Seuraa budjetteja Pleossa budjettien ja alatilien avulla

Seuraa ja hallitse kulutusta Pleossa käyttämällä budjetteja ja alatilejä, jotta saat reaaliaikaisen näkyvyyden ja ehkäiset ylikulutusta.

Valitse budjettien ja alatilien välillä

Tarkastele alla olevia eroja määrittääksesi, mikä työkalu sopii parhaiten seurantaan tai kulutuksen hallintaan.

• Budjetit (pehmeät budjetit) seuraavat kulutusta suhteessa tavoitesummaan käyttämällä luokkia. Budjetit parantavat näkyvyyttä ja raportointia, mutta ne eivät estä kulutusta, kun saavutat 100 %
• Alatilit (kovat budjetit) eristävät rahaa siirtämällä varoja erilliselle saldolle ja kohdistamalla siihen kortteja/henkilöitä, jotka käyttävät varoja sieltä. Jos alatililtä loppuvat varat, siihen liitetyt kortit hylätään, vaikka päätilillä olisi vielä rahaa

Vertaile ominaisuuksien kyvykkyyksiä

Käytä tätä erittelyä nähdäksesi yhdellä silmäyksellä sopimusten saatavuuden, roolit ja toiminnalliset rajoitukset.

Budjetit

• Saatavilla Advanced- ja Beyond-sopimuksissa
• Vain järjestelmänvalvojat ja ulkoiset kirjanpitäjät voivat luoda ja päivittää budjetteja
• Voit lisätä kenet tahansa työntekijän budjetin tarkastajaksi (riippumatta heidän Pleo-roolistaan)
• Käytä tätä, jos haluat suorittaa seuraavat toiminnot:
  • Seuraa kulutusta projektien, osastojen tai tapahtumien osalta luokkien avulla
  • Tarkastele kulutusta ja jäljellä olevia kuluja reaaliajassa (mukaan lukien odottavat ja maksetut kulut)
  • Säilytä joustavuus: budjetit ovat seurantakerros eivätkä vaikuta kulutusmahdollisuuksiin

Alatilit

• Saatavilla Essential-, Advanced- ja Beyond-sopimuksissa (rajoitukset vaihtelevat sopimuksen mukaan)
• Vain järjestelmänvalvojat ja kirjanpitäjät voivat luoda alatilejä
• Käytä tätä, jos haluat suorittaa seuraavat toiminnot:
  • Kohdista rahaa nimettyihin ”koreihin” (esimerkiksi ”Markkinointi”, ”Projekti A”, ”Toimittajat”) ja rajoita, miltä korteilta voidaan käyttää minkäkin korin varoja
  • Pysäytä kulutus, kun tietyn korin varat loppuvat (koska hylkäykset tapahtuvat kohdistetun tilin saldon perusteella)

Hallinnoi budjetteja (pehmeät budjetit)

Budjetit perustuvat luokkiin. Kortti- ja käteismenot, joihin on liitetty budjetin luokka tai luokat ja jotka osuvat budjettijaksolle, lasketaan budjettiin mukaan. Myös Pleon kautta maksetut laskut voidaan laskea budjettiin. Laskuja, jotka on vain merkitty maksetuksi (maksettu Pleon ulkopuolella), ei oteta mukaan.

Lue kattava opas budjettien luomiseen ja hallintaan

Budjettien rajoitukset (tärkeää)

• Voit luoda budjetteja vain luokille (et tiimeille tai kategorioille)
• Jos käytät konserni-toimintoa, et voi yhdistää eri yksiköiden kuluja yhdeksi budjetiksi. Tarvitset erillisen budjetin jokaiselle yksikölle
• Budjetit eivät ole varattua rahaa: budjetti ei ”pidä” varoja. Se on visuaalinen esitys luokitelluista kuluista
• Budjetteja ei liitetä tiettyihin työntekijöihin: kuka tahansa voi kohdistaa kuluja budjettiin lisäämällä kululle luokan
• Budjetit ja työntekijöiden kulutusrajat ovat erillisiä:
  • Budjetit auttavat seuraamaan kuluja luokkien perusteella
  • Rajoitukset ja/tai alatilien käyttö määrittävät, voiko joku käyttää varoja

Hallitse alatilejä (tiukat budjetit)

Alatilit antavat sinun erottaa osia saldostasi erillisille, nimetyille ”koreille”. Rahasi ovat yhä yhdellä Pleo-tilillä, mutta voit jakaa ne päätilin ja yhden tai useamman alatilin kesken.

Järjestelmänvalvojana voit:

• Siirtää rahaa päätilin ja alatilien välillä
• Kohdistaa kortit tilille (päätilille tai tietylle alatilille)

Lue kattava opas alatilien käyttöönotosta ja hallinnasta

Korttien ja alatilien rajoitukset (tärkeää)

• Jokainen kortti voidaan kohdistaa vain yhdelle tilille kerrallaan (päätilille tai yhdelle alatilille)
• Kun kohdistat kortin uudelleen, kulutus veloitetaan heti uudelta tililtä
• Yksittäisen käyttäjän kaikki kortit (fyysiset ja virtuaaliset) voidaan kohdistaa vain yhdelle alatilille
• Väliaikaisia kortteja ei voi tällä hetkellä lisätä alatileille

Aiheeseen liittyvät ominaisuudet, jotka toimivat hyvin budjettien ja alatilien kanssa

• Luokat: johdonmukainen luokitus tekee budjettien seurannasta luotettavaa
• Kulujen jakaminen: jaa yksi kulu useille luokille, jotta se lasketaan useaan budjettiin
• Tarkastusprosessit: odottaa-/tarkastetaan-tila vaikuttaa siihen, mitä budjeteissa näkyy, joten selkeät tarkastusrutiinit auttavat pitämään seurannan tarkkana
• Käteishallinta: täällä luot alatilejä, kohdistat kortteja, siirrät rahaa ja määrität siirtosäännöt
• Käyttökohtaiset kortit: hyödyllisiä, kun haluat erottaa yksittäisen toimittajan kulut omalle alatilille.