Fonctionnalité Budgets de Pleo

• Qui peut utiliser les budgets ?

• Comment créer un budget ?

• Budgets à période définie, budgets reportés ou renouvelés : lequel choisir ?

• Comment suivre les dépenses par rapport à votre budget ?

• Conseils pour tirer le meilleur parti des budgets

• FAQ

Qui peut utiliser les budgets ?

• Les administrateurs et les contrôleurs peuvent créer des budgets pour différents tags et voir tous les budgets qui ont été créés.
• Les administrateurs du budget peuvent voir les dépenses associées à un budget spécifique et s’assurer que leur équipe ne dépasse pas le montant alloué.
• Les vérificateurs peuvent voir comment les dépenses impactent le budget auquel elles sont attribuées, ce qui les aide à prendre des décisions d’approbation éclairées.
• Les émetteurs de dépenses ont la garantie que leurs achats respectent les directrices en matière de dépenses.

Comment créer un budget

Un administrateur ou un contrôleur peut créer un budget en utilisant un tag personnalisé. Pour ce faire, vous devrez d’abord configurer un tag pour votre budget.

1. Accédez à Budgets dans votre Compte Pleo.
2. Cliquez sur Créer un budget.
3. Donnez un nom clair à votre budget (par exemple, « Marketing T4 » ou « Projet Phoenix »).
4. Définissez le montant total du budget et la période budgétaire.
5. Choisissez à quel(s) tag(s) ce budget s’applique.
6. Attribuez un administrateur du budget qui sera responsable de la surveillance des dépenses.
7. Cliquez sur Créer le budget pour activer votre budget.
8. Une fois créé, le budget commencera à suivre automatiquement toutes les dépenses pertinentes.
   
   

Budgets à période définie, budgets reportés ou renouvelés : lequel choisir ?

Dans Pleo, les budgets vous aident à suivre vos dépenses sur une période spécifique. Lorsque vous créez un budget, vous choisissez soit une période fixe (date de début + date de fin), soit une période ouverte (date de début uniquement).

Choisissez un type de période pour votre budget

Dans Pleo, vous pouvez définir des budgets selon vos besoins pour n’importe quelle période, par exemple :

• Un mois (par exemple, du 1er au 31 mai)
• Une fenêtre de projet (par exemple, du 15 août au 15 sept.)
• Un budget reporté (par exemple, 1er janv., sans date de fin)

Budgets à période définie (date de début + date de fin)

Un budget défini sur une période précise est la meilleure option pour suivre des dépenses effectuées sur une période définie, par exemple :

• Budgets mensuels, trimestriels ou annuels
• Une campagne, un événement ou tout projet avec une date de fin clairement définie
• Une période d’essai ou une initiative temporaire

Pour créer un budget sur une période définie, choisissez une date de début ainsi qu’une date de fin.

Budgets reportés (date de début uniquement)

Un budget reporté automatiquement est la meilleure option pour avoir une vue d’ensemble continue de dépenses effectuées à partir d’un moment précis, par exemple :

• Le budget d’un département que vous souhaitez suivre en continu
• Un projet de longue durée sans date de fin définie

Pour créer un budget reporté automatiquement, définissez une date de début et laissez la case de date de fin vide.

Reports et budgets renouvelables

Les budgets Pleo ne sont pas reportés, et il n’existe aucun paramètre de report que vous pouvez activer. Ils ne sont pas non plus renouvelables : pour suivre le même budget le mois ou le trimestre suivant, vous devrez créer un nouveau budget avec de nouvelles dates.

Autrement dit :

• Le budget non utilisé n’est pas automatiquement reporté sur une nouvelle période
• Les dépassements ou les déficits ne sont pas automatiquement reportés sur une nouvelle période
• Chaque budget enregistre uniquement les dépenses faites au cours de sa période définie

Conséquences sur les rapports

Comme les budgets ne sont pas reportés, les rapports qui en sont faits restent clairs et s’appuient sur des périodes précises :

• Chaque budget affiche les dépenses comparées au montant autorisé pour la période concernée
• Lorsque le budget arrive à terme (ou est clôturé en avance), il arrête d’enregistrer les nouvelles dépenses
• Si vous créez un nouveau budget pour la période suivante, il sera affiché comme un budget distinct, ce qui facilite les comparaisons entre les périodes (par exemple, budget Marketing T1 vs budget Marketing T2).

Comment suivre les dépenses par rapport à votre budget

Tableau de bord des budgets : consultez tous vos budgets en un seul endroit. La répartition entre les dépenses effectuées et le montant restant est clairement indiquée.

Informations individuelles sur le budget : cliquez sur un budget pour :

• Voir toutes les dépenses associées à ce budget
• Voir la date de clôture du budget
• Voir le(s) administrateur(s) du budget
• Modifier le budget. Les informations pouvant être modifiées dépendent du statut du budget :
  • Statut Actif et À venir : toutes les informations peuvent être modifiées, à l’exception du tag
  • Statut Clôturé : vous pouvez modifier le nom, le budget total et le vérificateur
  • La date de début ne peut pas être modifiée pour indiquer une date antérieure
• Clôturer le budget en avance
• Télécharger les dépenses associées à ce budget

Conseils pour tirer le meilleur parti des budgets

Utilisez des tags pour le suivi des projets : si vous travaillez sur des projets clients, créez des tags pour chaque projet et associez-les aux budgets pour faciliter le suivi des dépenses facturables.

Vérifiez les budgets régulièrement : consacrez du temps chaque semaine ou chaque mois à la vérification de vos budgets avec votre équipe pour détecter en avance les dépassements de budget.

Communiquez avec votre équipe : assurez-vous que toutes les personnes qui dépensent un budget savent que ce dernier existe et en comprennent les limites.

Ajustez le budget si nécessaire : si les circonstances changent, vous pouvez modifier le montant de votre budget ou la période budgétaire pour en tenir compte.

FAQ

Comment fonctionnent les budgets si j’ai plusieurs entités ?

• Les clients multi-entités devront créer un budget distinct pour chaque entité. Les dépenses de toutes les entités ne peuvent pas être fusionnées.

Est-il possible de dépasser le budget ?

• Oui, il ne s’agit pas d’un budget strict. Une fois que le budget sera complètement dépensé, le vérificateur du budget en sera informé par e-mail. Il est cependant toujours possible de dépasser le budget.

Les remboursements sont-ils inclus dans le budget ?

• Oui, les remboursements seront déduits du budget total, tant que le remboursement possède le tag du budget.

Puis-je supprimer un budget ?

• Non, vous ne pouvez pas supprimer un budget une fois qu’il a été créé. Vous pouvez néanmoins **clôturer un budget** lorsque vous n’en avez plus besoin. Cela vous permet de conserver l’historique de votre budget intact à des fins de rapport tout en arrêtant le suivi des nouvelles dépenses.

Puis-je rouvrir un budget après l’avoir clôturé ?

• Non. Une fois un budget clôturé, il ne peut pas être rouvert. Si vous devez à nouveau suivre les dépenses pour le même projet ou la même équipe, il vous faudra créer un nouveau budget avec une nouvelle période budgétaire.

Comment puis-je supprimer une dépense d’un budget ?

• Vous pouvez supprimer une dépense d’un budget de deux façons :
  • Supprimez le tag : accédez à la dépense et supprimez le tag associé au budget
  • Modifiez la date de la dépense : modifiez la date de dépense pour qu’elle ne soit pas comptabilisée dans la période budgétaire