Optimizar los ajustes de revisión para evitar cuellos de botella

Optimizar tu configuración de revisión garantiza que los gastos y las facturas se aprueben rápidamente, ofreciendo a tu departamento financiero visibilidad en tiempo real. Al distribuir la carga de trabajo y definir claramente los responsables, puedes eliminar retrasos en las aprobaciones durante los periodos de mayor actividad o las vacaciones del equipo.

Distribuye las aprobaciones por tipo de revisión

Elegir el método de derivación adecuado garantiza que las revisiones se envíen automáticamente al propietario correcto sin intervención manual de los administradores.

Revisión de equipo

• Cómo evita cuellos de botella: distribuye automáticamente las aprobaciones entre los responsables para que el departamento financiero no tenga que procesar cada transacción.
• Práctica recomendada:
  • Añade varios revisores de equipo para los departamentos más grandes y así garantizar la cobertura durante las ausencias.
  • Utiliza umbrales para omitir revisiones en elementos de bajo riesgo y bajo valor.
  • Mantén actualizada la pertenencia a los equipos: los equipos incorrectos provocan derivaciones incorrectas.

Revisión de empresa

• Cómo evita cuellos de botella: funciona mejor como una capa secundaria de excepciones que como un sistema general en el que “el equipo de finanzas lo revisa todo”.
• Práctica recomendada:
  • Aumenta los umbrales monetarios para que la revisión de empresa solo incluya elementos de alto valor o alto riesgo, dejando el gasto diario en manos de los responsables de equipo.
  • Asegúrate de que haya suficiente cobertura durante el cierre de mes y en vacaciones.

Revisión de etiqueta (planes Advanced y Beyond)

• Cómo evita cuellos de botella: dirige automáticamente las aprobaciones a los propietarios de proyectos o departamentos específicos en función de las etiquetas seleccionadas por los empleados, eliminando la clasificación manual por parte de los administradores.

Revisiones escalonadas (planes Advanced y Beyond)

• Cómo evita cuellos de botella: establece una cadena de mando predecible en la que finanzas solo recibe un elemento después de que se hayan completado las comprobaciones contextuales necesarias por parte del responsable, reduciendo los intercambios constantes de mensajes.

Información útil: Para ver instrucciones detalladas sobre cómo editar estos ajustes en la aplicación, lee nuestra guía sobre cómo configurar las revisiones de equipo, etiqueta y empresa. Para ver de forma clara cómo se mueven los elementos por tu sistema, consulta nuestra página Cómo funciona el proceso de revisión y aprobación.

Mantén un proceso de aprobación ágil

1. Limita el uso de “Añadir información”
   • Devuelve un elemento a un empleado solo cuando sea absolutamente necesario, ya que esto provoca retrasos en bucle.
2. Soluciona los problemas recurrentes desde el origen
   • Si un gasto señala constantemente el mismo problema, pide a un administrador que actualice las reglas de configuración en lugar de ajustar el gasto caso por caso.
3. Mantén actualizadas las pertenencias a los equipos
   • Audita periódicamente tus listas de equipos en Pleo para asegurarte de que los empleados no estén asignados a equipos desactualizados, lo que provoca derivaciones de revisión incorrectas.

Soluciona aprobaciones bloqueadas y cuellos de botella

Todo está pendiente de un único revisor

Comprueba los umbrales de revisión de empresa: puede que estén demasiado bajos y estén arrastrando demasiados gastos cotidianos a la cola de finanzas. Como alternativa, comprueba si una revisión de equipo depende de un solo responsable y añade un revisor secundario para ayudar cuando sea necesario.

Las revisiones se pausan durante la ausencia de un revisor

Los administradores de Pleo pueden intervenir manualmente en las revisiones bloqueadas para que los datos sigan fluyendo. Ve a las pestañas Gastos o Exportar para revisar y aprobar directamente los elementos pendientes.