Laskutus ja sopimukset

Tässä artikkelissa selitetään:

• Laskun rivikohtaiset nimikkeet (mitä kukin veloitus tarkoittaa)
• Cashback (miten se lasketaan ja maksetaan)
• Todelliset käyttäjät vs. sovitut käyttäjämäärät
• Maksuehdot (miten laskutus muodostuu ja mitä tapahtuu, jos lasku on myöhässä)
• Vero/ALV (mitkä tekijät vaikuttavat niihin ja mitä tehdä, jos ne näyttävät virheellisiltä)
• Uusiminen ja sopimusmuutokset (mitä on mahdollista tehdä kesken kauden vs. uusimisen yhteydessä)

  
  

Selitys Pleo Invoices -laskuista (mitä kukin rivi tarkoittaa)

Mikä on Pleon lasku:

Pleon lasku on asiakirja, josta näet, mistä palveluista yrityksesi maksaa tietyllä laskutusjaksolla (kuukausittain tai vuosittain). Se sisältää tyypillisesti seuraavat:

• Laskun numero, päivämäärä, eräpäivä
• ”Laskun vastaanottaja” (yrityksesi laskutustiedot) ja Pleon oikeushenkilö + ALV-tunnus/VAT-numero
• Luettelo rivikohdista (jokainen rivi on tuote, lisäosa tai käyttöön perustuva maksu)
• Välisumma, vero (tarvittaessa) ja maksettava loppusumma

Yleisiä rivikohtia, joita saatat nähdä

- Tilaus-/sopimusmaksu

Näytetään usein Sopimuksen nimi -rivillä (esim. ”Essential”, ”Advanced”, ”Beyond”, ”Business”) määritellylle palvelujaksolle.

• Mitä tämä tarkoittaa: perustilausta Pleon käyttöön kyseisellä ajanjaksolla.
• Miten se laskutetaan: kuukausittain tai vuosittain riippuen siitä, minkä tilauksen olet ostanut.

- ”Lisäkäyttäjät” / käyttäjäkohtaiset veloitukset

Näytetään usein nimellä ”Lisäkäyttäjät” ja joskus jaoteltuna eri tasoihin tai vaihteluväleihin.

• Mitä tämä tarkoittaa: käyttäjät (tyypillisesti kortin käyttäjät), jotka ylittävät sopimukseesi sisältyvän määrän tai sovittujen käyttäjien (seats) määrän.
• Miksi se voi näkyä useana alarivinä: laskuissa voidaan näyttää portaittainen hinnoittelu (esim. ”Ensimmäiset 10”, ”Seuraavat 11–30” jne.) sopimuksestasi riippuen.
• Suhteutettu laskutus voi olla käytössä: jos käyttäjiä lisätään kesken laskutuskauden, veloitukset voivat koskea vain jäljellä olevia päiviä (ja joskus sisältää vastakirjauksen aiempien laskelmien korjaamiseksi).

- ”Cashback-oikeus”

Näkyy joskus nollarivinä.

• Mitä tämä tarkoittaa: tilaukseesi sisältyy Cashback-oikeus kyseiselle ajanjaksolle.
• Miksi summa voi olla 0: Cashback maksetaan yleensä erikseen Pleo Wallettiisi, eikä se välttämättä vähennä laskun loppusummaa rivikohtaisesti.

- Käyttöön perustuvat palvelumaksut (esimerkkejä)

Sopimuksestasi ja tuotteen käyttötavastasi riippuen saatat nähdä käyttöön perustuvia maksuja, kuten:

• Kulukorvaukset (käsittelymaksu, kun kulukorvaukset maksetaan Pleon kautta)
• Laskujen maksaminen (maksu per laskun maksu, jos se sisältyy sopimukseesi)
• Muut ostamasi lisäosat tai palvelut (esim. toteutus-/perehdytyspalvelut)

Jos laskussasi on sekä veloituksia että Credit-tapahtumia / maksun palautuksia, se tarkoittaa yleensä, että järjestelmä on laskenut laskun uudelleen muutoksen (esim. käyttäjämäärän muutoksen kesken laskutuskauden) jälkeen ja soveltanut suhteutettua laskutusta.

Miksi näet mahdollisesti Credit-tapahtumia, maksun palautuksia tai useita laskuja samaan aikaan

Joitain yleisiä syitä:

• Suhteutus muutosten jälkeen: käyttäjien lisääminen kesken laskutuskauden voi aiheuttaa suhteutetun veloituksen. Jos tili yhdistetään myöhemmin, saatat nähdä hyvityksen käyttämättömältä ajalta sekä uuden veloituksen päivitetyltä jäljellä olevalta ajalta.
• Korjaus hyvityslaskulla: jos jo lähetetyn laskun jokin tieto täytyy korjata, se tehdään laatimalla hyvityslasku (joka kuittaa alkuperäisen laskun) ja sen jälkeen lähettämällä korjattu lasku.

