Mitarbeiter:innenrückerstattungen ausgleichen

Als Admin erfahren Sie, wie Sie in Pleo Forderungen gegenüber Mitarbeiter:innen für Privatauslagen ausgleichen.

Eine Rückerstattung begleichen

Admins können auswählen, welche genehmigten Ausgabenansprüche in eine Rückerstattungsauszahlung aufgenommen werden sollen, und die noch übrigen Ansprüche später ausgleichen.

1. Wechseln Sie in Pleo zu Rückerstattungen
2. Wählen Sie den/die Mitarbeiter:in aus, dem/der Sie eine Rückerstattung auszahlen möchten.
3. Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie in diese Auszahlung aufnehmen möchten
   • Alle Ausgaben
   • Ausgewählte Ausgaben – heben Sie die Auswahl für alle Ausgaben auf, die Sie ausschließen und später ausgleichen möchten
4. Überprüfen Sie den gesamten Auszahlungsbetrag und klicken Sie auf Ausgabe(n) ausgleichen
5. Wählen Sie aus, wie der:die Mitarbeiter:in rückerstattet wird:
   • Direkte Rückerstattung (von Pleo): Der/die Mitarbeiter:in wird aus Ihrem Pleo-Kontostand direkt auf sein/ihr Bankkonto rückerstattet (wenn seine/ihre Bankdaten in Pleo hinterlegt sind).
   • Externe Rückerstattung (außerhalb von Pleo): Sie bezahlen den/die Mitarbeiter:in außerhalb von Pleo (zum Beispiel per manueller Banküberweisung, über die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder in Bargeld) und markieren die Zahlung in Pleo als rückerstattet, um sie nachverfolgen zu können.

So beheben Sie Probleme bei der Auswahl einzelner Ausgaben

Wenn einzelne Kontrollkästchen für Ausgaben ausgegraut sind oder Pleo anzeigt, dass Sie das gesamte Guthaben ausgleichen müssen, überprüfen Sie die offenen Positionen des/der Mitarbeiter:in.

Dies tritt auf, wenn das Guthaben des/der Mitarbeiter:in bestimmte Positionen wie Geldautomatenabhebungen oder als privat markierte Ausgaben enthält. In diesen Fällen verlangt Pleo, dass das gesamte Guthaben in einer einzigen Transaktion ausgeglichen wird, damit das Buchungsjournal korrekt abgestimmt ist.