Ausgaben-Review mit KI

Mithilfe von Ausgaben-Reviews mit KI können Sie automatisch feststellen, ob Ausgaben den Ausgaberichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.

Die Funktion nutzt KI, um Ausgaben zu kennzeichnen, die möglicherweise nicht den Richtlinien entsprechen, wodurch Sie Zeit sparen und sicherstellen können, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben. Falls nötig, werden Mitarbeiter:innen über die Ausgaben-Review mit KI aufgefordert, zusätzliche Angaben zu machen. Diese werden dann den Reviewer:innen und Admins, die schließlich über die Genehmigung oder Ablehnung der Ausgabe entscheiden, angezeigt.

Der Ausgaben-Review mit KI funktioniert sowohl für Kartenkäufe als auch für Privatauslagen. Er berücksichtigt für das Ergebnis die zu einer Ausgabe verfügbaren Informationen, einschließlich folgender Punkte:

• Ausgabenkategorie, zum Beispiel Flüge, Mahlzeiten oder Unterbringung
• Ausgegebener Betrag
• Händler:innen, einschließlich Art des Kaufs und Stadt/Land
• Beleginformationen, einschließlich der auf dem Beleg aufgeführten Positionen
• Teilnehmer:innen
• Die Notiz zur Ausgabe

So aktivieren Sie die Ausgaben-Reviews mit KI

Um den Ausgaben-Review mit KI zu verwenden, benötigen Sie Folgendes:

• Einrichten von Ausgaberichtlinien für Ihr Unternehmen. Die KI verwendet diese Richtlinien, um Ausgaben zu bewerten.
• Admin-Zugang in Pleo, um Ihre Ausgaberichtlinien und Einstellungen zu verwalten.

Je detaillierter und spezifischer Ihre Ausgaberichtlinien sind, desto genauer ist die KI-Kennzeichnung.

Der Ausgaben-Review mit KI wird in den Einstellungen für Ausgaberichtlinien aktiviert:

1. Rufen Sie in Pleo die Einstellungen auf.
2. Navigieren Sie zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf Pleo-KI.
4. Schalten Sie den Schalter Ausgabenüberprüfungen mit KI um.

Gut zu wissen: 

• Ausgaben-Reviews mit KI funktionieren für Kartenkäufe und Privatauslagen.

Kennzeichnungsszenarien verstehen

• OK: Die Ausgabe entspricht den Ausgaberichtlinien Ihres Unternehmens. Diese Ausgaben können schnell und oft in großen Mengen genehmigt werden, was Zeit während des Überprüfungsprozesses spart.
• Erfordert Aufmerksamkeit: Die Ausgabe entspricht nicht den Ausgaberichtlinien Ihres Unternehmens. Diese Ausgaben werden zur genaueren Prüfung gekennzeichnet und erfordern unter Umständen eine zusätzliche Begründung oder Genehmigung.
• Unbekannt: Die KI kann nicht feststellen, ob die Ausgabe richtlinienkonform ist, in der Regel weil nicht genügend Informationen vorliegen oder die Richtlinie nicht eindeutig formuliert ist. Diese Ausgaben müssen manuell überprüft werden.
  

Perspektive der Mitarbeiter:in

Wenn Sie eine Ausgabe einreichen, die als Erfordert Aufmerksamkeit oder Unbekannt gekennzeichnet ist, erhalten Sie eine Erklärung, warum sie gekennzeichnet wurde. Sie können dann:

• weitere Details oder Notizen hinzufügen, um die Ausgabe zu erklären
• zusätzliche Dokumente anhängen
• die Ausgabe zur Überprüfung mit den für Ihre:n Reviewer:in erforderlichen Informationen einreichen

Perspektive des:der Reviewers:Reviewer:in

Der Ausgaben-Review mit KI kennzeichnet Ausgaben, aber die Reviewer:innen treffen die endgültige Genehmigungsentscheidung. Ausgaben werden in Ihrer Überprüfungswarteschlange wie folgt angezeigt:

• Eindeutige Indikatoren für den Status des Urteils
• Hinweise zu den zu überprüfenden Punkten (z. B. „Dieses Flugticket ist für die Business Class, aber Ihre Unternehmensrichtlinien schreiben nur die Economy Class vor“)
• Die Möglichkeit, als „OK“ gekennzeichnete Ausgaben gesammelt zu genehmigen

Admin-Exportansicht

Auf der Seite „Exportieren“ können Admins das Ergebnis des Ausgaben-Reviews mit KI in der Spalte mit der Bezeichnung KI-Richtlinienhelfer sehen. Mit diesen Ergebnissen können Admins im Laufe der Zeit nachvollziehen, wie gut die Ausgaben mit den Richtlinien übereinstimmen, Muster bei nicht richtlinienkonformen Ausgaben erkennen und feststellen, wo Ausgaberichtlinien möglicherweise präziser formuliert werden müssen.

Fehlerbehebung beim Ausgaben-Review mit KI

Wenn Ausgaben falsch gekennzeichnet werden oder Verstöße übersehen werden, können Sie Ihre Richtlinien mit der Anleitung zur Fehlerbehebung verfeinern und die Genauigkeit verbessern.