Abonnement og kontrakter

I denne artikel beskrives følgende:

• Fakturalinjer (hvad hver enkelt opkrævning betyder)
• Cashback (hvordan den beregnes og udbetales)
• Faktiske brugere vs. forpligtede brugerkonti
• Betalingsvilkår (hvordan abonnementet genereres, og hvad der sker, hvis betalingen for abonnementet er forfalden)
• Moms (hvad der påvirker den, og hvad du skal gøre, hvis den ser forkert ud)
• Fornyelser og kontraktændringer (hvad der er muligt i løbet af perioden vs. ved fornyelse)

  
  

Forklaring af Pleo-fakturaer (hvad hver enkelt linje betyder)

Hvad er en Pleo-faktura:

En Pleo-faktura er det dokument, der viser, hvad din virksomhed bliver opkrævet for i en given faktureringsperiode (månedlig eller årlig). Den inkluderer typisk:

• Fakturanummer, udstedelsesdato, forfaldsdato
• "Fakturer til" (din virksomheds faktureringsoplysninger) og den juridiske Pleo-enhed + moms-id
• En liste over linjeposter (hver enkelt linje er et produkt, et tillæg eller et gebyr baseret på brug)
• Subtotal, moms (hvis det er relevant) og et totalbeløb til betaling

Almindelige linjeposter, du kan få vist

– Abonnementsgebyr

Vises ofte som navnet på dit abonnement (f.eks. "Essential", "Advanced", "Beyond", "Business …") for en defineret serviceperiode.

• Det betyder det: grundabonnementet for at bruge Pleo i den pågældende periode.
• Sådan faktureres det: månedligt eller årligt, afhængigt af hvad du har købt.

– Opkrævninger for "ekstra brugere"/brugere

Vises ofte som "Ekstra brugere" og er nogle gange opdelt i niveauer eller intervaller.

• Det betyder det: brugere (typisk kortbrugere) ud over dem, der er inkluderet i dit abonnement, eller ud over dine forpligtede brugerkonti.
• Hvorfor det kan vises som flere underlinjer: Fakturaer kan vise prisniveauer (f.eks. "Første 10", "Næste 11 til 30" osv.), afhængigt af din kontrakt.
• Forholdsmæssig beregning kan anvendes: Hvis der tilføjes brugere midt i en periode, kan opkrævningerne kun afspejle de resterende dage i perioden (og nogle gange med en medregningskredit for tidligere beregninger).

– "Cashback-berettiget"

Vises nogle gange som en linje med værdien nul.

• Det betyder det: Dit abonnement omfatter cashback-berettigelse for den viste periode.
• Hvorfor beløbet kan være 0: Cashback udbetales typisk separat til din Pleo Wallet og reducerer muligvis ikke fakturatotalen linje for linje.

– Brugsbaserede servicegebyrer (eksempler)

Afhængigt af dit abonnement, og hvordan du bruger produktet, kan du se brugsgebyrer som f.eks.:

• Tilbagebetalinger (administrationsgebyr, når tilbagebetalinger udbetales via Pleo)
• Fakturabetalinger (et gebyr pr. fakturabetaling, hvis det er inkluderet i dit abonnement/din kontrakt)
• Andre tillæg eller ydelser, du har købt (f.eks. implementerings-/onboardingydelser)

Hvis din faktura indeholder både opkrævninger og kreditter/tilbageførsler, betyder det som regel, at systemet har genberegnet fakturaen efter en ændring (f.eks. ændret antal brugere midt i en periode) og anvendt forholdsmæssig beregning.

Hvorfor du kan se kreditter, tilbageførsler eller flere fakturaer på omtrent samme tidspunkt

Nogle almindelige årsager:

• Forholdsmæssig beregning efter ændringer: Hvis brugere tilføjes midt i en periode, kan der blive oprettet en forholdsmæssig opkrævning. Hvis kontoen senere konsolideres, kan du se en kredit for ubrugt tid plus en ny opkrævning for den opdaterede resterende periode.
• Korrigering via kreditnota: hvis noget på en allerede udstedt faktura skal ændres, bliver det korrigeret, ved at der udstedes en kreditnota (som udligner den oprindelige faktura), og derefter udstedes den korrigerede faktura.

