Finanzautomatisierung mit Pleo

Pleo hilft dabei, den manuellen Aufwand im Finanzbereich zu reduzieren, indem wichtige Schritte bei der Erfassung von Ausgaben, der Prüfung, bei Rückerstattungen, Plangebühren und beim Cash-Management automatisiert werden.

• Ausgabenerfassung und Belegsammeln
• Erforderliche Felder für Ausgaben
• Überprüfungen und Freigabeprozesse
• Ausgaben-Review mit KI
• Rückerstattungen
• Plangebühren und Händlerautomatisierung
• Cash-Management (Automatische Aufladung über Transferregeln)

Ausgabenerfassung und Belegsammeln

• Belegerinnerungen: Mitarbeiter:innen werden dazu aufgefordert, nach Ausgaben Belege hinzuzufügen.
  • In der Web-Anwendung: Klicken Sie auf Ihr Profilbild → Mein Konto → Benachrichtigungen (aktivieren Sie Belegerinnerungen).
  • In der mobilen App: Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen. 
• Fetch: Sammelt automatisch Belege aus E-Mails und ordnet sie den Ausgaben zu.
  • Mein Konto → Power-ups → Fetch aktivieren und E-Mail verbinden

Erforderliche Felder für Ausgaben

Stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen keine Karten- und Privatauslagen ohne die erforderlichen Informationen (z. B. Kategorie oder Kostenstelle) einreichen können. Dies reduziert Rückfragen während der Überprüfung. Befolgen Sie diese Schritte, um die Einrichtung abzuschließen.

Überprüfungen und Freigabeprozesse

Erfahren Sie, wie Sie Ausgaben automatisch zur Überprüfung weiterleiten, basierend auf:

• Team (Team des Mitarbeitenden)
• Tags (z. B. Abteilung oder Projekt)
• Company-Review (abschließende Finanzüberprüfung)

Ausgaben-Review mit KI

Erfahren Sie, wie Sie Ausgaben-Review mit KI aktivieren, um Ausgaben automatisch mit den Ausgaberichtlinien des Unternehmens abzugleichen und potenzielle Probleme zu kennzeichnen. Die KI weist auf Ausgaben hin, die nicht den Richtlinien entsprechen, und fordert bei Bedarf weitere Angaben an, sodass sich die Reviewer:innen auf das Wesentliche konzentrieren können. Folgendes kann geprüft werden:

• Kategorie
• Betrag
• Beleg 
• Notizen 

Rückerstattungen

Erfahren Sie, wie Sie für folgende Zwecke Rückerstattungen aktivieren können:

• Richten Sie automatische Rückerstattungen nach einem festen Zeitplan ein: Genehmigte Ausgaben werden automatisch zu festen Terminen rückerstattet, sodass Sie Mitarbeiter:innen nicht mehr einzeln manuell bezahlen müssen.
• Behalten Sie mit Ihrem Review-Setup die Kontrolle: Nur genehmigte Ausgaben werden automatisch rückerstattet.
• Verwenden Sie bei Bedarf die manuelle Ausweichlösung: Admins können Ausgaben weiterhin manuell rückerstatten, falls erforderlich.

Plangebühren und Händlerautomatisierung

• Wiederkehrende Händler 
  • Erhalten Sie eine automatisch erstellte Übersicht über Plangebühren auf Grundlage Ihrer Kartenausgaben.
  • Verfolgen Sie Vertragsverlängerungsdetails und erhalten Sie Erinnerungen, wenn ein Vertrag zur Verlängerung ansteht (nur Beyond-Plan).
• Zweckgebundene Karten
  • Verringern Sie den manuellen Aufwand in der Buchhaltung, indem Sie Standardkontowerte für wiederkehrende Ausgaben festlegen. Sie können Standardwerte auswählen, die automatisch auf jede Ausgabe angewendet werden, die mit der entsprechenden zweckgebundenen Karte getätigt wird. So muss die Finanzabteilung denselben Ausgabentyp nicht immer wieder neu kategorisieren.

Cash-Management (Automatische Aufladung über Transferregeln)

Erfahren Sie, wie Sie Transferregeln einrichten, um Ihr Pleo-Konto automatisch aufzuladen, basierend auf:

• einem Auslöser bei niedrigem Guthaben oder
• einem geplanten zeitlichen Auslöser oder
• einem Zielwechselkurs