er tagget, følger den Gennemgang baseret på tags og sendes til den godkender, der er tildelt det pågældende tag (f.eks. en budgetejer)

Hvad sker der, hvis noget mangler

• Hvis en udgift ikke har de oplysninger, der er nødvendige, for at den kan blive godkendt, kan godkenderen anmode om ændringer og markere, at udgiften mangler oplysninger, i stedet for at godkende den med det samme.
• Når en godkender markerer, at udgiften mangler oplysninger, vil en øjeblikkelig notifikation blive sendt til brugeren med udgifter i Pleo-appen, som en påmindelse om at uploade de manglende oplysninger.

Sådan passer fakturaer ind i gennemgangsopsætningen

Hvis din virksomhed bruger fakturaer i Pleo, kan fakturaer følge den samme konfigurerede opsætning for gennemgang (gennemgang på team-, tag- og/eller virksomhedsniveau).

Hvis du ønsker en trinvis vejledning specifikt til fakturaer, kan du se Betaling af en leverandørfaktura

Ofte stillede spørgsmål

Kan nogen godkende sin egen udgift?

Nej. Godkendere kan ikke godkende deres egne udgifter.

Hvor vises Godkendelser?

Godkendere vil se fanen Gennemgang i Pleo. I mobilappen er den repræsenteret af øjeikonet. Udgifter, der skal gennemgås, vises på fanen Gennemgang.

Hvordan får godkendere besked?

Når en udgift skal gennemgås, kan godkenderne se den på fanen Gennemgang.

Pleo sender også e-mailpåmindelser og Push-notifikationer til godkendere, der har uafsluttede gennemgange, for at hjælpe dem med at holde styr på afventende opgaver.

Disse notifikationer bliver sendt om mandagen og torsdagen hver uge. Dette er en standardindstilling, som ikke kan tilpasses.

Kan administratorer tilsidesætte gennemgange?

Ja. Administratorer kan tilsidesætte gennemgange ved at gennemgå udgifter via Udgifter eller Eksport.