Fejlfindingstjekliste (hvad du skal indsamle for at få support)

Hvis du kontakter support om en faktura, skal du inkludere:

• Fakturanumre og eventuelle tilknyttede kreditnotanumre
• Den periode, der er angivet på fakturalinjerne
• Det aktuelle antal brugere og ændringen (tilføjede/fjernede brugere, abonnementsændring, fornyelse)

Cashback: sådan beregnes den

Hvad er cashback?

Cashback er en fordel, hvor kvalificerede kunder får en procentdel tilbage af det kvalificerede Pleo-kortforbrug.

Den grundlæggende beregning

Cashback beregnes som:

Kvalificeret afregnet kortforbrug × cashbacksats

Typiske eksempler:

• 0,5 % på nogle abonnementer (f.eks. Essential)
• 1,0 % på nogle abonnementer (f.eks. Advanced)

Hvilket forbrug tæller (og hvad gør ikke)

Cashback beregnes på Pleo-korttransaktioner.

• Inkluderet: kvalificeret kortforbrug, der er blevet afregnet
• Ekskluderet: forbrug på Fakturaer, tilbagebetalinger og lignende produkter, der ikke er kortprodukter

Tidspunkt: afregnede transaktioner og udbetaling

• Cashback beregnes på baggrund af transaktioner, der er blevet afregnet i den relevante periode.
• Afventende transaktioner, der afregnes senere, tælles med i den næste periode.
• Cashback for måned N bliver typisk udbetalt i måned N+1 (indbetalt på Pleo Wallet/saldo).

Grænse: Cashback er begrænset til dit abonnementsgebyr (for begrænset cashback)

I forbindelse med begrænset cashback er cashback-beløbet begrænset til dit Pleo-abonnementsgebyr (SaaS) for den relevante periode. Det betyder følgende:

• Hvis din beregnede cashback er under grænsen → modtager du den beregnede cashback.
• Hvis din beregnede cashback er over grænsen → modtager du cashback op til grænsen.

Nogle kunder kan have vilkår om "ubegrænset cashback" (typisk med minimumforpligtelser på forbrug). I så fald er det ordlyden i kontrakten/ordreformularen, der bestemmer beregning og udbetalingstidspunkt.

Faktiske brugere vs. brugerkonti

Definitioner

• Faktiske brugere: det antal brugere, der aktuelt er aktive på din Pleo-konto (f.eks. brugere, der kan anvende et kort, afhængigt af din opsætning).
• Brugerkonti (forpligtede brugerkonti): det antal brugere, du har købt/forpligtet dig til i dit abonnement.

Hvorfor de kan være forskellige

Med fakturering baseret på brugerkonti kan det fakturerede antal afspejle din forpligtelse (eller det højeste antal fakturerbare brugere i en periode), selvom du senere fjerner brugere.

• Hvis du tilføjer brugere ud over din forpligtelse, kan du blive opkrævet for stigningen (ofte forholdsmæssigt for den resterende periode), og det kan blive din nye forpligtelse for resten af perioden.
• Hvis du på et senere tidspunkt sletter brugere, falder antallet af “faktiske brugere”, men dine fakturerede brugere kan forblive uændrede indtil fornyelsen, afhængigt af dine kontraktvilkår.

Praktiske eksempler

• Hvis du har en forpligtelse på 20 brugerkonti og tilføjer brugere op til 20 → er der ingen ekstra gebyrer for brugerkonti (du er inden for forpligtelsen).
• Hvis du Tilføj en 21. bruger → kan du blive faktureret for den ekstra brugerkonto (og den kan blive en del af dine forpligtede brugerkonti i resten af perioden).
• Hvis du senere går ned til 18 faktiske brugere → kan du stadig blive faktureret for det forpligtede antal brugerkonti indtil fornyelsen.

