Autorisez les notes de frais et les demandes de frais kilométriques depuis la page Remboursements

Grâce aux Remboursements Pleo, vos employés peuvent :

• Soumettre des notes de frais et des demandes de frais kilométriques
• Demander l’argent alloué pour les déplacements ou Per diem (Allemagne et Suède uniquement)

Si vous activez également les Remboursements directs, vous pourrez directement rembourser les employés sur leur compte bancaire depuis le Compte Pleo (non disponible aux États-Unis).

Activer les remboursements

Activer les remboursements

1. Activer les remboursements

1. Aller à Remboursements
2. Cliquez sur Commencer
3. Suivez les instructions à l’écran

2. Activer les remboursements directs

Activer les remboursements directs

1. Dans la bannière Rembourser depuis votre Compte Pleo, cliquez sur Commencer
2. Cliquez sur Activer
3. Choisissez comment traiter les remboursements
   • Automatique : prévu tous les jours (chaque jour ouvrable), toutes les semaines (le vendredi) ou tous les mois (le premier ou le dernier vendredi du mois)

     Remarque : vous pouvez modifier la fréquence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) à tout moment en accédant à Paramètres → Remboursements.

   • Manuel : par les administrateurs ou les employés

Verrouillage de la date de dépense

La clôture des dates de dépenses empêche l’enregistrement de nouvelles dépenses sur des périodes comptables déjà clôturées. Les clôtures de dates de dépenses s’appliquent aux notes de frais, aux frais kilométriques et aux demandes d’indemnités journalières.

Pour configurer la clôture des dates de dépenses :

1. Accédez aux Paramètres.
2. Cliquez sur Remboursements.
3. Sélectionnez Verrouillage de la date de dépense.
4. Choisissez votre calendrier de clôture préféré :
   • Aucune période : les dates de dépenses passées restent ouvertes. Toutes les dates d’achat sont autorisées.
   • Mois calendaires : chaque mois est clôturé à un jour spécifique du mois suivant. Après clôture, aucune nouvelle dépense ne peut être imputée à cette période. Utilisez cette option si vous clôturez vos périodes comptables chaque mois. 
   • Période personnalisée : définissez la durée du cycle et la date de début de la première période. Pleo affichera les dates des périodes à venir afin que vous puissiez confirmer la planification avant d’enregistrer. Utilisez cette option pour les cycles comptables non standard (par exemple, les calendriers 4-4-5, à 13 périodes ou à 14 périodes).
5. Configurez les paramètres pour l’option que vous avez choisie.
6. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Soldes de l’employé

Accédez à Remboursements afin de :

• Consulter le solde de l’employé (dépenses soumises par rapport au montant qui vous est dû), en comptant également l’ensemble des dépenses approuvées
• Téléchargez les rapports relatifs au solde de l’employé et aux frais kilométriques : le relevé du solde de l’employé peut désormais être exporté au format csv (auparavant uniquement en PDF). Des colonnes supplémentaires ont été ajoutées pour un rapprochement plus facile : Nom de famille, Prénom, Montant du solde, Devise du solde, Montant approuvé, Montant en attente, Montant total, Montant dû à et Possède un compte bancaire.