Budgets in Pleo mit Budgets und Unterkonten nachverfolgen

Verfolgen und steuern Sie Ausgaben in Pleo mit Budgets und Unterkonten, um Transparenz in Echtzeit zu gewinnen und Mehrausgaben zu verhindern.

Zwischen Budgets und Unterkonten wählen

Überprüfen Sie die folgenden Unterschiede, um festzustellen, welches Tool am besten zu Ihrem Bedarf an Nachverfolgung oder Ausgabenkontrolle passt.

• Budgets (weiche Budgets) verfolgen Ausgaben im Verhältnis zu einem Zielbetrag mithilfe von Tags. Budgets sorgen für mehr Überblick und bessere Berichte, sie blockieren Ausgaben jedoch nicht, wenn Sie 100 % erreichen.
• Unterkonten (harte Budgets) reservieren Geld, indem Guthaben in ein separates Guthaben bewegt wird und Karten/Personen zugeordnet werden, die daraus Ausgaben tätigen. Wenn ein Unterkonto kein Guthaben mehr hat, werden Karten, die damit verknüpft sind, abgelehnt – selbst wenn sich auf Ihrem Hauptkonto noch Geld befindet.

Funktionsumfang vergleichen

Verwenden Sie diese Übersicht, um Verfügbarkeit nach Plan, Rollen und funktionale Limits auf einen Blick zu sehen.

Budgets

• Verfügbar in den Advanced- und Beyond-Plänen
• Nur Admins und Erweiterte Buchhalter:innen können Budgets erstellen und aktualisieren
• Sie können jede:n Mitarbeiter:in als Budget-Reviewer:in hinzufügen (unabhängig von seiner/ihrer Pleo-Rolle)
• Zu verwenden, wenn Sie Folgendes möchten:
  • Verfolgen Sie Ausgaben für Projekte, Abteilungen oder Events mithilfe von Tags
  • Ausgaben vs. noch verfügbarer Betrag in Echtzeit sehen (einschließlich offener + ausgeglichener Ausgaben)
  • Flexibel bleiben: Budgets sind eine Tracking-Ebene und beeinträchtigen die Ausgabemöglichkeiten nicht

Unterkonten

• Verfügbar in den Essential-, Advanced- und Beyond-Plänen (Limits variieren je nach Plan)
• Nur Admins und Buchhalter:innen können Unterkonten erstellen
• Zu verwenden, wenn Sie Folgendes möchten:
  • Weisen Sie Geld benannten „Töpfen“ (z. B. „Marketing“, „Projekt A“, „Händler“) zu und legen Sie fest, welche Karten von welchem Topf Ausgaben tätigen dürfen
  • Stoppen Sie Ausgaben, wenn ein bestimmter Topf aufgebraucht ist (da Ablehnungen basierend auf dem Guthaben des zugewiesenen Kontos erfolgen)

Budgets verwalten (weiche Budgets)

Budgets basieren auf Tags. Karten- und Privatauslagen mit dem/den Tag(s) des Budgets, die innerhalb des Budgetzeitraums liegen, werden im Budget berücksichtigt. Eingangsrechnungen, die über Pleo bezahlt werden, können ebenfalls auf ein Budget angerechnet werden. Eingangsrechnungen, die nur als bezahlt markiert sind (außerhalb von Pleo bezahlt), sind nicht enthalten.

Lesen Sie den vollständigen Leitfaden zum Erstellen und Verwalten von Budgets

Budgetlimitierungen (wichtig)

• Sie können nur Budgets für Tags erstellen (nicht für Teams oder Kategorien)
• Wenn Sie Multi-Entity verwenden, können Sie Ausgaben nicht über Entitäten hinweg in einem einzigen Budget konsolidieren. Sie benötigen ein separates Budget pro Entität.
• Budgets sind kein reserviertes Geld: Das Budget „hält“ kein Guthaben vor. Es ist eine visuelle Darstellung der getaggten Ausgaben.
• Budgets sind keinen bestimmten Mitarbeiter:innen zugewiesen: Jede Person kann Ausgaben dem Budget zuordnen, indem sie das Tag anwendet.
• Budgets und Ausgabenlimits der Mitarbeiter:innen sind getrennte Dinge:
  • Budgets helfen Ihnen, Ausgaben anhand von Tags zu verfolgen
  • Limits und/oder Unterkonten bestimmen, ob jemand etwas ausgeben kann

Unterkonten verwalten (harte Budgets)

Mit Unterkonten können Sie Teile Ihres Guthabens in separate, benannte Töpfe aufteilen. Ihr Geld verbleibt weiterhin in einem Pleo-Konto, aber Sie können es auf ein Hauptkonto und keine oder mehr Unterkonten aufteilen.

Als Admin haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Geld zwischen dem Hauptkonto und Unterkonten verschieben
• Karten einem Konto zuweisen (Hauptkonto oder einem bestimmten Unterkonto)

Lesen Sie den vollständigen Leitfaden zum Einrichten und Verwalten von Unterkonten

Einschränkungen für Karten und Unterkonten (wichtig)

• Jede Karte kann jeweils nur einem Konto zugewiesen werden (Hauptkonto oder ein Unterkonto)
• Wenn Sie eine Karte neu zuweisen, folgen die Ausgaben sofort dem neu zugewiesenen Konto
• Alle Karten eines/einer einzelnen Nutzers/Nutzerin (physisch + virtuell) können nur einem einzigen Unterkonto zugewiesen werden
• Temporäre Karten können derzeit nicht zu Unterkonten hinzugefügt werden

Zugehörige Funktionen, die gut mit Budgets und Unterkonten zusammenarbeiten

• Tags: Konsistentes Tagging macht die Budgetverfolgung zuverlässig
• Ausgaben-Splitting: Splitten Sie eine Ausgabe auf mehrere Tags, sodass sie auf mehrere Budgets angerechnet wird
• Reviewer:innen-Workflows: Offene/Überprüfungs-Status beeinflussen, was in Budgets erscheint. Klare Review-Routinen tragen daher zu einer genauen Verfolgung bei
• Cash-Management: Hier erstellen Sie Unterkonten, weisen Karten zu, verschieben Geld und legen Transferregeln fest
• Zweckgebundene Karten: nützlich, um Händlerausgaben in einem eigenen Unterkonto zu isolieren.