Betalingsvilkår og den måde en betaling genereres på

Hvor betalingsvilkår kommer fra

Betalingsvilkår (f.eks “forfalder ved kvittering”, “netto 14”, “netto 30”) bestemmes af:

• din ordreformular/kontrakt og/eller
• Selve fakturaen (som viser forfaldsdatoen)

Hvordan fakturaer genereres

Fakturaer genereres typisk automatisk baseret på:

• Startdatoen/fornyelsesdatoen for dit abonnement
• Faktureringshyppigheden (månedlig vs. årlig)
• Ændringer i perioden, der påvirker opkrævninger (f.eks. tilføjede brugere, aktiverede betalte tillæg)

Hvad der sker, hvis betalingen mislykkes eller er forfalden

Hvis en faktura forbliver ubetalt efter dens forfaldsdato, kan der ifølge aftalen og den gældende politik iværksættes opfølgning og tages skridt til inddrivelse. Hvis du mener, at en betaling blev overset på grund af problemer med faktureringsoplysninger eller Betalingsmetode, skal du kontakte support og oplyse fakturanummeret.

Momsstatus og påkrævet dokumentation

Hvad der afgør, om der opkræves moms

Om der opkræves moms på din faktura afhænger af:

• Landet, hvor du driver virksomhed
• Om du har et gyldigt moms-id (når det er relevant)
• Momsreglerne for den Pleo-enhed, der udsteder fakturaen, og den leverede tjeneste

Almindelig dokumentation, som kunder kan blive bedt om

Afhængigt af din situation kan du blive bedt om at oplyse:

• Moms-id (og i nogle jurisdiktioner bekræftelse på, at moms-id'et er gyldigt til transaktioner på tværs af landegrænser)
• Dokumentation af virksomhedsregistrering (til at bekræfte oplysninger om den juridiske enhed)
• I nogle tilfælde et certifikat for skattepligtigt hjemsted (f.eks. til at understøtte procedurer i forbindelse med dobbeltbeskatningsoverenskomster)

Hvis din momsbehandling ser forkert ud

Hvis du mener, at moms burde være med omvendt betalingspligt eller ikke bør anvendes:

• Kontrollér, at dine faktureringsoplysninger og dit moms-id er indtastet korrekt.
• Sørg for, at moms-id'et er gyldigt for den relevante ordning (f.eks. gyldigt i det relevante valideringssystem, hvor det er påkrævet).
• Kontakt support med fakturanummeret og dine momsoplysninger klar til gennemgang.

Kontraktfornyelse og ændringer: hvad er muligt, og hvornår

Grundlæggende oplysninger om fornyelse

De fleste abonnementer har en indledende periode (ofte 12 måneder) og kan fornys automatisk, medmindre de opsiges på forhånd i henhold til kontrakten/ordreformularen.

Det ændres typisk midt i perioden vs. ved fornyelse

I mange tilfælde:

• Midt i perioden (i en aktiv periode):
  • Det er som regel muligt at tilføje brugere/brugerkonti (og de kan blive faktureret/fordelt forholdsmæssigt).
  • Visse ændringer (f.eks. nedgradering, reduktion af forpligtelse) kan være begrænset til fornyelsen.
• Ved fornyelsen:
  • Abonnementsændringer, prisændringer og ændringer af kontraktvilkår håndteres typisk ved fornyelse.

Ændring af kontraktvilkår

Kontraktændringer (f.eks. særlige betalingsvilkår, kommercielle ændringer af tillæg, undtagelser fra automatisk fornyelse) kræver generelt en skriftlig tilføjelse/opdateret ordreformular.

Hvornår du skal kontakte Pleo

Kontakt support/din Pleo-kontakt, hvis du vil:

• opsige fornyelsen (tjek dit opsigelsesvarsel)
• ændre faktureringshyppighed (månedlig vs. årlig) ved fornyelsen
• anmode om en kontraktændring (betalingsvilkår, ændringer af tillæg, særlige betingelser)

De mest pålidelige henvisninger ved kundespecifikke spørgsmål er: (1) kundens ordreformular og (2) de relevante fakturaer og kreditnotaer.