Spær automatisk kort, når der mangler kvitteringer

Spær automatisk medarbejderkort, når der mangler kvitteringer, så dit team forbliver compliant uden manuel opfølgning. Automatisk kortspærring begrænser kun brugen af kortet efter en frist, der kan konfigureres – og ophæver automatisk spærringen, når der tilføjes kvitteringer.

Hvad er automatisk kortspærring?

Automatisk kortspærring er en valgfri indstilling på virksomhedsniveau, der automatisk spærrer en medarbejders Pleo-kort, hvis vedkommende mangler at angive for mange kvitteringer i for lang tid.

Du kan konfigurere følgende:

• Tærskel for manglende kvittering (X): Hvor mange udgifter der må mangle en kvittering.
• Frist (Y): Hvor længe en medarbejder må vente med at uploade kvitteringer, efter at tærsklen er nået.

Sådan fungerer det

1. Tærsklen er nået – når en medarbejder har X eller flere udgifter uden kvitteringer, starter fristen (Y dage)
2. Påmindelser, indtil tidsfristen udløber – før en spærring modtager medarbejderen påmindelser om at uploade kvitteringer.
3. Automatisk spærring – hvis medarbejderen stadig er over tærsklen, når fristen udløber, bliver vedkommendes kort automatisk spærret.
4. Automatisk ophævelse af spærring – når medarbejderen uploader kvitteringer og kommer under tærsklen, bliver spærringen af vedkommendes kort automatisk ophævet.

Standardindstillinger og tilpasning

Som standard:

• Tærskel: 3 manglende kvitteringer
• Tidsfrist: 3 dage (minimumfrist)

Begge værdier kan tilpasses for din virksomhed. Det er også muligt at:

• angive medarbejderspecifikke tilsidesættelser
• undtage specifikke medarbejdere fra automatisk kortspærring

Hvilke kort er berørt?

• Berørt: medarbejdernes fysiske og virtuelle kort
• Ikke berørt: leverandørkort

Hvilke notifikationer bliver sendt

Medarbejdere modtager:

• Mobile push-notifikationer før spærringen (f.eks. 48 timer og 24 timer før)
• En appmeddelelse med et link til den manglende kvittering

Almindelige spørgsmål

Kan medarbejderne bruge penge, før tidsfristen udløber? Ja. Medarbejdere kan fortsat bruge penge indtil tidsfristen udløber. Kort bliver først spærret ,når tidsfristen udløber, og hvis tærsklen stadig er overskredet.

Tæller tidligere udgifter med i tidsfristen? Nej. Optællingen begynder når Automatisk kortspærring aktiveres for din virksomhed. Udgifter, der er foretaget før aktiveringen, tæller ikke med.

Tæller eksporterede udgifter uden kvitteringer med? Nej. Eksporterede udgifter, der mangler kvitteringer, tæller ikke med i tærsklen for automatisk kortspærring.