Neue DATEV UO-Schnittstelle einrichten

Schritt 1. Vorbereitung

Dienste in DATEV aktivieren 

1. In DATEV
2. Gehen Sie zu Verwaltung → Rechteverwaltung online → Mandanten 
3. Aktivieren Sie die folgenden Dienste:
   • Rechnungsdatenservice 1.0
     Ermöglicht es, DATEV mit anderen Apps zu verbinden und Daten sicher zu übertragen
   • Kassenbuch online
     Hiermit können Sie Ausgabendatensätze in Datev Unternehmen Online verwalten

Konten einrichten

Neue Kassenbücher in DATEV erstellen 

1. Wechseln Sie zu DATEV → Anwendungen → Kassenbuch → Kasse anlegen. 
2. Erstellen Sie ein Kassenbuch für: 
   • Pleo Ausgaben 
   • Privatauslagen

Einstellungen anwenden 

1. Wechseln Sie in DATEV zu Einstellungen → Erfassungsmaske konfigurieren. 
2. Aktivieren Sie die folgenden Kontrollkästchen: 

Schritt 2. Verbindung

1. Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen 
2. Klicken Sie auf Buchhaltung. 
3. Suchen Sie nach DATEV 
4. Wählen Sie DATEV Unternehmen online aus und klicken Sie auf Weiter 
5. Befolgen Sie die weiteren Anweisungen.

Schritt 3. Konfiguration

1. Schließen Sie die Setup-Seite ab

Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen → Buchhaltung, öffnen Sie Ihre DATEV Unternehmen online-Schnittstelle und füllen Sie die folgenden Felder auf der Setup-Seite aus:

1. Geldtransit-Konto
   • Geben Sie das Konto ein, das als Geldtransitkonto für Rückerstattungen außerhalb Pleos und Wallet-Aufladungen verwendet wird
   • Das Konto muss bereits in Ihrem DATEV-Kontenplan vorhanden sein. Fragen Sie bei Bedarf Ihre:n Steuerberater:in nach der korrekten Kontonummer
2. Pocket-Kasse
   • Wählen Sie das DATEV Kassenbuch aus, das für Pocket-/Privatauslagen verwendet wird
   • Stellen Sei bei Nutzung von Rückerstattungen nutzen sicher, dass das entsprechende Pocket-Kassenbuch bereits in DATEV Unternehmen online vorhanden ist
3. Benutzerdefinierter Buchungstext (Buchungstext)
   • Wählen Sie die Ausgabeninformationen aus, die im an DATEV gesendeten Buchungstext angezeigt werden sollen
   • Ordnen Sie die ausgewählten Felder in der Reihenfolge an, in der sie angezeigt werden sollen
   • Dies legt die Informationen fest, die zu jeder Ausgabe in DATEV angezeigt werden. Damit können Sie den Buchungstext an Ihre Buchhaltungskonventionen anpassen

2. Wallet-Kasse konfigurieren

1. Öffnen Sie in den Einstellungen der DATEV Unternehmen online-Schnittstelle die Registerkarte Gegenkonten
2. Suchen Sie Wallet Kasse und wählen Sie das DATEV Kassenbuch aus, das für Wallet-Ausgaben verwendet wird
3. Wählen Sie das entsprechende Kassenbuch aus, das Sie während der Vorbereitung in DATEV Unternehmen online erstellt haben

3. Tags konfigurieren (Kostenstellen) 

1. Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen 
2. Klicken Sie auf Buchhaltung. 
3. Wählen Sie Tags 
4. Klicken Sie auf Tag-Gruppe hinzufügen
   Bitte beachten Sie, dass Sie bis zu drei Tag-Gruppen in Pleo haben können. 
5. Geben Sie einen leicht verständlichen Namen ein und wählen Sie die Tag-Gruppe als entweder KOST1 oder KOST2 aus. 
6. Klicken Sie auf Tag-Gruppe erstellen 

4. Kategorien einrichten 

1. Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen 
2. Klicken Sie auf Buchhaltung. 
3. Wählen Sie Kategorien aus 
4. Kategorien-Gruppen wurden automatisch ausgefüllt – bearbeiten Sie sie, indem Sie auf den Titel „Kategorien erstellen“ unter jeder Kategorien-Gruppe klicken
   Zum Beispiel könnten unter einer Kategoriegruppe „Marketing“ die Kategorien „Facebook“ und „Google“ sein 
5. Weisen Sie einer bestimmten Kategorie einen Steuercode zu, damit alle zukünftigen Ausgaben unter dieser Kategorie automatisch mit dem entsprechenden Steuerprozentsatz versehen werden 

Schritt 4. Eine Ausgabe exportieren

1. Loggen Sie sich in DUO ein und klicken Sie auf das relevante Gegenkonto (Kassenbuch) 
2. Klicken Sie auf Kassenbewegungen 
3. Wählen Sie den Kontomonat aus 
4. Klicken Sie auf die Details der Ausgaben 
5. Überprüfen Sie, ob alle Pleo-Ausgabeinformationen in Ordnung sind 
6. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Festschreiben & Bereitstellen, um die Pleo-Ausgabe-Informationen in DATEV zu speichern