Budjetit Pleossa

• Kuka voi käyttää budjetteja?

• Kuinka voit luoda budjetin?

• Määräaikaiset, jatkuvat tai jatkettavat budjetit: minkä valita

• Kuinka voit seurata kulutusta budjettiasi vastaan?

• Vinkkejä budjettien hyödyntämiseen

• Usein kysytyt kysymykset

Kuka voi käyttää budjetteja?

• Adminit ja kontrollerit voivat luoda budjetteja eri luokille ja nähdä kaikki luodut budjetit.
• Budjetin omistajat voivat tarkastella kulutusta tietyn budjetin osalta, ja he voivat varmistaa, että heidän tiiminsä pysyy varatun määrän rajoissa.
• Tarkastajat voivat nähdä, miten kulut vaikuttavat heidän vastuullaan olevaan budjettiin, mikä auttaa heitä tekemään tietoon perustuvia hyväksyntäpäätöksiä.
• Käyttäjät voivat tehdä ostoksia luottavaisin mielin, kun he tietävät, kuuluuko heidän kulutuksensa ohjeiden piiriin.

Kuinka voi luoda budjetin?

Admin tai kontrolleri voi luoda budjetin käyttämällä henkilökohtaista luokkaa. Tätä varten sinun on ensin asetettava budjetillesi luokka.

1. Siirry kohtaan Budjetit Pleo-tililläsi
2. Klikkaa Luo budjetti
3. Anna budjetillesi selkeä nimi (esimerkiksi ”Markkinointi Q4” tai ”Projekti Phoenix”)
4. Aseta budjetin kokonaismäärä ja ajanjakso
5. Valitse, mitä luokkaa/luokkia kyseinen budjetti koskee
6. Määritä budjetin omistaja, joka on vastuussa kulutuksen seurannasta
7. Aktivoi budjetti klikkaamalla Luo budjetti
8. Kun budjetti on luotu, se alkaa seurata kaikkia asiaankuuluvia kuluja automaattisesti
   
   

Määräaikaiset, jatkuvat tai jatkettavat budjetit: minkä valita

Pleon budjetit auttavat sinua seuraamaan kulutusta tietyllä ajanjaksolla. Kun luot budjetin, voit valita joko määräaikaisen jakson (aloituspäivä + lopetuspäivä) tai jatkuvan jakson (vain aloituspäivä).

Valitse budjettijakson tyyppi

Pleossa voit asettaa budjetit mille tahansa tarvitsemallesi aikavälille, esimerkiksi:

• Kuukausi (esimerkiksi 1.–31. toukokuuta)
• Projektijakso (esimerkiksi 15. elokuuta–15. syyskuuta)
• Jatkuva budjetti (esimerkiksi 1. tammikuuta ilman lopetuspäivää)

Määräaikaiset budjetit (aloituspäivä + lopetuspäivä)

Määräaikainen budjetti sopii parhaiten silloin, kun haluat seurata kulutusta rajatulla ajanjaksolla, esimerkiksi:

• Kuukausittaiset, neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset budjetit
• Kampanja, tapahtuma tai projekti, jolla on selkeä päättymispäivä
• Koejakso tai väliaikainen hanke

Määräaikaisen budjetin luomiseksi aseta sekä aloituspäivä että lopetuspäivä.

Jatkuvat budjetit (vain aloituspäivä)

Jatkuva budjetti sopii parhaiten silloin, kun haluat jatkuvan näkymän kulutukseen tietystä ajankohdasta alkaen, esimerkiksi:

• Osastobudjetti, jota haluat seurata jatkuvasti
• Pitkäkestoinen projekti, jolla ei ole määriteltyä päättymispäivää

Jatkuvan budjetin luomiseksi aseta aloituspäivä ja jätä lopetuspäivä tyhjäksi.

Jatkettavat ja toistuvat budjetit

Pleon budjetit eivät jatku jaksolta toiselle, eikä käytettävissä ole asetusta tämän muuttamiseksi. Budjetit eivät myöskään ole toistuvia, joten jos haluat seurata samaa budjettia seuraavassa kuussa tai neljänneksessä, sinun täytyy luoda uusi budjetti uusilla päivämäärillä.

