Suivez les budgets dans Pleo avec les Budgets et les Sous-comptes

Suivez et contrôlez les dépenses dans Pleo à l’aide des Budgets et des Sous-comptes pour obtenir une visibilité en temps réel et éviter les dépassements.

Choisir entre Budgets et Sous-comptes

Passez en revue les différences ci-dessous pour déterminer quel outil correspond le mieux à vos besoins de suivi ou de contrôle des dépenses.

• Les Budgets (budgets flexibles) suivent les dépenses par rapport à un montant cible à l’aide de tags. Les Budgets améliorent la visibilité et le reporting, mais ils ne bloquent pas les dépenses lorsque vous atteignez 100 %
• Les Sous-comptes (budgets stricts) isolent des fonds en les déplaçant vers un solde distinct et en attribuant des cartes/personnes qui dépensent depuis celui-ci. Si un sous-compte n’a plus de fonds, les cartes qui y sont liées seront refusées, même s’il reste de l’argent sur votre compte principal

Comparer les fonctionnalités

Utilisez cette répartition pour voir en un coup d’œil la disponibilité selon le plan, les rôles et les limites fonctionnelles.

Budgets

• Disponible avec les forfaits Advanced et Beyond
• Seuls les administrateurs et les comptables à accès étendu peuvent créer et mettre à jour des budgets
• Vous pouvez ajouter n’importe quel employé en tant que Vérificateur du budget (quel que soit son rôle dans Pleo)
• À utiliser si vous souhaitez :
  • Suivre les dépenses pour des projets, départements ou événements grâce aux tags
  • Voir les dépenses par rapport au montant restant en temps réel (y compris les dépenses en attente et réglées)
  • Préserver la flexibilité : les budgets sont une forme de suivi et n’affectent pas la capacité à dépenser

Sous-comptes

• Disponibles avec les forfaits Essential, Advanced et Beyond (les limites varient selon le forfait)
• Seuls les administrateurs et les comptables peuvent créer des sous-comptes
• À utiliser si vous souhaitez :
  • Allouer de l’argent dans des « enveloppes » nommées (par exemple, « Marketing », « Projet A », « Fournisseurs ») et restreindre les cartes associées à chaque enveloppe
  • Arrêter les dépenses lorsqu’une enveloppe spécifique est épuisée (car les paiements sont refusés en fonction du solde du compte attribué)

Gérer les Budgets (budgets flexibles)

Les budgets sont basés sur des tags. Les dépenses par carte et les notes de frais portant le(s) tag(s) associé(s) à un budget, et effectuées pendant la durée dudit budget, sont comptabilisées dans celui-ci. Les factures payées via Pleo peuvent également être prises en compte dans un budget. Les factures simplement marquées comme payées (payées en dehors de Pleo) ne sont pas incluses.

Lisez le guide complet pour créer et gérer des Budgets

Limites des budgets (important)

• Vous ne pouvez créer des budgets que sur la base de tags (et non d’équipes ou de catégories)
• Si vous utilisez les multi-entités, vous ne pouvez pas regrouper les dépenses de plusieurs entités sous un seul budget. Vous aurez besoin d’un budget distinct par entité
• Les Budgets ne correspondent pas à de l’argent réservé : le budget ne « contient » pas de fonds. Il s’agit d’une représentation visuelle des dépenses associées à un tag
• Les Budgets ne sont pas attribués à des employés spécifiques : n’importe qui peut allouer des dépenses au budget en appliquant un tag
• Les Budgets et les limites de dépenses des employés sont distincts :
  • Les Budgets vous aident à suivre les dépenses par tag
  • Les limites et/ou les Sous-comptes déterminent si quelqu’un peut dépenser

Gérer les Sous-comptes (budgets stricts)

Les Sous-comptes vous permettent de réserver des parties de votre solde dans des compartiments distincts et nommés. Votre argent reste dans un seul compte Pleo, mais vous pouvez le répartir entre un Compte principal et zéro ou plusieurs sous-comptes.

En tant qu’administrateur, vous pouvez :

• déplacer de l’argent entre le Compte principal et les sous-comptes ;
• attribuer des cartes à un compte (principal ou à un sous-compte spécifique).

Lisez le guide complet pour configurer et gérer les Sous-comptes

Limitations liées aux cartes et aux sous-comptes (important)

• Chaque carte peut être attribuée à un seul compte à la fois (principal ou sous-compte)
• Lorsque vous réattribuez une carte, les dépenses sont immédiatement imputées au nouveau compte
• Toutes les cartes d’un même utilisateur (physiques + virtuelles) ne peuvent être attribuées qu’à un seul sous-compte
• Les cartes temporaires ne peuvent pas être ajoutées aux sous-comptes à l’heure actuelle

Fonctionnalités associées qui fonctionnent bien avec les Budgets et les Sous-comptes

• Tags : une attribution de tag cohérente rend le suivi du budget fiable
• Division des dépenses : divisez une dépense entre plusieurs tags afin qu’elle soit prise en compte dans plusieurs budgets
• Processus du vérificateur : le statut en attente/vérification en cours influe sur ce qui apparaît dans les budgets, de sorte que des habitudes de vérification claires permettent de conserver un suivi précis
• Cash management : créez des sous-comptes, attribuez des cartes, déplacez l’argent et définissez des règles de virement
• Cartes fournisseurs : utiles pour isoler les dépenses fournisseurs dans un sous-compte dédié.