Vianmäärityksen tarkistuslista (mitä tietoja kerätä tukea varten)

Jos otat yhteyttä tukeen laskuun liittyen, liitä mukaan:

• Laskun numero ja siihen liittyvän hyvityslaskun numero
• Laskurivillä/-riveillä näkyvä ajanjakso
• Nykyinen käyttäjämäärä ja mitä on muuttunut (lisätyt/poistetut käyttäjät, sopimusmuutos, uusiminen)

Cashback: miten se lasketaan

Mitä Cashback tarkoittaa?

Cashback on etu, jossa soveltuvat asiakkaat saavat prosenttiosuuden takaisin soveltuvista Pleo-kortin maksuista.

Peruslaskelma

Cashback lasketaan näin:

Soveltuvat maksetut korttimaksut × Cashback-määrä

Tyypillisiä esimerkkejä:

• 0,5 % joissakin sopimuksissa (esim. Essential)
• 1,0 % joissakin sopimuksissa (esim. Advanced)

Mikä kulutus lasketaan mukaan (ja mikä ei)

Cashback lasketaan Pleo-korttitapahtumista.

• Sisältyy: oikeutettu korttikulutus, joka on maksettu
• Ei sisälly: kulutus Invoices-palvelussa, kulukorvaukset ja vastaavat ei-korttituotteet

Ajoitus: maksetut tapahtumat ja hyvitys

• Cashback lasketaan niiden tapahtumien perusteella, jotka on maksettu kyseisenä ajanjaksona.
• Myöhemmin maksetut odottavat tapahtumat lasketaan mukaan seuraavalle kaudelle.
• Kuukauden N Cashback maksetaan yleensä kuukaudessa N+1 (hyvitetään Pleo Walletiin / saldolle).

Yläraja: Cashback on rajattu tilausmaksusi määrään (rajoitetun Cashbackin tapauksessa)

Rajoitetussa Cashbackissa Cashback-summa on rajattu Pleo-tilauksesi (SaaS) maksuun kyseiseltä ajanjaksolta. Tämä tarkoittaa, että:

• Jos laskettu Cashback on alle ylärajan → saat lasketun Cashback-summan.
• Jos laskettu Cashback ylittää ylärajan → saat Cashbackia ylärajaan asti.

Joillakin asiakkailla voi olla ”rajoittamattoman Cashbackin” ehdot (yleensä vähimmäiskulutusvaatimuksilla). Tällöin laskennan perusteet ja maksun suorittamisen ajankohta määräytyvät sopimuksen tai tilauslomakkeen ehtojen mukaisesti.

Todelliset käyttäjät vs. käyttäjäpaikat

Määritelmät

• Todelliset käyttäjät: Pleo-tililläsi tällä hetkellä olevien aktiivisten käyttäjien määrä (esim. käyttäjät, jotka voivat käyttää korttia asetuksistasi riippuen).
• Käyttäjäpaikat (sovitut käyttäjät): käyttäjien määrä, jonka olet ostanut/sopinut tilaussopimuksessasi.

Miksi ne voivat olla erilaisia

Käyttäjäpaikkoihin perustuvassa laskutuksessa laskutettu määrä voi heijastaa sitoutumistasi (tai suurinta laskutettavien käyttäjien määrää sopimuskauden aikana), vaikka poistaisit myöhemmin käyttäjiä.

• Jos lisäät käyttäjiä yli sitoumuksesi, sinulta voidaan veloittaa lisäys (usein suhteutettuna jäljellä olevaan sopimuskauteen), ja tästä voi tulla uusi sitoumuksesi loppukaudeksi.
• Jos myöhemmin poistat käyttäjiä, ”todellisten käyttäjien” määrä vähenee, mutta laskutettujen käyttäjien määrä voi pysyä samana uusimiseen asti sopimusehdoistasi riippuen.

Käytännön esimerkkejä

• Jos sitoumuksesi on 20 käyttäjää ja lisäät käyttäjiä 20:een asti → lisäkäyttäjistä ei veloiteta (pysyt sitoumuksesi puitteissa).
• Jos lisäät 21. käyttäjän → sinulta voidaan veloittaa tästä lisäkäyttäjästä (ja siitä voi tulla osa sitoutuneiden käyttäjien määrää sopimuskauden loppuajaksi).
• Jos myöhemmin palaat takaisin 18 todelliseen käyttäjään → sinulta voidaan silti veloittaa sovitun käyttäjämäärän mukaan uusimiseen asti.

