Dublerede tilbagebetalinger af udlæg

I denne artikel beskrives den advarsel om dubletter, som du evt. får vist, når du indsender et privat udlæg (tilbagebetaling) i Pleo, samt hvad du skal gøre herefter.

Hvad er advarslen om dubletter?

Når du indsender et privat udlæg, tjekker Pleo, om der allerede findes en lignende udgift.

Du kan få vist en advarsel om dubletter, når Pleo finder en anden udgift med samme:

• Udførelsesdato
• Beløb
• Forhandler

Almindelige årsager til, at du får vist denne advarsel:

• Udgiften er tidligere blevet indsendt, og du indsender den igen.
• Den samme kvittering er blevet brugt til mere end én udgift.
• To forskellige køb havde tilfældigvis samme dato, beløb og forhandler.

Du skal gøre som følger

1. Åbn advarselsoplysningerne, og gennemgå den udgift, som Pleo markerer som et muligt match.
2. Hvis der er tale om det samme køb:
   • Du skal ikke indsende det igen.
   • Hvis du allerede har indsendt det to gange, skal du slette dubletten (den, der ikke skal tilbagebetales).
3. Hvis der er tale om et andet køb:
   • Fortsæt med at indsende udlægget – klik på Indsend alligevel.
   • Tilføj en kort note i udgiftsbeskrivelsen, hvor du forklarer, hvorfor der ikke er tale om en dublet, f.eks. "Separat køb hos samme forhandler".
   • Hvis du indsender udgiften alligevel, vil Pleo vise en informationsbesked på udgiften (både til medarbejder og godkender), som angiver, at der muligvis er tale om en dublet, og den bliver knyttet til den oprindelige udgift.

Sådan undgår du dubletter

• Indsend kun hver enkelt kvittering én gang.
• Hvis du har brug for at foretage ændringer, så rediger den eksisterende udgift i stedet for at oprette en ny.
• Hvis du har betalt med kontanter og senere også betalt for den samme vare med kort, skal du kun indsende den betalingsmetode, der skal tilbagebetales.