Spær automatisk kort, når der mangler kvitteringer

Spær automatisk medarbejderkort, når der mangler kvitteringer, så dit team fortsat overholder reglerne, og du kan lukke regnskabet til tiden uden manuel opfølgning.

Sådan fungerer automatisk kortspærring

Automatisk kortspærring (også kaldet kortgrænser ved kvittering) er en politik på virksomhedsniveau, der begrænser en medarbejders brug af kortet, hvis vedkommende mangler for mange kvitteringer i for lang tid. Den er baseret på to regler:

• Tærskel for manglende kvitteringer (X): Hvor mange udgifter må mangle en kvittering på samme tid (for eksempel 3)
• Tidsfrist (Y): Hvor mange dage medarbejderen har til at uploade kvitteringer, før vedkommendes kort automatisk spærres (for eksempel 3 dage)

Hvad sker der, når tærsklen er nået?

1. Når en medarbejder har X eller flere udgifter uden kvitteringer, starter tidsfristen (Y dage)
2. Inden for tidsfristen kan medarbejderen stadig bruge kortet og vil få påmindelser om at uploade kvitteringer
3. Hvis medarbejderen stadig er over tærsklen, når tidsfrist udløber, bliver vedkommendes kort automatisk spærret
4. Så snart medarbejderen uploader nok kvitteringer til at komme under tærsklen, bliver spærringen af vedkommendes kort automatisk ophævet

Standardindstillinger, tilpasning og tilsidesættelser

Som standard:

• Tærskel: 3 manglende kvitteringer
• Tidsfrist: 3 dage (minimumfrist)

Hvis du vil ændre disse Indstillinger (eller angive undtagelser), skal du kontakte Pleo-support eller din Pleo Customer Success Manager. De kan:

• Justere tærsklen og tidsfristen for hele virksomheden
• Angive medarbejderspecifikke tilsidesættelser (for eksempel en brugerdefineret tærskel eller forlænget tidsfrist)
• undtage specifikke medarbejdere fra automatisk kortspærring

Hvilke kort er berørt?

• Berørt: medarbejdernes fysiske og virtuelle kort
• Ikke berørt: leverandørkort

Notifikationer, som medarbejdere modtager

Medarbejdere modtager:

• Push-notifikationer på mobil før spærringen (f.eks. 48 timer og 24 timer før)
• En meddelelse i appen med et link til deres manglende kvitteringer

Fejlfinding

Jeg er administrator. Hvorfor får jeg en fejl, når jeg forsøger at ophæve spærringen af kortet?

Administratorer kan ikke manuelt ophæve spærringen af kort, der er spærret af Automatisk kortspærring. For at ophæve spærringen skal medarbejderen tilføje nok kvitteringer til at komme under tærsklen (eller du kan anmode om en tilsidesættelse via support/din CSM).

Tæller tidligere udgifter med i tærsklen?

Nej. Optællingen begynder, når Automatisk kortspærring aktiveres for din virksomhed. Udgifter, der er foretaget før aktiveringen, tæller ikke med.

Tæller eksporterede udgifter uden kvitteringer med?

Nej. Eksporterede udgifter, der mangler kvitteringer, tæller ikke med i tærsklen for automatisk kortspærring.