Budjetti ei päivity

Budjetit seuraavat kulutusta luokkien mukaan (esimerkiksi projekti, tiimi tai osastot). Jos budjetti vaikuttaa virheelliseltä tai ei ole päivittynyt, syynä on yleensä kulun tila (odottaa tai maksettu), hyväksyntätila tai virheellinen luokka tai päivämäärä.

1. Varmista, että kululla on oikea luokka

Budjetit sisältävät vain ne kulut, joilla on budjettiin liitetty luokka.

1. Avaa kulu, jonka odotat sisältyvän budjettiin
2. Varmista, että oikea luokka on käytössä (sen tulee vastata budjetin luokkaa)
3. Jos luokka puuttuu tai on virheellinen, päivitä se kululle
4. Tarkista uudelleen kokonaisbudjetti ja budjetin kululuettelo

Hyvä tietää: jos olet äskettäin muuttanut luokkia, varmista vielä, että olet päivittänyt luokan juuri siihen kyseiseen kulumerkintään, jota tarkastelet (etkä esimerkiksi luonnokseen tai toiseen tapahtumaan).

2. Varmista, että kulun päivämäärä on budjettikauden sisällä

Budjetti laskee vain kulut, jotka sijoittuvat budjetin aloitus- ja lopetuspäivien välille.

1. Avaa budjetti ja tarkista aloitus- ja lopetuspäivä
2. Avaa kulu ja varmista, että kulun päivämäärä osuu kyseiselle aikavälille
3. Jos se on aikavälin ulkopuolella, sitä ei huomioida

Hyvä tietää: Yksi tapa poistaa kulu budjetista on muuttaa kulun päivämäärää niin, että se sijoittuu budjetin ajanjakson ulkopuolelle. Kulun päivämäärä määrittää, sisältyykö se budjettiin.

3. Ymmärrä odottavat ja maksetut kulut (sekä hyväksynnät)

Budjetin yleiskatsaus sisältää sekä maksetut että odottavat kulut – mutta odottavien/maksettujen kulujen tarkka tyyppi ja se, onko tarkastus valmis, vaikuttavat asiaan.

Jos kokonaissumma näyttää pysyvän samana, tarkista, onko kulu:

• edelleen Odottaa-tilassa
• odottamassa tarkastusta
• vielä hyväksymättä (tarkastusta vaativat käteismenot).

Mitä tehdä:

1. Avaa kulu
2. Tarkista sen nykyinen tila (odottaa/maksettu + tarkastus-/hyväksyntätila)
3. Jos olet tarkastaja tai järjestelmänvalvoja, tee tarkastus tai hyväksyntä (jos tarpeen) ja tarkista sen jälkeen budjetti uudelleen

4. Varmista, että budjetti on yhä aktiivinen

Budjetti voi olla aktiivinen, tuleva tai suljettu.

• Jos budjetti on suljettu, uusia kuluja ei seurata
• Jos aktiiviseen budjettiin yhdistetty luokka arkistoidaan, budjetti sulkeutuu automaattisesti

Mitä tehdä:

1. Avaa budjetti ja varmista, että se on aktiivinen
2. Varmista, ettei yhdistettyä luokkaa ole arkistoitu
3. Jos budjetti on suljettu, luo uusi budjetti uudelle ajanjaksolle (suljettuja budjetteja ei voi avata uudelleen)

5. Konserni – varmista, että olet oikeassa yksikössä

Jos organisaatiossasi käytetään konserni-toimintoa, budjetit eivät voi yhdistää kuluja eri yksiköiden välillä.

• Varmista, että tarkastelet oikealle yksikölle luotua budjettia
• Jos tarvitset vastaavat asetukset toiselle yksikölle, luo sille erillinen budjetti

Yleiset tilanteet

Eikö päivitys edelleenkään toimi?

Jos olet tarkistanut luokan, aikavälin, kulun/tarkastuksen tilan ja sen, että budjetti on aktiivinen, ota yhteyttä tukeen Pleo-tilisi kautta ja liitä mukaan:

• budjetin nimi
• budjetin käyttämä luokka
• linkki/ID 1–2 esimerkkikululle, jotka tulisi sisällyttää
• kuvakaappaus budjetin yleiskatsauksesta ja budjetin kululuettelosta