Maksuehdot ja miten maksu muodostuu

Mistä maksuehdot tulevat

Maksuehdot (esim. ”maksu heti”, ”14 päivää netto”, ”30 päivää netto”) määräytyvät seuraavien perusteella:

• Tilauslomake/sopimus ja/tai
• Itse lasku (jossa näkyy eräpäivä)

Miten laskut muodostuvat

Laskut muodostuvat tyypillisesti automaattisesti seuraavien perusteella:

• Tilauksesi aloituspäivä/uusimispäivä
• Laskutusväli (kuukausittainen vs. vuosittainen)
• Sopimuskauden aikana tehdyt muutokset, jotka vaikuttavat veloituksiin (esim. lisätyt käyttäjät, aktivoidut maksulliset lisäosat)

Mitä tapahtuu, jos maksu epäonnistuu tai on myöhässä

Jos lasku jää maksamatta eräpäivän jälkeen, sopimuksessa ja sovellettavassa käytännössä määritellyt huomautus- ja perintätoimet voivat tulla kyseeseen. Jos uskot, että maksu jäi tekemättä laskutustietojen tai maksutavan ongelmien vuoksi, ota yhteyttä tukeen ja ilmoita laskun numero.

Verotilanne ja vaadittavat asiakirjat

Mikä määrittää, veloitetaanko veroa

Se, veloitetaanko laskultasi veroa (esim. ALV), riippuu seuraavista tekijöistä:

• Yrityksesi maa
• Onko sinulla voimassa oleva ALV-tunnus/VAT-numero (soveltuvissa tapauksissa)
• Laskun lähettävän Pleo-yksikön ja tarjotun palvelun verosäännöt

Yleisiä asiakirjoja, joita asiakkailta voidaan pyytää

Tilanteestasi riippuen sinua voidaan pyytää toimittamaan:

• ALV-tunnus/VAT-numero (ja joillakin alueilla vahvistus siitä, että ALV-tunnus on voimassa rajat ylittäviä tapahtumia varten)
• Yrityksen rekisteröintiasiakirjat (oikeushenkilön tietojen vahvistamiseksi)
• Joissakin tapauksissa verotuksellisen asuinmaan todistus (esim. kaksinkertaisen verotuksen estämistä koskevien sopimusten prosesseja varten)

Jos ALV-käsittely näyttää virheelliseltä

Jos uskot, että ALV pitäisi veloittaa käänteisesti tai sitä ei pitäisi soveltaa:

• Varmista, että laskutustiedot ja ALV-tunnus on syötetty oikein.
• Varmista, että ALV-tunnus on voimassa kyseistä menettelyä varten (esim. voimassa vaadittavassa tarkistusjärjestelmässä).
• Ota yhteyttä tukeen ja anna laskun numero sekä ALV-tietosi tarkastettavaksi.

Sopimuksen uusiminen ja muuttaminen: mitä on mahdollista tehdä ja milloin

Uusimisen perusteet

Useimmilla tilauksilla on alkuperäinen sopimuskausi (usein 12 kuukautta), ja ne voivat uusiutua automaattisesti, ellei niitä peruta etukäteen sopimuksen/tilauslomakkeen mukaisesti.

Mitä yleensä voidaan muuttaa kesken kauden ja mitä vasta uusimisen yhteydessä

Monissa tapauksissa:

• Kesken kauden (aktiivisen sopimuskauden aikana):
  • Käyttäjien/paikkojen lisääminen on yleensä mahdollista (ja siitä voidaan laskuttaa/osalaskuttaa).
  • Joitakin muutoksia (esim. alempaan tasoon siirtyminen, sitoumuksen pienentäminen) voidaan rajoittaa uusimiseen asti.
• Uusimisen yhteydessä:
  • Sopimusmuutokset, hinnanmuutokset ja sopimuskauden muutokset hoidetaan yleensä uusimisen yhteydessä.

Sopimusehtojen muuttaminen

Sopimusmuutokset (esim. erityiset maksuehdot, lisäosiin liittyvät kaupalliset muutokset, poikkeukset automaattisesta uusimisesta) vaativat yleensä kirjallisen muutossopimuksen / päivitetyn tilauslomakkeen.

Milloin ottaa yhteyttä Pleoon

Ota yhteyttä tukeen tai Pleon yhteyshenkilöösi, jos haluat:

• peruuttaa uusimisen (tarkista irtisanomisaikasi)
• vaihtaa laskutusväliä (kuukausittainen vs. vuosittainen) uusimisen yhteydessä
• pyytää sopimusmuutosta (maksuehdot, lisäosien muutokset, erityisehdot).

Kaikissa asiakaskohtaisissa kysymyksissä luotettavimmat viitteet ovat: (1) asiakkaan tilauslomake ja (2) kyseiset laskut ja hyvityslaskut.