Mit der Budgetfunktion von Pleo können Sie Budgets festlegen und Tags hinzufügen und so Unternehmensausgaben einfach visualisieren und verwalten.
Budgeterstellung
Ein(e) Administrator:in oder Buchhalter:in kann Budgets mit personalisierten Tags erstellen. Dafür müssen Sie ein Tag für Ihr Budget festlegen. Das Tag wird all Ihren Budgetausgaben zugeordnet und Ihr Budget wird in Echtzeit aktualisiert.
Vor der Budgeterstellung sollten Sie Folgendes wissen:
Ein(e) Administrator:in muss ein neues Tag für das Budget festlegen.
Bereits existierende Tags können nicht verwendet werden.
Nur Administrator:innen und Buchhalter:innen mit erweiterten Zugriffsrechten können Budgets erstellen.
Alle Nutzer:innen können Budgetreviewer:innen sein.
Budgeterstellung:
Klicken Sie auf der Budgets-Seite auf die Schaltfläche „Budget erstellen“.
Geben Sie den Budgetnamen ein.
Wählen Sie das Tag für das Budget aus.
Sie können pro Budget ein Tag zuweisen.
Wenn das Tag schon für ein aktives Budget verwendet wird, kann es keinem anderen Budget zugewiesen werden. Das aktive Budget muss geschlossen werden, bevor das Tag erneut verwendet werden kann. Das Tag wird im Drop-down-Menü als Deaktiviert angezeigt.
Wählen Sie das Gesamtbudget aus.
Standardmäßig wird das Budget in der Unternehmenswährung angegeben. Budgets in anderen Währungen können nicht erstellt werden.
Wählen Sie ein Startdatum und optional ein Enddatum für Ihr Budget aus und klicken Sie dann auf „Fortfahren“.
Das Startdatum muss mindestens das heutige Datum oder ein Datum in der Zukunft sein.
Sich wiederholende Budgets können nicht erstellt werden. Der/Die Administrator:in oder Buchhalter:in muss ein neues Budget für die nächste Periode, d. h. den Folgemonat erstellen, sobald das aktive Budget geschlossen ist.
Wählen Sie die Budgetreviewer:innen aus und klicken Sie auf „Budget erstellen“.
Alle Unternehmensmitarbeiter:innen können Budgetreviewer:innen sein.
Budgetstatus
Es gibt vier Budgetstatus:
Anstehend – Budgets mit in der Zukunft liegendem Startdatum.
Laufend – Budgets, die schon in Kraft sind.
Wird in drei Tagen geschlossen – Laufende Budgets, die bald (in drei Tagen) geschlossen werden.
Geschlossen – Budgets, die an ihrem Enddatum oder manuell von einem/einer Administrator:in oder Buchhalter:in geschlossen wurden.
Budgets können nach Status oben links auf der Budgets-Seite gefiltert werden.
Budget aktualisieren
Gehen Sie zur Budgets-Seite und suchen Sie das Budget, das Sie bearbeiten möchten.
Nur Administrator:innen und Buchhalter:innen mit erweiterten Zugriffsrechten können Budgets aktualisieren.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten oben rechts, dann auf „Bearbeiten“.
Die Informationen, die Sie bearbeiten können, hängen vom Budgetstatus ab.
Aktive Budgets – Alle Informationen außer das Tag können geändert werden.
Anstehende Budgets – Alle Informationen außer das Tag können geändert werden.
Geschlossene Budgets – Name, Gesamtbudget und Reviewer:in können geändert werden.
Das Startdatum kann nicht auf ein Datum in der Vergangenheit geändert werden.
Budget schließen
In den folgenden Fällen wird das Budget geschlossen:
Das Budget wird automatisch am Enddatum geschlossen. Das Enddatum können Sie in der Budgetübersicht sehen.
Das Budget kann vor dem Enddatum manuell geschlossen werden.
