Configurez des validations pour les remboursements

Découvrez les configurations de validation recommandées pour les remboursements dans Pleo pour des remboursements rapides, cohérents et maîtrisés.

Les avantages des validations de remboursement

Les validations vous aident à trouver le bon équilibre entre rapidité et contrôle lors du remboursement des employés, notamment pour :

• les notes de frais ;
• les demandes de frais kilométriques ;
• les demandes d’indemnités journalières.

Avec la bonne configuration, vous pouvez :

• réduire le risque de remboursements incorrects ou non conformes ;
• confier la gestion des dépenses au vérificateur compétent (manager, administrateur du budget, équipe Finance) ;
• accélérer le processus de clôture mensuelle en détectant les problèmes plus tôt ;
• renforcer la confiance des employés grâce à un processus cohérent et transparent ;

comparer les options (et déterminer laquelle est la plus adaptée à quel moment).

Vérification par l’équipe (vérification par le manager/responsable d’équipe)

Idéal dans les cas suivants :

• Pour offrir aux managers et aux responsables d’équipe un meilleur suivi et une meilleure visibilité au quotidien
• Pour assurer la cohérence des remboursements avec les budgets et les attentes de l’équipe

Avantages clés

• Propriété claire : le vérificateur connaît généralement le contexte (projet, voyage, règles au sein de l’équipe)
• Des décisions plus rapides : les responsables peuvent approuver rapidement les cas courants
• Une meilleure gouvernance sans obstacle : l’équipe Finance n’a pas besoin de vérifier chaque remboursement
• Évolue au rythme de la croissance de l’entreprise : au lieu de tout centraliser, les équipes gèrent leurs propres validations

Quand l’utiliser : utilisez ce modèle de vérification par défaut pour la plupart des remboursements, en particulier si votre organisation est de grande taille.

Vérification par tag (vérification basée sur le budget, le projet ou le client)

Idéal pour : les validations qui dépendent de la nature du remboursement (par exemple, client, projet, centres de coûts, lieu, département).

Avantages clés

• Les validations dépendent du coût, et non de la personne : l’administrateur du budget compétent vérifie les remboursements associés aux tags de la personne
• Gouvernance cohérente pour les équipes partagées : utile lorsque plusieurs équipes effectuent des dépenses sur le budget d’un même projet ou client
• Attribution plus précise : incite à attribuer correctement les tags, car les validations en dépendent

La vérification par tag s’applique à tous les remboursements associés à un même tag (aucun seuil) ; la charge de travail des vérificateurs peut donc augmenter si les tags sont très utilisés.

Quand l’utiliser : utilisez la vérification par tag lorsqu’il est difficile de déterminer qui est responsable du budget (pour les organisations matricielles, les agences/cabinets de conseil, les projets ponctuels).

Vérification par l’entreprise (par l’équipe Finance)

Idéal pour : mettre en place un niveau de contrôle final où l’équipe Finance (ou une équipe centrale) autorise les remboursements à l’échelle de l’entreprise tout entière

Avantages clés

• Contrôle renforcé de la conformité et des politiques : garantit que les remboursements respectent les règles de l’entreprise avant tout décaissement
• Cohérence entre les équipes : utile lorsque les décisions prises au niveau des équipes diffèrent ou que les règles doivent être appliquées de façon plus stricte
• Préparation à l’audit : ajoute une étape de vérification supplémentaire pour les catégories sensibles ou les remboursements qui présentent un risque élevé

Quand l’utiliser ?

• Pour les remboursements dont le montant est élevé (définissez des seuils afin que l’équipe Finance vérifie les remboursements les plus importants)
• Lorsque la politique de l’entreprise exige une validation à plusieurs niveaux

Pour les vérifications séquentielles (recommandées lorsque vous avez plusieurs couches de vérification)

Si vous utilisez la méthode de vérification par l’entreprise en plus de la vérification par l’équipe et/ou par tag, activez les vérifications séquentielles afin que les vérifications s’effectuent dans un ordre logique.

Avantages clés

• Ordre prévisible des vérifications : les vérificateurs d’équipes ou de tags donnent leur approbation dans un premier temps, et l’équipe Finance vérifie en dernier
• Moins de va-et-vient : les problèmes peuvent être résolus plus tôt dans la chaîne
• Responsabilité plus claire : chacun sait où il se situe dans le processus

Choisir la configuration adaptée (configurations recommandées)

Configuration A : rapide et évolutive (la plus courante)

• Vérification des remboursements courants par l’équipe
• Optionnel : vérification par l’entreprise uniquement pour les remboursements dépassant un certain seuil

Pourquoi cela fonctionne : les validations de routine sont confiées à l’équipe, tandis que l’équipe Finance se concentre sur les cas particuliers.

Configuration B : contrôle par l’administrateur du budget

• Vérification par tag pour les remboursements liés aux projets, aux clients ou aux centres de coûts
• Optionnel : vérification par l’entreprise pour les remboursements d’un montant élevé

Pourquoi cela fonctionne : permet de s’assurer que la personne responsable du budget donne son accord, peu importe qui a soumis la demande.

Configuration C : haut niveau de contrôle et de conformité

• Vérification par l’équipe ou vérification par tag (ou les deux) + vérification par l’entreprise
• Activer les vérifications séquentielles

Pourquoi cela fonctionne : une gouvernance solide est préférable lorsque le respect des règles prime sur la rapidité.