Tämä tarkoittaa:

• Käyttämätön budjetti ei siirry automaattisesti uudelle jaksolle
• Ylitys tai alijäämä ei siirry automaattisesti uudelle jaksolle
• Jokainen budjetti seuraa kulutusta vain oman aikavälinsä sisällä

Miten tämä vaikuttaa raportointiin

Koska budjetit eivät jatku jaksolta toiselle, raportointi pysyy selkeänä ja jaksokohtaisena:

• Jokainen budjetti näyttää kulutuksen verrattuna budjettiin kyseisellä ajanjaksolla
• Kun budjetti päättyy (tai suljet sen etuajassa), se lakkaa seuraamasta uusia kuluja
• Jos luot uuden budjetin seuraavalle jaksolle, se näkyy erillisenä budjettina, mikä helpottaa jaksojen vertailua (esimerkiksi Markkinointi Q1 vs. Markkinointi Q2)

Kuinka voit seurata kulutusta budjettiasi vastaan?

Budjetin hallintapaneeli – voit tarkastella kaikkia budjettejasi yhdessä paikassa, ja näet selkeän erittelyn siitä, kuinka paljon budjetista on käytetty ja kuinka paljon siitä on jäljellä.

Yksittäisen budjetin tiedot – klikkaa mitä tahansa budjettia:

• Katso kaikki kulut, jotka on yhdistetty kyseiseen budjettiin
• Katso budjetin lopetuspäivä
• Näytä budjetin omistaja(t)
• Muokkaa budjettia, muokattavat tiedot riippuvat budjetin tilasta:
  • Aktiiviset ja tulevat – Kaikkia tietoja voi muokata, paitsi ei luokkia
  • Suljetut – Voit muokata nimeä ja kokonaisbudjettia ja vaihtaa tarkastajan
  • Aloituspäivää ei voi muuttaa menneeksi päiväksi
• Sulje budjetti etukäteen
• Lataa kulut, jotka liittyvät kyseiseen budjettiin

Vinkkejä budjettien hyödyntämiseen

Käytä luokkia projektien seurantaan – Jos työskentelet asiakasprojekteissa, luo luokat jokaiselle projektille ja yhdistä ne budjetteihin. Tämä helpottaa laskutettavien kulujen seuraamista.

Tarkasta budjetit säännöllisesti – Tarkasta budjetit viikoittain tai kuukausittain tiimisi kanssa. Tämä auttaa havaitsemaan ylitykset ajoissa.

Viesti tiimisi kanssa – Varmista, että kaikki, jotka käyttävät rahaa budjetista, ovat tietoisia sen olemassaolosta ja rajoituksista.

Muokkaa budjettia tarpeen mukaan – Jos olosuhteet muuttuvat, voit muokata budjetin määrää tai ajanjaksoa.

Usein kysytyt kysymykset

Miten se toimii konsernille?

• Konserniasiakkaiden on luotava erillinen budjetti jokaiselle yksikölle. Kuluja eri yksiköiden välillä ei voi yhdistää.

Voiko budjetin ylittää?

• Kyllä, kyseessä ei ole pysyvä budjetti. Kun budjetti on saavuttanut 100 %, budjetin tarkastaja saa ilmoituksen sähköpostitse. Budjetin ylittäminen on kuitenkin edelleen mahdollista.

Sisältyvätkö hyvitykset budjettiin?

• Kyllä, hyvitykset vähennetään kokonaisbudjetista, kun hyvityksessä on budjetin luokka.

Voinko poistaa budjetin?

• Ei, et voi poistaa budjettia sen luomisen jälkeen. Sen sijaan voit **sulkea budjetin**, kun et enää tarvitse sitä. Tämä säilyttää budjettihistoriasi raportointitarkoituksia varten, mutta budjetti ei enää seuraa uusia kuluja.

Voinko avata budjetin uudelleen sen jälkeen, kun olen sulkenut sen?

• Ei, kun budjetti on suljettu, sitä ei voi avata uudelleen. Jos sinun täytyy seurata saman projektin tai tiimin kulutusta uudelleen, sinun täytyy luoda uusi budjetti uudelle ajanjaksolle.

Miten poistan kulun budjetista?

• On kaksi tapaa poistaa kulu budjetista:
  • Poista luokka – Siirry kulun tietoihin ja poista budjettiin liitetty luokka
  • Muuta kulun päivämäärää – Muokkaa kulun päivämäärää niin, että se jää budjetin aikajakson ulkopuolelle