Påmindelser om manglende kvitteringer

I denne artikel beskrives følgende: hvad "påmindelser om manglende kvittering" er, hvilke notifikationer Pleo sender, og hvad du kan (og ikke kan) konfigurere. Dermed kan du mindske jagten på kvitteringer og sørge for, at udgifter er klar til eksport.

Hvad er "påmindelser om manglende kvitteringer"

Påmindelser om manglende kvitteringer er notifikationer, som Pleo sender for at hjælpe brugere med udgifter med at tilføje kvitteringer og færdiggøre udgifter – dermed er udgifterne altid er klar til eksport, og du bruger mindre tid på at jagte kvitteringer.

• En udgift mangler en kvittering, og
• Brugeren med udgifter mangler stadig at gennemføre udgiften.

To beslægtede begreber forveksles ofte:

• Kvitteringspåmindelser (små puf til brugeren med udgifter): påmindelser, der hjælper brugeren med udgifter med at uploade en kvittering og færdiggøre udgiften.
• Automatisk kortspærring (også kaldet Kortgrænser ved kvitteringer): en valgfri virksomhedsindstilling, der kan spærre kort, hvis nogen mangler for mange kvitteringer i for lang tid (med påmindelser før spærringen).

Hvem modtager hvilke notifikationer

Medarbejdere (brugere med udgifter) kan modtage mobile push-notifikationer (den mest pålidelige kanal) eller e-mailnotifikationer. Administratorer og bogholdere kan modtage ugentlige opsummerings-e-mails for at hjælpe med opfølgning på manglende kvitteringer i hele virksomheden.

Følg disse trin for at konfigurere en medarbejders notifikationspræferencer:

1. I Pleo-webappen skal du gå til Konto.
2. Klik på Notifikationer.
3. Slå de relevante notifikationstyper til eller fra.

Sådan fungerer automatisk kortspærring (kortgrænser ved kvitteringer)

Hvis din virksomhed aktiverer Automatisk kortspærring, overvåger Pleo manglende kvitteringer pr. bruger med udgifter ved hjælp af to virksomhedsindstillinger:

• Kvitteringstærskel (X): hvor mange udgifter der er tilladt uden kvittering.
• Fristperiode (Y dage): hvor længe man kan være over tærskel, før kortet spærres.

Sådan fungerer det:

• Når en bruger med udgifter når tærsklen, starter fristperioden.
• Pleo sender påmindelsesnotifikationer, før et kort bliver spærret (timingen afhænger af din virksomheds opsætning).
• Hvis brugeren med udgifter stadig er over tærsklen, når fristen udløber, bliver vedkommendes kort automatisk spærret.
• Hvis der uploades kvitteringer for at komme under tærsklen, bliver spærringen af kortene automatisk ophævet.

Administratorer kan konfigurere dette i webappen under Indstillinger → Udgifter → Automatisk kortspærring/Kortgrænser ved kvitteringer.

Fejlfinding: Påmindelser modtages ikke

Tjek de mest almindelige årsager, hvis påmindelser ikke kommer igennem:

• Push-notifikationer: Bekræft, at notifikationer er aktiveret både i Pleo-appen og i telefonens operativsystemindstillinger.
• E-mail: Tjek spam-/karantænemapper, og bekræft, at brugerens e-mail er verificeret i Pleo.