Fehlerbehebung beim Ausgaben-Review mit KI

Mit Ausgaben-Reviews mit KI arbeiten Sie mit den Ausgaberichtlinien Ihres Unternehmens zusammen, um automatisch nicht konforme Transaktionen zu kennzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Review mit KI und Ausgaberichtlinien festlegen.

In diesem Leitfaden liegt der Schwerpunkt auf der Lösung von zwei spezifischen Szenarien:

• Übersehene Verstöße: Ausgaben, die als OK markiert wurden, aber hätten beanstandet werden müssen
• Falsche Markierungen: Konforme Ausgaben, die von der KI als NICHT OK gekennzeichnet wurden

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Richtlinieneinstellungen zu verfeinern und genaue automatisierte Überprüfen zu gewährleisten.

Schnelle Überprüfungen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die richtige Kategorie ansehen:
   • Ausgaberichtlinien werden anhand der Ausgabenkategorie bewertet, in der sich die Transaktion/Ausgabe befindet.
   • Wenn die Kategorie falsch (oder zu allgemein) ist, ist das Ergebnis oft ebenfalls falsch.
2. Überprüfen Sie, ob die Richtlinie veröffentlicht und auf dem neuesten Stand ist:
   • Stellen Sie sicher, dass für die Kategorie eine Richtlinie geschrieben und veröffentlicht wurde.
   • Wenn Sie die Richtlinie gerade bearbeitet haben, speichern oder veröffentlichen Sie sie bitte erneut (dadurch wird sichergestellt, dass die neueste Version verwendet wird).
3. Überprüfen Sie die verfügbaren Angaben:
   • Die KI (Künstliche Intelligenz) kann nur das auswerten, was sie in den Ausgabendetails „sehen“ kann. Fehlende Informationen (Teilnehmer:innen, Kontext, Ort usw.) können zu falschen Ergebnissen führen.

Übersehene Verstöße

Unten sehen Sie die häufigste Ursache und die empfohlene Lösung für verpasste Verstöße:

• Richtlinienkategorie verbietet das Verhalten nicht: beschreibt, was erlaubt ist, definiert jedoch nicht, was nicht erlaubt ist
• Richtlinie ist beschreibend und nicht vorschreibend: kein festgelegter Betrag, kein Limit und keine Bedingungen
• Ausnahmen sind zu allgemein: zum Beispiel „wenn notwendig“, ohne die Notwendigkeit zu definieren

Alle oben genannten versäumten Verstöße lassen sich durch präzisere Ausgabenrichtlinien vermeiden oder beheben. Um höchste Präzision und Klarheit zu gewährleisten, sollten Richtlinien ausdrücklich erlaubte und verbotene Verhaltensweisen, konkrete Ausgabenlimits sowie klare Nutzungsbedingungen festlegen. Lesen Sie, wie Sie effektive Ausgabenrichtlinien erstellen.

Irreführende oder unzureichende Ausgabendetails können ebenfalls manchmal dazu führen, dass ein Verstoß übersehen wird. Um dies zu beheben, aktualisieren Sie die Richtlinie so, dass die benötigten Details für die jeweilige Kategorie angefordert werden. Erwägen Sie, die Einreichungsvoraussetzungen für folgende Punkte hinzuzufügen (oder zu verschärfen):

• Notizen
• Teilnehmer:innen
• Belege
• Tags/Kostenstellen (falls relevant)

Falsche Kennzeichnungen

Unten können Sie die häufigste Ursache und Lösung für falsche Kennzeichnungen sehen:

• Richtlinie ist unklar oder offen für Interpretationen: Es fehlen eindeutige Limits oder Bedingungen
• Richtlinie erfordert Kontext, der in der Ausgabe nicht verfügbar ist: Die KI benötigt fehlenden Kontext, der in der Richtlinie definiert werden sollte
• KI nimmt eine Regel an: Die Erklärung erwähnt eine Regel, wie zum Beispiel einen Betrag, die in Ihrer Richtlinie nicht existiert

Alle oben genannten fehlerhaften Kennzeichnungen lassen sich durch präzisere Ausgaberichtlinien oder zusätzliche Ausgabebedingungen vermeiden oder korrigieren. Um höchste Genauigkeit und Klarheit zu gewährleisten, sollten die Richtlinien eindeutig formuliert sein. Lesen Sie, wie Sie effektive Ausgaberichtlinien verfassen.

Sonderfälle:

• Interpretationsprobleme mit dem Betrag/der Währung: Die KI behauptet, etwas überschreite ein Limit, verweist auf die falsche Währung oder vergleicht nicht zusammenpassende Währungen
  1. Verwenden Sie für Limits immer eine eindeutige Währung und bleiben Sie dabei konsistent (z. B. immer „€“)
  2. Falls Ihre Richtlinie je nach Land unterschiedlich ist, geben Sie dies bitte ausdrücklich an (z. B. „UK: £X, EU: €Y“)
  3. Wenn Ihr Unternehmen in einer Basiswährung rückerstattet, aber in mehreren Währungen ausgibt, sollten Sie eine Zeile wie diese hinzufügen: „Limits gelten in der lokalen Währung zum Zeitpunkt des Kaufs.“
• Kategorie stimmt nicht überein: Die Transaktion entspricht zwar der Richtlinie einer anderen Kategorie, wird jedoch hier als auffällig gekennzeichnet
  1. Verschieben Sie die Ausgabe in die richtige Kategorie. 
  2. Wenn dies häufig passiert, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:
     • Kategorien umbenennen, um sie besser zu unterscheiden
     • allgemeine Kategorien („Mahlzeiten“) in spezifischere aufteilen („Mandant:innen-Mahlzeiten“, „interne Mahlzeiten“, „Team-Events“)
     • Klarere Zeilen zu „Was diese Kategorie umfasst“ zur Richtlinie hinzufügen