Budget wird nicht aktualisiert

Budgets verfolgen Ausgaben basierend auf Tags (zum Beispiel Projekt, Team oder Abteilung). Wenn ein Budget nicht korrekt erscheint oder nicht aktualisiert wurde, liegt das meist am Status der Ausgabe (offen oder ausgeglichen), dem Genehmigungsstatus oder an einem falschen Tag oder Datum.

1. Bestätigen Sie, dass die Ausgabe mit den richtigen Tags versehen wurde

Budgets beinhalten nur Ausgaben, die mit dem/den mit dem Budget verknüpften Tag(s) versehen sind.

1. Öffnen Sie die Ausgabe, die Ihrer Meinung nach Teil des Budgets sein sollte
2. Bestätigen Sie, dass das richtige Tag angewendet wurde (muss mit dem Tag des Budgets übereinstimmen)
3. Wenn es fehlt oder falsch ist, aktualisieren Sie das für die Ausgabe ausgewählte Tag
4. Überprüfen Sie das Budget insgesamt und die Ausgabenliste des Budgets noch einmal

Gut zu wissen: Wenn Sie kürzlich Tags geändert haben, überprüfen Sie bitte noch einmal, ob Sie das Tag bei der tatsächlichen Ausgabe, die Sie sich ansehen, aktualisiert haben (und nicht bei einem anderen/Entwurfs-Eintrag).

2. Bestätigen Sie, dass das Ausgabedatum innerhalb des Budgetzeitraums liegt

Im Budget werden nur Ausgaben berücksichtigt, die zwischen dem Start- und Enddatum des Budgets liegen.

1. Öffnen Sie das Budget und notieren Sie das Start- und Enddatum
2. Öffnen Sie die Ausgabe und bestätigen Sie, dass das Datum der Ausgabe in diesem Zeitraum liegt
3. Wenn es außerhalb des Bereichs liegt, wird es nicht gezählt

Gut zu wissen: Eine Möglichkeit, eine Ausgabe aus einem Budget zu entfernen, besteht darin, das Ausgabedatum so zu ändern, dass es außerhalb des Zeitraums des Budgets liegt. Das Ausgabedatum bestimmt, ob die Ausgabe im Budget enthalten ist.

3. Verstehen der Unterschied zwischen offen und ausgeglichen (und des Freigabeprozesses)

Die Budgetübersicht umfasst sowohl ausgeglichene als auch offene Ausgaben – aber wichtig ist die genaue Art, also ob eine Ausgabe offen/ausgeglichen ist, und ob die Überprüfung abgeschlossen ist.

Wenn es wirkt, als sei der Gesamtbetrag „eingefroren", überprüfen Sie, ob die Ausgabe:

• Noch offen ist
• Auf Überprüfung wartet
• Noch nicht genehmigt wurde (für Privatauslagen, die eine Überprüfung erfordern)

Was zu tun ist:

1. Öffnen Sie die Ausgabe
2. Prüfen Sie den aktuellen Status (offen/ausgeglichen + Überprüfungs-/Genehmigungsstatus)
3. Wenn Sie eine Reviewer- oder Admin-Rolle haben, führen Sie den Überprüfen-/Genehmigungsschritt durch (falls zutreffend), und überprüfen Sie anschließend das Budget erneut

4. Stellen Sie sicher, dass das Budget noch aktiv ist

Budgets können aktiv, anstehend oder geschlossen sein.

• Wenn das Budget geschlossen ist, werden neue Ausgaben nicht mehr erfasst
• Wenn das mit einem aktiven Budget verknüpfte Tag archiviert wird, wird das Budget automatisch geschlossen

Was zu tun ist:

1. Öffnen Sie das Budget und stellen Sie sicher, dass es aktiv ist
2. Bestätigen Sie, dass das verknüpfte Tag nicht archiviert wurde
3. Wenn das Budget geschlossen ist, erstellen Sie ein neues Budget für einen neuen Zeitraum (geschlossene Budgets können nicht erneut geöffnet werden)

5. Multi-Entity – bestätigen Sie, dass Sie sich in der richtigen Entität befinden

Wenn Ihre Organisation Multi-Entity nutzt, können Budgets Ausgaben nicht über Entitäten hinweg konsolidieren.

• Bestätigen Sie, dass Sie das für die richtige Entität erstellte Budget anzeigen
• Wenn Sie die gleiche Einrichtung in einer anderen Entität benötigen, erstellen Sie dort ein separates Budget

Häufige Szenarien

Wird das Budget immer noch nicht aktualisiert?

Wenn Sie bestätigt haben, dass Tag + Datumsbereich + Ausgabe/Überprüfungsstatus + Budget aktiv sind, wenden Sie sich über Ihr Pleo-Konto an den Support. Geben Sie dabei unbedingt die folgenden Informationen an:

• Budgetname
• Tag, das vom Budget verwendet wird
• Link/ID für 1–2 Beispiel-Ausgaben, die Teil des Budgets sein sollten
• Screenshot der Budgetübersicht + Budget-Ausgabenliste