Gehen Sie zur Budgets-Seite und bearbeiten Sie das Budget, das Sie schließen möchten.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Budget frühzeitig schließen“.
Das Tag für das Budget ist archiviert.
Gut zu wissen:
Budgets können nicht gelöscht, nur geschlossen werden.
Sobald ein Budget geschlossen ist, kann es nicht wieder geöffnet werden.
Budgetübersicht und Ausgabenzuweisung
In der Budgetübersicht erhalten Sie eine Zusammenfassung aller vergangenen, aktuellen und zukünftigen Budgets. Bei jedem Budget finden Sie Informationen zu Gesamtausgaben, ausgeglichenen und ausstehenden Ausgaben. Außerdem werden die Reviewer:innen, das Tag, Datumsspanne und weiteres angegeben.
Gut zu wissen:
Administrator:innen und Buchhalter:innen mit erweiterten Zugriffsrechten können alle erstellten Budgets sehen. Budgetreviewer:innen, die nicht gleichzeitig Administrator:innen oder Buchhalter:innen mit erweiterten Zugriffsrechten sind, sehen nur die Budgets, für die sie verantwortlich sind.
Karten- und Privatauslagen innerhalb der Budgetdatumsspanne und mit dem Budget-Tag werden dem Budget zugeordnet.
Sie können Ausgaben aus dem Budget entfernen. Dazu muss das Tag von der Ausgabe entfernt und das Datum der Ausgabe so geändert werden, dass es außerhalb der Budgetdatumsspanne liegt.
Die Fortschrittsanzeige des Budgets ist grün, bis das Budget 100 % übersteigt.
Ausgeglichene und ausstehende Ausgaben werden in der Budgetübersicht angezeigt.
Ausgeglichene Ausgaben = ausgeglichene Karten- und Privatauslagen, die genehmigt wurden oder nicht mehr geprüft werden müssen.
Ausstehende Ausgaben = ausstehende Karten- und Privatauslagen, die noch geprüft werden müssen.
Tags löschen/archivieren
Wenn das Tag einem Budget zugewiesen ist, kann das Tag nicht gelöscht werden. Es kann nur archiviert werden.
Wenn ein Tag eines aktiven Budgets archiviert wird, wird das Budget automatisch geschlossen.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktionieren Budgets für mehrere Entitäten?
Kunden/Kundinnen mit mehreren Entitäten müssen ein separates Budget pro Entität erstellen. Die Ausgaben mehrerer Entitäten können konsolidiert werden.
Kann das Budget überschritten werden?
Ja, es ist kein „hartes“ Budget. Wenn das Budget 100 % erreicht, erhält der/die Budgetreviewer:in eine E-Mail-Benachrichtigung. Das Budget kann aber überschritten werden.
Können Budgets frühzeitig geschlossen werden?
Ja, ein Budget kann von einem/einer Administrator:in oder Buchhalter:in mit erweiterten Zugriffsrechten frühzeitig geschlossen werden. Sie haben Zugriff auf die Aktion „„Budget frühzeitig schließen“.
Können Budgetreviewer:innen die Budgetausgaben bearbeiten?
Ja, Budgetreviewer:innen können Budgetausgaben anzeigen und bearbeiten. Sie können sie noch nicht überprüfen („Genehmigen“, „Ablehnen“, „Details stehen aus“).
Sind Rückerstattungen im Budget berücksichtigt?
Ja, Rückerstattungen mit dem Budgettag werden vom Gesamtbudget abgezogen.
Können Budgets in unterschiedlichen Währungen erstellt werden?
Nein, Budgets können nur in der Standardwährung für die Entität erstellt werden.
Kann ein geschlossenes Budget wieder geöffnet werden?
Nein, sobald ein Budget geschlossen ist, kann es nicht wieder geöffnet werden.
Kann ein Budget gelöscht werden?
Derzeit können Budgets nur geschlossen, aber nicht gelöscht werden.
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